Satış takip programı seçerken bakılacak 7 kriter

Satış takip programı seçmek, çoğu işletmede özellik listelerini yan yana koyup en uzun listeyi seçmekle başlar ve genellikle üç ay sonra kimsenin açmadığı bir sistemle biter. Daha iyi bir yöntem var: ekibinizin gerçekten kullanacağı birkaç şeyi belirleyip adayları sadece o başlıklarda sınamak. Bu yazıda o başlıkları yedi kritere indirdik ve her biri için iki soruyu cevapladık: neden önemli, satın almadan önce nasıl test edilir.

Kriterlerin sırası önem sırasıdır ama mutlak değildir. İki kişilik bir ekiple beş kişilik bir ekibin ihtiyacı aynı değil; listeyi kendi durumunuza göre okuyun. Karar aşamasında değil de hâlâ "programa gerçekten ihtiyacım var mı" sorusundaysanız, önce Excel ile müşteri takibinin sınırlarını okumanız daha faydalı olur.

Kriterlere geçmeden: hangi sorunu çözüyorsunuz?

Demo görüşmelerinde en pahalı hata, satıcının anlattığı özelliklerin peşinden gitmektir. Kendi listenizle gidin. Aşağıdaki üç soruya vereceğiniz cevap, hangi kriterlerin sizde ağır basacağını belirler:

• Sistemi kaç kişi kullanacak? Tek kişi mi, sahadaki üç satışçı mı, satış artı finans mı? Kullanıcı sayısı hem eşzamanlı çalışma ihtiyacını hem de faturayı belirler.
• Kayıp nerede oluyor? Adaylar mı unutuluyor, teklifler mi takipsiz kalıyor, tahsilat mı gecikiyor? Programın çözmesi gereken asıl yer burasıdır.
• Bugün veri nerede duruyor? Tabloda, defterde, telefon rehberinde, WhatsApp'ta? Taşınacak veri ne kadar dağınıksa içe aktarma ve alan yapısı o kadar önem kazanır.

7 kriter tek bakışta

Aşağıdaki karneyi yazdırın veya ekranda açık tutun; her adayı aynı yedi başlıkta puanlayın. Kriter başına bir puan verirseniz, üç adayı yarım günde karşılaştırabilirsiniz.

1. Eşzamanlı çalışma: ikinci kullanıcı geldiğinde ne oluyor?

Tablodan programa geçişin bir numaralı sebebi budur. İki kişi aynı dosyaya yazmaya çalıştığında biri diğerinin üstüne yazar, dosya kilitlenir, kopyalar çoğalır. Gerçek bir satış takip programında herkes aynı kayda aynı anda bakar, değişiklik anında herkeste görünür ve kimin neyi değiştirdiği kayıt altındadır.

Nasıl test edersiniz: Deneme sürümünde iki kullanıcı açın, iki farklı tarayıcıda aynı fırsatı açın, birinde tutarı değiştirip kaydedin ve diğerinde sayfayı yenileyin. Yeni değer geliyorsa geçtiniz. Ayrıca ikinci kullanıcının hangi kayıtları göreceğini de deneyin: satışçı sadece kendi portföyünü görsün istiyorsanız, bunun ayarı var mı?

2. Görsel satış panosu: fırsatlar nerede takılıyor?

Liste ekranları veri girişi içindir, karar için pano gerekir. Aşamalara göre dizilmiş bir kanban panosunda, hangi aşamada kaç fırsat ve ne kadar tutar biriktiğini bir bakışta görürsünüz. Teklif aşamasında sekiz fırsat duruyor ve hiçbiri iki haftadır kımıldamıyorsa, sorunu tabloya bakarak değil panoya bakarak fark edersiniz.

Nasıl test edersiniz: Üç dört örnek fırsat girin, birini sürükleyip aşama değiştirin. Aşama başlıklarında toplam tutar görünüyor mu? Aşamaları kendi sürecinize göre yeniden adlandırabiliyor musunuz? Programın hazır aşamaları sizin sürecinize benzemiyorsa ve değiştirilemiyorsa, ekip panoyu kullanmaz.

3. Hatırlatma ve mobil erişim: sistem sizi arıyor mu?

Satışta kaybedilen işlerin çoğu rakip daha iyi olduğu için değil, takip araması yapılmadığı için kaybedilir. Bu yüzden kritik soru "not tutabiliyor muyum" değil, "sistem beni zamanında dürtüyor mu" sorusudur. Görev, tarih, sorumlu ve bildirim: dördü birden olmalı. Telefondan erişim de aynı sebeple önemli; müşteri ziyaretinden çıkan satışçı notu masaüstüne dönene kadar unutur.

Nasıl test edersiniz: Bir kayda beş dakika sonrasına görev kurun, telefonunuza uygulamayı indirin ve bildirimin gerçekten düşüp düşmediğini bekleyin. Mobil uygulamanın ek ücretli olup olmadığını da sorun: bazı sağlayıcılarda mobil erişim üst pakettedir.

4. Raporlama ve değişiklik geçmişi: veriyi geri okuyabiliyor musunuz?

Veri girmek kolaydır, veriyi geri okumak zordur. İki ay sonra "bu ay kaç teklif verdik, kaçı kazanıldı, ortalama kapanma süremiz ne" sorusunun cevabını bir dakikada alamıyorsanız, sistem sizin için değil sizin sisteminiz için çalışıyor demektir. Aynı şekilde değişiklik geçmişi: fiyatı kimin ne zaman düşürdüğü, aşamanın ne zaman geri alındığı görünmelidir.

Nasıl test edersiniz: Deneme verisiyle bir rapor kurun (örneğin aşamaya göre fırsat sayısı ve toplam tutar), sonra bir kaydın alanını değiştirip geçmişini açın. Raporun ücretli pakette olduğunu demo bittikten sonra öğrenmek pahalı bir sürprizdir; bunu ilk gün sorun.

5. Veri taşınabilirliği: çıkış kapısı açık mı?

Bu, listedeki en çok atlanan ve en pahalı kriterdir. Programın kötü çıkma ihtimali her zaman vardır; asıl mesele o gün verinizi alıp alamayacağınızdır. Sağlıklı bir sağlayıcı size kayıtlarınızı, eklerinizi ve alan yapınızı standart bir biçimde verir. "Dışa aktarım için destek ekibine talep açın" cümlesi nazik bir hayır demektir.

Nasıl test edersiniz: Deneme sürümünün ilk günü birkaç kayıt girin ve dışa aktarım düğmesini arayın. Tek tıkla indirebiliyor musunuz, dosyanın içinde ekler de var mı, yoksa sadece kişi listesi mi geliyor? Ohana360'ta tam dışa aktarım (ZIP) her pakette bulunur; bunu bir özellik olarak değil, asgari nezaket olarak görüyoruz.

6. Destek ve yerelleştirme: sorun çıktığında kiminle konuşuyorsunuz?

Yazılım seçerken kimse destek düşünmez, sonra herkes destekle uğraşır. Arayüzün dili, desteğin dili ve destek saatleri günlük hayatı belirler: ekibinizdeki herkes İngilizce arayüzle rahat çalışamayabilir, saat farkı olan bir destek ekibi de acil sorunda işinizi bir gün geciktirir. Faturanın para birimi ve muhasebenizin bunu nasıl işleyeceği de bu başlığa girer.

Nasıl test edersiniz: Satış öncesi değil, destek kanalından yazın. Salı günü öğleden sonra basit bir soru sorun ve kaç saatte, hangi dilde, gerçek bir cevap mı yoksa şablon mu geldiğine bakın. Deneme sürecinde aldığınız cevap süresi, müşteri olduktan sonraki en iyi senaryodur.

7. Şeffaf fiyatlandırma: üç ay sonra ne ödeyeceksiniz?

Fiyat sayfası olmayan, "fiyat için satışla görüşün" diyen ürünlerde bedel çoğunlukla pazarlığa ve ekip büyüklüğünüze göre belirlenir. Kullanıcı başına aylık ücret, kullanıcı sayısı arttığında nereye gidiyor? Kurulum ve eğitim ayrı mı faturalanıyor? Yıllık taahhüt zorunlu mu? Bunları imzadan önce yazılı isteyin. Ücretsiz planların gizli maliyetlerini ayrıca ücretsiz CRM rehberinde ele aldık.

Nasıl test edersiniz: Kendi senaryonuzu hesaplatın: bugün 3 kullanıcı, altı ay sonra 6 kullanıcı, artı ikinci bir modül. Yıllık toplam kaç ediyor? Cevabı bir e-postada yazılı alın. Fiyat sayfası zaten açıksa bu hesabı kendiniz iki dakikada yaparsınız; şeffaflığın pratik faydası budur.

Karar tablosu: yedi kriter, on dakikalık testler

Adayları karşılaştırırken bu tabloyu doldurun. Kırmızı bayrak sütunu, demo sırasında duyduğunuzda not almanız gereken cümleleri içerir.

Ohana360 bu yedi kriterde nerede duruyor?

Kendi ürünümüzü aynı listeyle, süsleme yapmadan işaretleyelim:

• Eşzamanlı çalışma: tüm ekip aynı kayda aynı anda bakar; kayıt ve alan değişiklik geçmişi tutulur.
• Görsel pano: Satış360'da aday (lead) girişinden fırsata, oradan sürükle bırak kanban panosuna kadar akış hazırdır; web-to-lead formuyla site formunuz doğrudan sisteme düşer.
• Hatırlatma ve mobil: görev ve hatırlatmalar var, bildirim telefonunuza düşer; iOS ve Android uygulamaları her pakete dahildir.
• Raporlama ve geçmiş: raporlar ve kayıt geçmişi standarttır, ayrı paket değildir.
• Veri taşınabilirliği: tam dışa aktarım (ZIP) her pakette; verinizi istediğiniz gün alırsınız.
• Destek ve yerelleştirme: arayüz Türkçe ve İngilizce, destek Türkçe verilir.
• Şeffaf fiyatlandırma: uygulamalar aylık 15 EUR'dan başlar, liste fiyatlandırma sayfasında açıktır; "satışla görüşün" duvarı yoktur.

Dürüstlük payı: WhatsApp, e-Fatura veya sosyal medya API entegrasyonlarımız yoktur. Teklif, sipariş ve fatura tarafını arıyorsanız o iş Finans360'ta yapılır: kalemli teklif, siparişe dönüştürme, yazdırılabilir PDF fatura ve tahsilat ile vade takibi.

Panoyu 57 saniyede iş başında görmek isterseniz:

Deneme haftasını boşa harcamayan 5 günlük plan

Çoğu deneme süresi, kayıt olup birkaç ekran gezildikten sonra unutulduğu için biter. Beş güne yayılmış küçük bir plan, kararı tahminden çıkarır:

1. Pazartesi: Kendi verinizden 20 gerçek kaydı içe aktarın. İçe aktarma zorlanıyorsa bu da bir sonuçtur.
2. Salı: İkinci kullanıcıyı ekleyin, yetkilerini kısıtlayın ve eşzamanlı düzenlemeyi deneyin.
3. Çarşamba: Aşamaları kendi sürecinize göre adlandırın, beş fırsatı panoda gezdirin, iki görev kurun ve bildirimleri telefonda kontrol edin.
4. Perşembe: Bir rapor kurun, bir alanın değişiklik geçmişini açın ve destek kanalına gerçek bir soru sorun.
5. Cuma: Tam dışa aktarımı indirin, karneyi doldurun ve 3 ile 6 kullanıcılı yıllık maliyeti yazılı isteyin.

Cuma akşamı elinizde yedi başlıkta puanlanmış iki üç aday olur. Karar artık his değil, karnedir.

Sık sorulan sorular