Influencer işbirliği takip programı: ilk mesajdan tahsilata bir marka anlaşmasının yolu

Eylül'ün ilk pazartesi sabahı, Deniz Arslan telefonunu açtığında yedi okunmamış DM, iki yanıtlanmamış mail ve bir sesli mesaj buldu. Deniz altmış iki bin takipçili bir yemek üreticisi; geçen ay dokuz marka işbirliği yaptı, bu ayın sonunda ise iki markanın parasının gelmediğini, bir markaya da söz verdiği ikinci reels'i hiç çekmediğini fark etti. Kötü çalıştığı için değil. İşin tamamı yedi ayrı yerde durduğu için.

Kapsam sesli mesajdaydı, tarih markanın mailindeydi, hatırlatma telefonun notlar uygulamasındaydı, ücret bir Excel dosyasındaydı, fatura muhasebecinin WhatsApp'ındaydı, yayın linki ise 24 saat sonra silinen bir story'deydi. Bu yazı tam olarak o dağınıklığı, influencer işbirliği takip programı denen şeyin ne yapıp ne yapmadığını ve dokuz işbirliğinin tek listede nasıl durduğunu anlatıyor. (Aşağıdaki bütün rakamlar demo verisidir.)

Bir işbirliğinin yaşam döngüsü ve koptuğu altı nokta

Marka anlaşması bir "iş" değil, altı halkalı bir zincirdir: ilk temas, brief, içerik, yayın, fatura, tahsilat. Üreticiler genellikle üçüncü ve dördüncü halkada çok iyidir, çünkü asıl meslekleri odur. Zincir neredeyse hep birinci, beşinci ve altıncı halkada kopar; yani işin para tarafında.

Deniz'in ayına bakınca tablo net: iki teklif hiç cevaplanmadı, bir çekim ikinci kez yapıldı, bir gönderi altı gün geç çıktı, üç rapor eksik gitti, iki işbirliğinin faturası hiç kesilmedi, iki ödeme kırk günü geçti. Bunların hiçbiri yetenek sorunu değil. Hepsi, bilginin yayın anına kadar bir yerde, yayından sonra bambaşka bir yerde durmasından çıkıyor.

Bir işbirliğinde ne kaydedilmeli?

Kayıt tutmanın en kolay ölüm biçimi, otuz alanlı mükemmel bir şablon hazırlayıp üçüncü haftada doldurmayı bırakmaktır. Aşağıdaki sekiz şey, doldurulmadığında bir hafta içinde canınızı yakanların listesi.

Dokuzuncu bir alan aramayın. Bu sekizi bir ay boyunca eksiksiz doldurabilirseniz, onuncu ayda hangi markanın geri döndüğünü, hangi platformun size ne kazandırdığını ve hangi markanın hep geç ödediğini zaten görüyor olacaksınız.

İki pano birlikte okunur: içerik takvimi ve ödeme durumu

Üreticilerin çoğu takvim tutar, azı ödeme panosu tutar, çok azı ikisine yan yana bakar. Oysa bir işbirliğinin sağlığı tam olarak bu ikisinin arasındaki boşlukta görünür: ne kadar iş çıkardığınız takvimde, o işin ne kadarının paraya dönüştüğü panodadır.

Soldaki sütunun şişmesi kötü bir işaret değildir, geç kalmış bir işaret olabilir. Deniz'in eylülünde dört işbirliği hâlâ "Bekliyor" durumunda; ikisinin içeriği çoktan yayına girmiş. Yani sorun üretimde değil, yayından sonraki adımda: fatura kesilmemiş. Bu tek cümle, ay sonunda gelmeyen paranın nedenini de çözümünü de söyler.

Panonun ikinci faydası ritimdir. Aylık takvim boş bir haftayı, üst üste yığılmış üç teslimi ve hiç kullanılmayan bir platformu tek bakışta gösterir. Deniz'in eylülünde üçüncü haftada üç teslim üst üste geldi; ikisi aynı gün çekilmek zorunda kaldı ve biri ertelendi. Takvimi işbirliğini kabul ederken açmak, bunu kabul ettikten sonra fark etmekten ucuzdur.

Ohana360'ta Influencer360 nasıl işliyor?

Influencer360, bu zincirin kayıt, takvim ve ödeme halkalarını üstlenir. Ne yaptığını abartmadan, ne yapmadığını da saklamadan anlatalım; bu yazının en önemli bölümü burası.

• Sekmeler: Ana Sayfa, Markalar, Kişiler, Görevler, Takvim, İşbirlikleri, İçerik Takvimi, Ödemeler, Dosyalar, Raporlar ve Dashboard'lar. Bu uygulamada ortak Şirketler sekmesi Markalar adıyla görünür: aynı nesnedir, etiketi değişir.
• İşbirliği kaydı: her marka anlaşması numaralanır (ISB-1001'den başlar). Alanlar: Başlık, Marka, Influencer (hesap), Platform (Instagram, TikTok, YouTube, X, LinkedIn, Twitch), Tür (Post, Reels/Shorts, Video, Story Paketi, Canlı Yayın, Uzun Dönem Elçilik), Ücret, Menajer, Hedef Yayın Tarihi ve Brief / Notlar.
• Durum yolu: kayıt sayfasının üstünde altı aşamalı bir şerit vardır: Görüşme, Teklif, Sözleşme, İçerik Üretimi, Yayında, Tamamlandı. Aşamayı değiştirmek için şeritteki kutuya tıklamak yeterli, form açmaya gerek yok.
• İçerik kaydı: her teslim ayrı bir kayıttır ve bir işbirliğine bağlanır. Alanlar: Yayın Tarihi, Platform, Format (serbest metin), Durum (Planlandı, Çekildi, Onay Bekliyor, Yayında), Not ve Yayın Bağlantısı. Kaydın adı işbirliği numarasından otomatik üretilir.
• Ödeme kaydı: bir işbirliğinin altında birden çok ödeme olabilir (avans ve kalan gibi). Alanlar: Ad, Tutar, Vade, Durum (Bekliyor, Fatura Kesildi, Ödendi) ve Not. Ödemeler listesindeki Ödendi düğmesi durumu tek tıkla kapatır; vadesi geçmiş ve ödenmemiş satır kırmızı görünür.
• İşbirliği sayfası: başlık panelinde marka bağlantısı, hesap adı, platform, tür, ücret, Ödenen / toplam oranı ve menajer görünür. Altında dört kart durur: İçerik Takvimi, Ödemeler, Brief ve Detaylar. Sağ sütunda aktivite zaman tüneli, dosyalar ve paylaşımlar vardır. Klavyeden E tuşu düzenleme formunu açar.
• Ajans payı: ana sayfadaki Eklenti Ayarları kartında ajans adı ve komisyon yüzdesi tutulur. Komisyon sıfırdan büyükse her işbirliği sayfasında ajans payı ayrı bir satır olarak hesaplanır.
• Dikkat listesi: ana sayfa üç durumu öne çıkarır: vadesi geçmiş ödemesi olan işbirlikleri (en üstte, kırmızı), iki gün içinde yayına girecek içeriği olanlar ve ücreti yüksek olan anlaşmalar.
• Bugün paneli: ana sayfada, yaklaşan ve henüz yayına girmemiş en çok beş içeriği kalan gün sayısıyla birlikte sıralayan bir yayın şeridi bulunur.
• Takvim: içerik kayıtları ortak Takvim sekmesinde ayrı bir kaynak olarak görünür, yani yayın tarihleri görev ve etkinliklerle aynı ay ızgarasında durur.
• Listeler: üç liste de tam donanımlıdır: süzgeçler (platform, durum, tarih, tutar), kolon seçimi, sıralama, kayıtlı görünümler ve CSV / Excel dışa aktarımı.
• Rapor: hazır rapor olarak Platforma Göre İşbirlikleri gelir (platform kırılımında ücret toplamı, çubuk grafik). Rapor oluşturucuda işbirliği nesnesini marka, platform, tür, durum, menajer ve yayın tarihine göre gruplayabilir, raporu zamanlanmış e-posta olarak aldırabilirsiniz.
• Platform tarafı: üç nesne de akışlarda, doğrulama kurallarında, paylaşım kurallarında, global aramada ve CSV içe aktarmada kullanılabilir. Nesne Yöneticisi'nden kendi alanlarınızı ve seçim listelerinizi eklersiniz.
• Dahil değil: Instagram, TikTok ya da YouTube bağlantısı (izlenme ve beğeni rakamları kendiliğinden gelmez), içerik için kanban panosu, İçerik Takvimi sekmesinde ay ızgarası görünümü (o sekme tarihe göre sıralı bir listedir; ay görünümü ortak Takvim sekmesindedir), fatura belgesi ya da PDF üretimi ve Finans360 faturalarına bağ ("Fatura Kesildi" yalnızca bir durumdur), ödeme ve içerik kayıtlarının rapor oluşturucuda obje olması (tahsil edilen para raporlanamaz, yalnız işbirliği ücretleri raporlanır), markanın gerçek bir arama alanıyla bağlanması (eşleşme ad üzerinden kurulur, marka adını değiştirirseniz geçmiş kopar), ayrı bir üretici nesnesi (Influencer alanı serbest metindir), liste ekranlarında satır içi düzenleme, işbirliği sayfasından e-posta gönderme, hazır dashboard ve ayarlarda para birimi ile içerik türü seçenekleri.

Akışı 96 saniyede görmek isterseniz:

Bir işbirliğini baştan sona nasıl kurarsınız?

Markadan ilk mesaj geldiğinde sırası şudur ve tamamı beş dakika sürer.

1. İşbirlikleri sekmesinden yeni kayıt açın. Başlığı işin adı yapın ("Karya Kozmetik eylül kampanyası" gibi), markayı yazın, platformu ve türü seçin, ücreti ve hedef yayın tarihini girin. Durum kendiliğinden Görüşme olur.
2. Brief'i kaydın içine yazın. Sesli mesajı dinleyip kapsamı üç maddeyle Brief alanına geçirmek, o sesli mesajı bir daha hiç dinlememenizi sağlar. Sözleşme ve marka brief'i dosyasını Dosyalar kartına yükleyin.
3. Her teslim için ayrı içerik açın. Üç reels sözü verdiyseniz üç kayıt. Kayıt sayfasındaki İçerik düğmesi formu işbirliği seçili açar, sadece tarih ve formatı yazarsınız.
4. Ödeme planını girin. Avans ve kalan iki ayrı ödeme kaydıdır, ikisinin de vadesi vardır. Tek seferde ödenecekse tek kayıt yeter.
5. Durumu ilerletin. Sözleşme imzalandığında şeritten Sözleşme'ye, ilk içerik çekildiğinde İçerik Üretimi'ne, gönderi yayına girdiğinde Yayında'ya tıklayın. Tamamlandı'ya geçmeden önce şu tek soruyu sorun: son ödeme geldi mi?

Beşinci maddedeki soru, bu yazının en pahalı cümlesidir. İşi teslim edildiği anda kapatan üreticilerin ödeme takibi, kapatmayanlara göre çok daha zayıf olur; çünkü kapanmış bir kayıt hiçbir listede gözükmez.

Hangi raporu kurarsınız?

Ayda on dakikalık bir alışkanlık için tek rapor yeter: işbirliklerini markaya göre gruplayıp ücret toplamını alın, ikinci bir kopyasını da platforma göre kurun. Birincisi hangi markanın gerçekten müşteri olduğunu, ikincisi hangi platformun emeğinizi karşıladığını gösterir. Üçüncü bir rapor olarak durumu Yayında olan ama hâlâ tamamlanmamış işbirliklerini listeleyin: bu liste, faturası kesilmemiş işlerin listesidir. Rakamların tahsilat tarafını Ohana360'ın kendi ödeme kayıtlarından rapora çekemezsiniz, bu yüzden tahsilat takibini Ödemeler listesindeki süzgeçlerle yapın.

Faturayı kesip parayı takip etme işinin genel mantığını fatura ve tahsilat takibi rehberi anlatıyor; hatırlatmayı bir kişinin hafızasından alıp sisteme yıkmayı otomatik hatırlatma sistemi yazısı anlatıyor. CRM kavramına hiç girmediyseniz CRM nedir yazısı iyi bir başlangıç. Güncel rakamlar fiyatlandırma sayfasında, kendi işbirliklerinizle denemek için demo talebi açabilirsiniz.

İlk 7 gün: kurulum planı

Geçmiş bir yılın bütün işbirliklerini girmeye çalışmayın. Açık işlerle başlayıp kapanmışları hiç girmemek, bir hafta sonra da sistemi kullanıyor olmanın en güvenli yoludur.

Sekizinci gün yoktur, çünkü bundan sonrası tekrardır: yeni işbirliği geldiğinde beş dakikada kaydı açmak, teslimleri takvime düşürmek ve ayın son günü ödeme panosunu açmak. Deniz Arslan'ın ekim ayında kaçırdığı ödeme sayısı sıfır; ekstra bir emek harcadığı için değil, artık bakacağı tek bir yer olduğu için.

Sık sorulan sorular