Müşteri portalı nasıl kurulur sorusunun teknik cevabı üç dakikalık bir iştir: eklentiyi açarsınız, daveti gönderirsiniz, müşteri şifresini kurar. Zor olan kısım öncesindedir ve altı sorudan oluşur. Bu altı soruya cevabınız yoksa portal açmayın, çünkü portal yeni bir veri üretmez, sizde olan veriyi müşterinin ekranına taşır.
- Kim girecek? Hangi müşteriler, her müşteriden kaç kişi? Yirmi hesabı birden açmak yerine üç hesapla başlamak, ilk haftada çıkacak soruları görmenizi sağlar.
- Her kişi hangi Şirket kaydına bağlanacak? Portalda görünen her şey bu tek bağa göre süzülür. Yanlış şirkete bağlanan kullanıcı yanlış siparişleri görür.
- Üç sekme yeter mi? Portalda Siparişlerim (altında Faturalarım), Taleplerim ve Bilgi Bankası vardır. Dördüncü bir sekme eklenemez.
- Veriniz bugün doğru mu? Sipariş durumu haftalardır güncellenmiyorsa portal bunu gizlemez, ilan eder.
- Portaldan talep gelince kim bakacak? Portal talebinin sahibi kendiliğinden atanmaz.
- Erişimi nasıl keseceksiniz? Sözleşme bittiğinde ya da kişi işten ayrıldığında hangi ekrandan, kim kesecek?
Örneğimiz Akgün Ambalaj, Gebze'de gıda ambalajı üreten yirmi iki kişilik bir firma; kırk altı bayi ve zincir müşteriye satış yapıyor. Geçen ay gelen kutusuna düşen müşteri e-postalarını saydılar: 118 tanesi "siparişim hangi aşamada", 94 tanesi "faturanın kopyasını yollar mısınız", 61 tanesi "bu ayın bakiyesi ne", 37 tanesi de bir sorun bildirimiydi. Toplam 310 e-posta, üç kişinin gününden ciddi bir pay. (Demo verisi.)
Bu rehber, o 310 e-postanın hangilerinin portala taşınabildiğini, hangisinin taşınamadığını ve portalın gerçekte ne gösterdiğini anlatıyor.
Portal kullanıcısı giriş yapınca ne görür?
Portalı açmadan önce yapılacak en yararlı şey, onu bir kez kendi gözünüzle görmektir. Aşağıdaki çizim, Akgün Ambalaj'ın müşterilerinden birinin ekranını ve portalın sınırını yan yana koyuyor.
Üç sekme sabittir ve sıraları değişmez.
| Sekme | Ne listeler | Müşteri ne yapabilir |
|---|---|---|
| Siparişlerim | Şirketine bağlı siparişler: numara, ad, tutar, durum rozeti, Taslak, Onaylandı, Faturalandı adımlarını gösteren ilerleme şeridi ve altında kalemler | Okur; sipariş kalemine, adrese ya da tutara dokunamaz |
| Faturalarım | Aynı sekmenin altında ayrı bir liste: fatura numarası, durumu, vadesi ve tutarı | Okur; indirme, PDF ve ekstre yoktur |
| Taleplerim | Yalnız kendi açtığı talepler, durumları ve varsa çözüm notu | Yeni Talep düğmesiyle konu ve açıklama girip talep açar |
| Bilgi Bankası | Bilgi360'ta durumu Yayında olan makaleler, arama kutusuyla | Arar, okur; makale metni düz metin olarak açılır |
Akgün Ambalaj'ın dört soru grubuna geri dönelim. Sipariş durumu sorusu (118 e-posta) ve fatura kopyası sorusu (94 e-posta) portalda cevabını buluyor. Sorun bildirimi (37 e-posta) portalda talebe dönüşüyor, yani kayıt altına giriyor. Bakiye sorusu (61 e-posta) ise portalda cevaplanmıyor, çünkü toplanmış bir bakiye satırı yok. Dürüst hesap şu: 310 e-postanın yaklaşık 250'si portala taşınabilir, 61'i sizde kalır.
Veri portalda neye göre süzülür?
Portalın güvenliği tek bir alana dayanır: portal kullanıcısının bağlandığı Şirket kaydına. Süzme istemcide değil sunucuda yapılır, yani portal kullanıcısının tarayıcısına başka müşterilerin verisi hiç gitmez. Üç kural vardır ve üçü birbirinden farklıdır.
| Ne | Süzgeç | Pratikte ne anlama gelir |
|---|---|---|
| Siparişler ve faturalar | Kullanıcının bağlı olduğu Şirket kaydı | Aynı şirketten iki kişi davet ederseniz ikisi de aynı siparişleri görür |
| Talepler | Talebi açan portal kullanıcısının kendisi | Meslektaşının açtığı talebi göremez; satın alma ile muhasebe birbirinin talebini görmez |
| Makaleler | Makalenin durumu: yalnız Yayında olanlar | Portala hangi makalenin gideceğini tek tek seçemezsiniz |
Bu üçünün dışında kalan her şey portala hiç gitmez: kişiler, fırsatlar, notlar, dosya kitaplığı, raporlar ve dashboardlar. Portal kullanıcısı Partner (Portal) profiline oturur ve bu profil CRM sekmelerine kapalıdır; ayrıca portal hesapları ekip sohbetine dahil edilmez.
İkinci kuralın bir sonucu var, onu davet ederken söyleyin: bir müşteride üç kişiye hesap açtıysanız, üçü de aynı siparişleri görür ama her biri yalnız kendi açtığı talepleri izler. Ortak bir talep kutusu isteyen müşteriye tek hesap açmak, kişi başına hesap açmaktan daha az sürtünme üretir.
Davetten girişe: portal kullanıcısı nasıl açılır?
Davet tek yerden gönderilir: Portal360 > Ana Sayfa ekranındaki Portal Kullanıcısı Davet Et düğmesi, ki bu düğme yalnız yöneticide görünür. Aynı işi Kurulum > Kullanıcılar tarafından da yaparsınız, orada rol olarak Portal seçilir ve alanın adı Portal Şirketi olur.
Davet penceresinde üç alan vardır: e-posta, Şirket ve Tür. Tür yalnız başlıkları ve metinleri değiştirir; Müşteri seçilirse portalın adı Müşteri Portalı, Tedarikçi seçilirse Partner Portalı olur. Görünen veri her iki türde de aynı kuralla süzülür, yani tür bir yetki ayarı değil, bir dil ayarıdır. Türü sonradan Portal360 ana sayfasındaki listeden değiştirebilirsiniz.
Gönderilen davetler aynı sayfada Bekleyen Davetler olarak durur ve iki bağlantı taşır: Yeniden Gönder ve İptal Et. Süresi dolan davetler ayrıca işaretlenir. Bir adrese ikinci kez davet gönderirseniz eskisi silinir, tek bir aktif davet kalır.
Portal kullanıcısı ayrı bir adrese gitmez. Aynı giriş sayfasından e-postası ve şifresiyle girer; rolü Partner olduğu için CRM yerine portal ekranı açılır. Bunun pratik sonucu şudur: müşterinize vereceğiniz tek bir adres vardır ve markanızın logosu ile adı portalın üst şeridinde çıkar.
Erişim nasıl kesilir?
Portal360 eklentisini kapatmak erişimi kesmez. Hesabı olan bir portal kullanıcısı, eklenti kapalıyken de giriş yapabilir. Erişimi gerçekten kesmenin yolu Kurulum > Kullanıcılar listesinde o kişinin Aktif anahtarını kapatmaktır; pasif hesap girişte "hesabınız pasifleştirilmiş" uyarısını alır ve içeri giremez. Kayıtlar, geçmiş talepler ve bağlar yerinde durur. Kimin ne zaman girdiğini görmek isterseniz Kurulum > Denetim Günlüğü > Giriş Geçmişi başarılı ve başarısız girişleri tutar.
Portaldan gelen talep CRM'de nereye düşer?
Portal kullanıcısı Yeni Talep dediğinde Servis360 tarafında yeni bir talep kaydı oluşur. Kayıt şu değerlerle açılır: durum Yeni, öncelik Orta, şirket portal kullanıcısının bağlı olduğu Şirket kaydı, açıklama da müşterinin yazdığı metin. Ekibinize aynı anda "Portaldan yeni talep" bildirimi düşer ve bildirime tıklayınca talep kaydı açılır.
İki şey kendiliğinden olmaz, ikisini de kurulumda planlayın.
- Sahip atanmaz. Atama kuralları portal talebinde çalışmaz. Web formundan gelen talepte atama kuralı çalışır, portalda çalışmaz. Çözüm iki türlü: ya sahipsiz talepleri ana sayfadan elle dağıtırsınız ya da kayıt tetikli bir akışa sahip atatırsınız. Kayıt tetikli akışlar portal talebinde çalışır, bu doğrulanmıştır.
- Kanal alanı dolmaz. Portal talebi kaynağını Portal olarak işaretler, ancak talep kaydındaki Kanal seçim listesi Telefon, E-posta, Web ve Sosyal Medya değerlerini taşır. Portaldan gelen taleplerin kaç tane olduğunu raporlamak istiyorsanız Kanal seçim listesine kendiniz bir değer ekleyin ve ilk dokunuşta doldurun.
Talebin oradan sonraki yolu normal servis akışıdır: öncelik, SLA, çözüm notu, kapanış. Şikayetin kayda geçmesinden kapanışa kadar olan zinciri ayrıntılı görmek isterseniz müşteri şikayet takip programı yazısı aynı hattı servis tarafından anlatıyor.
Portalın Bilgi Bankası sekmesi ne kadar işe yarar?
Portalı açmadan önce yapılacak en ucuz iyileştirme, en sık sorulan beş sorunun makalesini yazmaktır. Bilgi360 eklentisi açıksa, durumu Yayında olan her makale portalın Bilgi Bankası sekmesinde aranabilir hale gelir ve müşteri talep açmadan önce cevabı orada bulur.
Sınırı da yazalım: portala hangi makalenin gideceğini tek tek seçemezsiniz. Yayında olan her makale gider. Dolayısıyla iç prosedür, indirim yetkisi ya da istisna notu gibi metinleri ayrı makalelere ayırıp Taslak ya da Arşiv durumunda tutmanız gerekir. Makale yazma düzenini kurmak için bilgi bankası nasıl oluşturulur yazısı adım adım bir yol veriyor.
Ohana360'ta Portal360 nasıl kurulur?
Portal360 bir eklentidir ve Marketplace'ten tek tıkla açılır. Ne yaptığını abartmadan, ne yapmadığını da saklamadan anlatalım.
- CRM tarafındaki sekme: Portal360 uygulamasının içinde tek bir sekme vardır, Ana Sayfa. Bu uygulamaya Raporlar, Dashboard'lar ve Dosyalar sekmeleri eklenmez; eklenti uygulamaları bilerek sade tutulur. Kendi özel objelerinizi açarsanız onlar sekme olarak buraya gelir.
- Ana sayfa: üstte portal kullanıcısı sayısı ve bekleyen davet sayısı, yanında üç adımlık bir "Nasıl çalışır" kartı durur. Altında portal kullanıcıları listesi ve bekleyen davetler listesi bulunur.
- Davet: Portal Kullanıcısı Davet Et düğmesi bir pencere açar: e-posta, Şirket ve Tür. Davet e-postası gider, bağlantı yedi gün geçerlidir, kullanıcı adını ve şifresini kendisi belirler.
- Kullanıcı satırı: her portal kullanıcısının yanında tür seçimi (Müşteri portalı ya da Tedarikçi portalı) ve Portalı görüntüle düğmesi durur. İkincisi o kullanıcının gözünden portalı açar.
- Bekleyen davetler: davet eden kişi, gönderim ve bitiş tarihi görünür; Yeniden Gönder ve İptal Et bağlantıları oradadır, süresi dolanlar ayrıca işaretlenir.
- Kurulum tarafı: portal kullanıcıları Kurulum > Kullanıcılar listesinde Portal rozetiyle görünür. Rol olarak Portal seçilen bir kullanıcıya Portal Şirketi ve Portal türü alanları açılır. Aktif anahtarı erişimi açar ve kapatır.
- Portal tarafı: müşteri aynı giriş sayfasından girer, üst şeritte firmanızın logosu ve adı ile portalın adı çıkar, altında üç sekme durur: Siparişlerim, Taleplerim, Bilgi Bankası.
- Servis360 ile: portaldan açılan talep Servis360'ta Yeni durumda belirir, ekibe bildirim düşer ve kayıt tetikli akışlarınız o talepte de çalışır.
- Finans360 ile: portalda görünen siparişler ve faturalar Finans360 kayıtlarıdır. Bu uygulama pakette yoksa Siparişlerim sekmesi boş kalır.
- Bilgi360 ile: durumu Yayında olan makaleler portalın Bilgi Bankası sekmesinde aranabilir hale gelir.
- Paket: eklenti ücretine on portal kullanıcısı dahildir; her ek on kullanıcı için bir paket daha eklenir ve Paket Özeti bu satırı ayrı gösterir. Portal kullanıcıları ekip kullanıcı sayınıza girmez. Güncel paket bilgisi fiyatlandırma sayfasındadır.
Dahil değil: Portal360'ın yapmadıkları
- Bakiye, ekstre ve fatura indirme yok. Faturalar liste olarak görünür: numara, durum, vade, tutar. Toplanmış bakiye satırı, yaşlandırma tablosu ya da indirilebilir fatura dosyası üretilmez.
- Portalda ödeme yok. Müşteri portaldan ödeme yapamaz, kredi kartı ya da havale bildirimi giremez, ödeme bağlantısı üretilmez.
- Kayıt düzenleme ve dosya yükleme yok. Portaldaki tek yazma işlemi yeni talep açmaktır ve iki alandan oluşur: konu ve açıklama. Teklif onaylama, sipariş düzeltme ve sözleşme imzalama yoktur.
- Sekme seçimi yok. Üç sekme sabittir. Sekme gizlenemez, yeni sekme eklenemez, portal sayfasına kayıt bileşeni konulamaz ve portalın rengiyle düzeni değiştirilemez; üst şeritte yalnız firma logonuz ve adınız çıkar.
- Kendi alan adınızda portal yok. Portal ayrı bir sitede yayınlanmaz; müşteri aynı giriş adresinden girer ve rolü sayesinde portala düşer.
- Kayıttan davet yok. Bir Kişi ya da Şirket kaydının üzerinde "portala davet et" düğmesi bulunmaz; davet yalnız Portal360 ana sayfasından ya da Kurulum içindeki Kullanıcılar ekranından gönderilir.
- Portal talebine sahip atanmaz. Atama kuralları yalnız Müşteri Adayı ve web formundan gelen talep için çalışır; portal talebi sahipsiz açılır.
- Portal raporu yok. Portal kullanıcısı, davet ve portal girişi birer rapor objesi değildir; kaç kişinin portala girdiğini Rapor Oluşturucu'dan değil, Denetim Günlüğü'ndeki Giriş Geçmişi'nden okursunuz.
- Eklentiyi kapatmak erişimi kesmez. Marketplace'ten Portal360'ı kapatmak, hesabı olan portal kullanıcısının girişini engellemez; erişim kullanıcının Aktif anahtarından kesilir.
Akışı 75 saniyede görmek isterseniz:
İlk yedi günde portal nasıl ayağa kalkar?
| Gün | Yapılacak | Süre |
|---|---|---|
| 1 | Bir hafta boyunca gelen müşteri e-postalarını dört başlıkta sayın: sipariş durumu, fatura kopyası, bakiye, sorun bildirimi | 15 dakika |
| 2 | Marketplace'ten Portal360'ı açın; portala alacağınız ilk üç şirketi seçin ve o şirketlerin sipariş ile fatura durumlarını düzeltin | 60 dakika |
| 3 | Bilgi360'ta en sık sorulan beş sorunun makalesini yazın ve Yayınla'ya basın; iç notlarınızı Taslak bırakın | 90 dakika |
| 4 | Üç daveti gönderin: e-posta, Şirket ve Tür. Sonra Portalı görüntüle ile üç ekranı da kendiniz açıp kontrol edin | 30 dakika |
| 5 | Portal talebi için sahip atayan bir kayıt tetikli akış kurun; bir test talebi açıp akışın çalıştığını doğrulayın | 40 dakika |
| 6 | Müşterilerinize tek paragraflık bir bilgilendirme yazın: nereden girilir, ne görünür, ne görünmez (bakiye sorusunun hâlâ size geleceğini söyleyin) | 20 dakika |
| 7 | Erişim kesme yolunu bir kişiye emanet edin ve yazılı hale getirin: Kurulum, Kullanıcılar, Aktif anahtarı | 15 dakika |
İkinci haftadan itibaren tek iş kalır: her hafta iki hesap daha davet etmek ve portaldan gelen taleplerin ilk cevap süresine bakmak. Sipariş ile fatura tarafının kayıt düzeni yeniyse fatura ve tahsilat takibi yazısı iyi bir başlangıç; kayıt, kişi ve talep kavramlarının nasıl bağlandığı yeniyse CRM nedir yazısı temeli veriyor. Kendi müşterinizle denemek için demo talebi açabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Müşteri portalı nasıl kurulur, kaç adımda açılır?
Portal kullanıcısı başka müşterilerin verisini görebilir mi?
Portalda cari bakiye ve ekstre var mı?
Portal kullanıcıları kullanıcı sayıma dahil mi?
Portaldan gelen talep ekipte kime düşer?
Portalda müşteri kendi kaydını düzenleyebilir mi, dosya yükleyebilir mi?
Portalı kapatırsam müşterilerin erişimi biter mi?
Gelen kutunuzdaki aynı üç soruyu kapatın
Siparişin hangi aşamada olduğunu, faturanın numarasını ve vadesini müşteriniz kendi ekranından okusun. Sorunu da e-postaya değil, kayıt altına girsin.
