Stok takip programı: adet neden tutmaz, nasıl tutturulur?

Stok takip programı, sattığınız her üründen elinizde kaç adet kaldığını siparişlerle birlikte kendiliğinden güncelleyen kayıt düzenidir. Ürün kartına bir adet girersiniz, sipariş geldikçe o adet düşer, iade edilince geri eklenir, belirlediğiniz eşiğin altına inince uyarı üretilir. Amacı tek bir soruyu her an cevaplamaktır: bunu bugün satabilir miyim?

İzmir'de bir ev tekstili mağazası bu soruyu bir yıl boyunca sesli sorarak cevapladı. Depoyu da toplayan kişi, siparişi de o hazırlıyordu; kaç pike kaldığını bilen tek kafa onunkiydi. Sonra üç pazaryerine açıldılar, sipariş günde beşten kırka çıktı ve aynı gri pike iki kanalda birden satıldı. Biri iptal edildi, müşteri gitti, kalan ürün iki hafta kimsenin bilmediği bir rafta bekledi. (Demo verisi.)

Sorun sayının yanlış olması değildi. Sayı hiçbir yerde yazmıyordu. Aşağıdaki bölümler, o sayının nereye yazıldığını ve kendiliğinden nasıl doğru kaldığını anlatıyor: eTicaret360 içindeki stok alanları, sipariş gelince işleyen kural, kritik stok uyarısı ve stoğun en sık hangi üç sebeple tutmadığı.

Stok takip programı ne zaman gerekir?

Stok takibine geçmenin eşiği ürün sayısı değil, kanal sayısı ve kişi sayısıdır. Tek kanaldan satan ve depoyu tek kişinin topladığı bir mağazada kafadaki sayı uzun süre yeter. Aşağıdaki üç durumdan biri belirdiğinde yetmemeye başlar.

• Aynı ürün birden çok yerde satılıyorsa. Kendi siteniz ve üç pazaryeri aynı raftan satıyorsa, rafı gören tek kayıt olmak zorundadır. eTicaret360'ta dokuz pazaryeri ve mağaza altyapısı aynı Siparişler listesine akar, ürün eşleşmesi tek katalogdan yapılır.
• Sipariş hazırlayan kişi sayısı birden fazlaysa. İki kişi aynı ürünü aynı gün sattığında kafadaki sayı ikiye bölünmez, ikisinde de aynı kalır. Ortak bir adet alanı bu ikiliği bitirir.
• Tükenen ürünü fark etme süresi bir günü geçiyorsa. Bunu ölçmek kolaydır: son ay içinde kaç siparişi "stokta yokmuş" diye aradınız? İki taneyse kural değil kaza, beş taneyse sistem sorunudur.

Karşı yönde de bir sınır var. Ürün sayısı az ve hepsi sipariş üzerine üretiliyorsa adet tutmanın anlamı yoktur; o durumda Stok Adedi alanını boş bırakıp ürünü takip dışında tutmak daha temizdir.

Stok adedi ve kritik seviye nasıl kurulur?

Stok takibi ayrı bir modül değil, ürün kartındaki iki alandır. Alana bir sayı yazdığınız anda takip açılır; boş bıraktığınız ürün için hiçbir sayım yapılmaz.

Aşağıdaki çizim beş ürünü yan yana koyuyor: kesikli çizgi kritik seviye, çubuk eldeki adet. Aradaki mesafe, bir sonraki siparişi vermenize kaç adet kaldığını gösteriyor.

Kritik seviyeyi belirlerken tek soru yeterlidir: bu ürün elinize kaç günde geliyor ve o günlerde kaç tane satıyorsunuz? Tedarik süresi beş gün ve günde iki satıyorsanız eşik on civarıdır. Sıfıra yakın bir eşik, uyarıyı iş işten geçtikten sonra getirir.

Sipariş gelince stok nasıl düşer?

Düşüm sipariş kalemlerinden okunur, elle tetiklenmez. Kalemler kayda her satıra bir tane olacak şekilde slug x adet biçiminde yazılır, örneğin keten-carsaf x 2. Sipariş kaydedildiğinde o satırlar ayrıştırılır, katalogda aynı slug'a sahip ürün bulunur ve adedi düşer.

Kuralın üç ayrıntısı, ilk ay karşılaşılan şaşkınlıkların çoğunu açıklıyor.

• Adet sıfırın altına inmez. Katalogda üç tane yazan üründen beş adetlik sipariş gelirse adet eksi ikiye değil sıfıra iner, etiket Tükendi olur. Eksi stok diye bir durum yoktur, dolayısıyla aradaki farkı sayımda siz kapatırsınız.
• İade ve İptal yolun dışındadır. Durum yolu Yeni, Hazırlanıyor, Kargoda, Teslim Edildi biçimindedir. Sipariş İade ya da İptal'e geçtiğinde düşen adet aynı miktarda geri eklenir; tekrar aktif duruma dönerse yeniden düşer.
• Çift düşüm olmaz. Sipariş kaydı stoğu düşürüp düşürmediğini kendi üstünde işaretler. Aynı sipariş iptal ile hazırlanıyor arasında beş kez gidip gelse bile adet bir kez düşmüş kalır.

Elle açtığınız siparişler de, mağazadan webhook ile gelenler de, pazaryeri senkronundan düşenler de aynı kuraldan geçer. Sipariş tarafının bütün akışı pazaryeri sipariş takibi yazısında duruyor.

Kritik stok uyarısı nereye düşer?

Uyarı iki kanaldan birden gelir ve ikisi de kayda bağlıdır. Adet kritik seviyeye indiğinde org genelinde bir zil bildirimi yazılır; aynı anda telefona anlık bildirim gider. Bildirime dokunduğunuzda listeye değil, doğrudan o ürünün kaydına düşersiniz. Adet sıfıra inerse başlık Stok tükendi olur.

Ürünler listesinde ayrıca sessiz bir iz kalır: eşiğin altındaki adet kırmızı ve kalın yazılır, yani listeye bakan biri bildirimi görmemiş olsa bile durumu anlar. Ürün kaydının üst şeridinde de adet ve kritik seviye uyarısı yan yana durur.

Stok neden tutmuyor?

Adet ekranda yanlış görünüyorsa sebep neredeyse her zaman üç başlıktan birindedir. Sırayla bakmak dakikalar alır.

Beşincisi en sinsisidir: elinizde üç tane varken beş adetlik sipariş geçtiyse ekran sıfır der, gerçek eksi ikidir. Fark kendiliğinden kapanmaz. Bu yüzden sayım, takip açık olsa bile bırakılacak bir alışkanlık değildir.

Sayım günü elinizdekini ekranla nasıl eşitlersiniz?

Düzeltme iki yoldan yapılır ve ikisi de tek kayıt üzerinde çalışır.

• Ürün kaydındaki eksi ve artı düğmeleri. Kayıt sayfasının üst şeridinde adedin iki yanında duran düğmeler adedi tek tıkla bir azaltır ya da bir artırır. Rafta sayarken telefondan en hızlı yol budur.
• Listede çift tıkla satır içi düzenleme. Ürünler listesinde adet hücresine çift tıklayıp yeni sayıyı yazarsınız. Etiket yeni adetten kendiliğinden türer: sıfırın üstündeyse Stokta, sıfırsa Tükendi.

Sayımı kolaylaştıran bir alışkanlık daha var: Ürünler listesini adede göre artan sıralayıp kaydedin. Böylece liste her açıldığında kritik ve tükenmiş ürünler en üstte durur, sayıma da oradan başlarsınız.

Stok rakamını nereden raporlarsınız?

İki ayrı soru var ve ikisi ayrı yerden cevaplanıyor. Şu an elimde ne var sorusu Ürünler listesinden okunur: adet kolonuna göre sıralar, stok etiketine göre süzersiniz. Bu dönem ne sattım sorusu ise siparişlerden gelir.

Siparişler listesindeki Excel düğmesi üç sayfalık bir dosya indirir. Birinci sayfa sipariş satırlarıdır. İkinci sayfa, dönem içinde her üründen kaç adet satıldığını ürün kodu ile birlikte toplar; tedarikçiye gönderilecek liste odur. Üçüncü sayfa aynı toplamı birim maliyet kolonuyla verir: maliyeti siz yazarsınız, toplam sütunu formülle hesaplanır. Tahsilat tarafını da aynı dönemde kapatmak isterseniz fatura ve tahsilat takibi yazısı o zinciri anlatıyor.

Dahil değil: eTicaret360'ın stok tarafında yapmadıkları

• Depo, raf ve lokasyon yok. Ürün başına tek bir toplam adet tutulur. Çoklu depo, raf adresi ya da mağaza ile depo arasında transfer kavramı bulunmaz. İki yerde mal tutuyorsanız sayı ikisinin toplamıdır.
• Seri numarası ve lot takibi yok. Hangi partinin hangi müşteriye gittiği izlenmez. Son kullanma tarihi, garanti başlangıcı ya da parti geri çağırma gibi ihtiyaçlar bu alanların üstüne kurulamaz.
• Barkod okutma yok. Sayım el terminaliyle ya da telefon kamerasıyla yapılmaz; adet eksi ve artı düğmeleriyle ya da listede satır içi düzenlemeyle girilir.
• Stok hareket defteri yok. Güncel adet ve o ürünün geçtiği son siparişler görünür, ama "kim ne zaman kaç adet düzeltti" dökümü tutulmaz. Alan Geçmişi eklentisi çekirdek objelerde çalışır, mağaza ürününün adedini yazmaz.
• Toplu stok güncellemesi yok. Ürünler listesinde seçtiğiniz kayıtları dışa aktarabilir ve silebilirsiniz, ama seçili ürünlerin adedini tek hamlede değiştiren bir toplu işlem yoktur. Sayım sonucu ürün ürün girilir.
• Stok pazaryerine geri yazılmaz. Bağlantılar tek yönlüdür: sunucu on beş dakikada bir siparişleri çeker, durum ve kargo takip numarasını günceller. Tükenen ürünü Trendyol, Shopify ya da ikas tarafında kapatmak sizin işinizdir.
• Kritik stok bildirimi her kanaldan gelmez. Uygulama içi ve webhook siparişleri uyarı üretir; pazaryeri senkronundan düşen stok sessizce düşer.
• Varyant ayrı bir alan değil. Renk ve beden için ayrı adet tutulacaksa her varyant kendi slug'ıyla ayrı bir ürün kartı olur. Tek kartın altında varyant tablosu bulunmaz.
• Rezerve stok kavramı yok. Sipariş oluştuğu anda düşüm yapılır; "ayrıldı ama henüz çıkmadı" diye bir ara durum tutulmaz.
• Maliyet ve kâr alanı ürün kartında yok. Birim maliyeti sipariş listesinden indirdiğiniz Excel'in maliyet sayfasına elle yazarsınız; kayıtta saklanmaz.

İlk hafta: stok düzenini kurma takvimi

Beşinci gündeki test en ucuz sigortadır. Gerçek bir ürünle bir adetlik sipariş açıp iptal etmek iki dakika sürer ve slug eşleşmesinin çalışıp çalışmadığını kesin olarak söyler. İzmir'deki mağaza bu turda iki şey buldu: pazaryerinden gelen üç üründe slug'lar tire yerine boşlukla yazılmıştı ve üç üründe Stok Adedi hiç doldurulmamıştı. İkisi de yarım saatte düzeldi, ama sorulmasaydı sayı aylarca yanlış kalacaktı.

Sık sorulan sorular