Bir müşteri hatırlatma sistemi kurmanın tek amacı vardır: teklif kötü olduğu için değil, sırf kimse arkasını aramadığı için kaybedilen işleri geri kazanmak. Bu yazıda tek bir senaryoyu sonuna kadar takip ediyoruz. Kuzey Yapı Malzemeleri'ne 1 Eylül'de 480.000 TL'lik cephe panel teklifi gitti, üç gün geçti, cevap yok. (Demo verisi.) Bu üç günü kimin hatırlayacağını konuşmak yerine, hatırlamayı sistemin işi haline getireceğiz.
Sırayla şunlar var: insan hatırlatmasının neden ölçeklenmediği, takvim ve tabloyla kurulan manuel ritmin nereye kadar gittiği, aynı ritmin akış motorunda tetikleyici, koşul, aksiyon ve zamanlı yol olarak nasıl kurulduğu, tek tıkla yüklenen hazır şablonlar ve bu sistemi bozan dört yaygın hata.
Neden "aklımda tutarım" bir sistem değil
Bunu istatistikle değil aritmetikle anlatmak daha dürüst. Haftada 6 teklif çıkaran bir ekipte, teklif başına 4 dokunuşluk basit bir ritim ayda yaklaşık 100 hatırlatma demektir. Bu 100 hatırlatmanın hiçbiri kendi başına zor değildir; zor olan, hiçbirinin bir yerde yazılı olmaması ve hepsinin aynı kişinin kafasında sıraya girmesidir.
İnsan hatırlatmasının üç yapısal sorunu var:
- Hatırlamak görünmez bir iştir. Yapıldığında kimse fark etmez, yapılmadığında da kimse fark etmez. Görünmeyen iş, acil bir işle karşılaştığında her seferinde kaybeder.
- Tetikleyici yoktur. Toplantının saati vardır, teklifin üçüncü gününün saati yoktur. Takvime elle koymadığınız sürece o gün hiçbir yerde belirmez.
- Ölçülemez. "Kaç teklifin ikinci dokunuşu yapıldı" sorusunun cevabı hiçbir yerde durmadığı için, sorun fark edildiğinde zaten çeyrek bitmiştir.
Buradan çıkan sonuç şu: sorun disiplin eksikliği değil, hatırlatmanın kayıtla ilişkilendirilmemesi. Hatırlatmayı kişiye değil kayda bağladığınız anda mesele çözülür, çünkü kayıt zaten sistemde durur.
Manuel ritim: takvim ve tabloyla nereye kadar
Otomasyona geçmeden önce elle kurulabilecek en iyi hali kurmakta fayda var, çünkü otomatikleştireceğiniz şey tam olarak budur. Aşağıdaki beş nokta, teklif gönderdikten sonra izlenecek ritim:
Elle yapıyorsanız yolu şudur: teklifi gönderdiğiniz anda takvime iki kayıt açarsınız (2. gün arama, 7. gün yazılı dokunuş), takip tablosuna iki sütun eklersiniz (Son temas ve Sonraki temas), her sabah tabloyu Sonraki temas sütununa göre sıralarsınız. Bu düzen gerçekten işler ve açık teklif sayınız 10 ile 15 arasındayken en ucuz çözümdür.
Nerede kırıldığını da söyleyelim, çünkü kırılma noktası herkeste aynı yerde:
- Tarih kayması. Bir dokunuşu ertelediğinizde tabloyu güncellemeyi unutursunuz; iki hafta sonra tablo yalan söylemeye başlar.
- İkinci kişi. Ekibe bir satışçı daha katıldığında herkesin kendi takvimi ve kendi sütun mantığı olur, ortak bir "bugün kimler aranacak" listesi kalmaz.
- Bağlam kaybı. Takvim hatırlatıcısında "Kuzey Yapı ara" yazar; teklif numarası, kalemler ve son konuşulan konu başka dosyadadır.
Teklif belgesinin kendisini nasıl kuracağınız ayrı bir konu; onu teklif nasıl hazırlanır rehberinde bölüm bölüm anlattık. Takip tarafını tablodan sisteme taşımanın genel resmi için de satış takip programı yazısı iyi bir başlangıç.
Aynı ritmi akış motoruna devretmek
Ohana360'ta bu iş Kurulum > Akışlar altında, görsel bir kanvasta kurulur. Kod yazılmaz. Kurulacak akış dört parçadan oluşur ve sırası her zaman aynıdır.
1. Tetikleyici: ne olduğunda çalışsın
Önce obje ve olay seçilir. Bizim senaryomuzda obje Fırsat, olay Kayıt güncellendiğinde. Üç tür akış vardır: kayıt tetikli (kayıt oluşturulunca ya da güncellenince), zamanlanmış (her gün seçtiğiniz saatte bir objeyi tarar) ve ekran akışı (ekibin adım adım doldurduğu form). Hatırlatma işlerinin neredeyse tamamı ilk ikisiyle kurulur.
Önemli bir ayrıntı: akış motoru sunucuda çalışır. Kayıt uygulamadan değil de REST API'den, web formundan ya da mağaza webhook'undan geldiğinde de aynı akış tetiklenir. Yani hatırlatma, kimsenin tarayıcısı açık olmasa da kurulur.
2. Koşul: hangi kayıtlar için çalışsın
Koşul Kontrolü kanvasın karar noktasıdır. Bizim akışımızda iki koşul var: Aşama şu değere değişti: Teklif ve Tutar büyük/eşit 50.000. İkisi Tümü (VE) mantığıyla birleşir; isterseniz Herhangi biri (VEYA) seçersiniz ya da on koşula kadar kendi mantık ifadenizi yazarsınız.
"Şu değere değişti" operatörü burada kritik. Alan gerçekten değiştiği anda tetiklenir; yani fırsat kaydına başka bir sebeple dokunulduğunda hatırlatma yeniden kurulmaz. Sayısal alanlarda büyüktür ve küçüktür, metinde içerir ve ile başlar, tarihte bu tarihten önce ve sonra operatörleri vardır. Değer kutusuna sabit bir metin yerine formül de yazabilirsiniz.
Koşul yazmazsanız akış her kayıt için çalışır. Hatırlatma akışlarında bu neredeyse her zaman istenmeyen sonuçtur: 5.000 TL'lik bir teklif için de üç dokunuşluk ritim kurulur ve ekip gürültüden akışı kapatır.
3. Aksiyon: ne yapsın
Koşul sağlandığında çalışacak aksiyonları Sağlandı dalına dizersiniz. Sağlanmadı dalı, koşulu bir zamanlar sağlayıp sonra bozan kayıtlar içindir; hatırlatma akışında çoğunlukla boş bırakılır. Kanvasta seçebileceğiniz on iki aksiyon var:
| Aksiyon | Ne yapar | Nerede koşar |
|---|---|---|
| Görev Oluştur | Kayıt sahibine, kayda bağlı görev açar (konu, tip, vade gün) | Uygulama + sunucu |
| Push Bildirimi | Telefona ya da tarayıcıya push gönderir | Sunucu |
| Bildirim Göster | Uygulama içi zil bildirimi (herkese ya da kayıt sahibine) | Uygulama + sunucu |
| E-posta Gönder | Kayıttaki e-posta adresine şablonlu ya da serbest metinli e-posta | Sunucu |
| Alan Güncelle | Tetikleyen kaydın alanını sabit değer, yer tutucu ya da formülle günceller | Uygulama + sunucu |
| İlişkili Kaydı Güncelle | Kaydın bağlı olduğu üst kaydı günceller (fırsatın şirketi gibi) | Uygulama + sunucu |
| Alt Kayıtları Güncelle | Kayda bağlı tüm alt kayıtları tek seferde günceller, en çok 200 | Uygulama + sunucu |
| Kayıt Oluştur | Başka bir objede kayıt açar ve bağ alanıyla bu kayda bağlar | Uygulama + sunucu |
| Sahip Ata | Kaydın sahibini bir kullanıcıya ya da kuyruğa atar | Uygulama + sunucu |
| Paylaşım Gönder | Kaydın zaman tünelinde paylaşım yapar | Uygulama + sunucu |
| Anket Gönder | Anketi e-postayla gönderir; adres yoksa gönderim görevi açar | Uygulama + sunucu |
| Webhook Çağır | Kaydı imzalı POST ile dış sisteme gönderir | Sunucu |
Listede olmayan iki şeyi de açıkça yazalım: SMS aksiyonu yoktur ve akış otomatik WhatsApp mesajı göndermez. WhatsApp tarafı tek tık modelinde çalışır: WhatsApp360 eklentisi kuruluysa kayıt sayfasındaki düğmeden hazır şablonu seçer, metni gerekiyorsa düzenler, WhatsApp'ta açarsınız ve gönderim kayda tamamlanmış bir WhatsApp aktivitesi olarak düşer. Akışın burada yapabileceği şey, o düğmeye basmayı hatırlatan görevi açmaktır. Bu ayrımı ve şablon mantığını WhatsApp ile müşteri takibi yazısında uzun uzun anlattık.
4. Zamanlı yol: ne zaman çalışsın
Hatırlatmanın kalbi burası. Zamanlı yol, Sağlandı dalı sağlandıktan sonra belirli bir süre geçince ya da bir tarih alanına göre çalışan aksiyon grubudur. İki şekilde kurulur:
- Tetikleyiciye göre: "3 gün sonra", "7 gün sonra". Bizim akışımızdaki ilk iki dokunuş böyle kurulu.
- Tarih alanına göre: "Kapanış Tarihi'nden 3 gün önce", "Giriş tarihinden 1 gün önce". Geçerlilik bitmeden yapılan son hatırlatma bu şekilde kurulur.
Zamanlı yolun en değerli özelliği zamanlama değil, koşulun yeniden kontrol edilmesi. Üçüncü gün geldiğinde motor önce koşullara tekrar bakar. Kuzey Yapı ikinci gün teklifi onayladıysa ve fırsat Kazanıldı'ya geçtiyse, üçüncü gün kimseye hatırlatma gitmez. Otomatik hatırlatmaların rezil olduğu klasik senaryo, tam olarak bu kontrolün olmadığı sistemlerde yaşanır.
Hazır şablonlardan başlayın
Kanvasın altındaki kütüphanede objeye göre hazır akışlar var; birine tıkladığınızda kanvasa yüklenir, koşulu ve mesajı kendinize göre değiştirip kaydedersiniz. Hatırlatma işine en yakın yedi tanesi:
| Şablon adı | Tetikleyici | Koşul | Aksiyon |
|---|---|---|---|
| Kapanış tarihinden 3 gün önce hatırlatma | Fırsat oluşturulduğunda | Koşul yok | Zamanlı yol: Kapanış Tarihi'nden 3 gün önce, sahibine push + arama görevi |
| 7 gün dokunulmayan aday → hatırlatma | Müşteri adayı oluşturulduğunda | Durum eşittir Yeni | Zamanlı yol: 7 gün sonra, kayıt sahibine push |
| 3 gün açık kalan talep → yöneticiye bildirim | Talep oluşturulduğunda | Durum eşit değildir Kapalı | Zamanlı yol: 3 gün sonra, herkese bildirim + sahibine push |
| Vadesi geçen faturalar → tahsilat görevi | Zamanlanmış, her sabah 09:00 | Vade geçmiş VE Durum eşit değildir Ödendi | Sahibine arama görevi + bildirim (kayıt başına bir kez) |
| Bu hafta kapanacak fırsatlar | Zamanlanmış, her sabah 09:00 | Kapanış önümüzdeki 7 gün içinde VE aşama Kazanıldı/Kaybedildi değil | Kayıt sahibine bildirim |
| Web'den gelen aday → 1 gün içinde arama | Müşteri adayı oluşturulduğunda | Kaynak eşittir Web | Yarın vadeli arama görevi + sahibine push |
| Vadesi geçen açık görevler → sahibine push | Zamanlanmış, her sabah 09:00 | Vade geçmiş VE görev tamamlanmamış | Kayıt sahibine push |
Zamanlanmış akışlarda dikkat edilecek tek şey var: motor hangi kayıtları işlediğini hatırlar ve kayıt başına bir kez tetikler. Vadesi geçmiş bir fatura için her sabah yeni bir görev açılmaz; koşulu bırakıp yeniden sağlayan kayıt tekrar işleme girer. Kaydetmeden önce Eşleşenleri Göster ile kaç kaydın etkileneceğini görebilir, gerekirse akışı elle bir kez çalıştırabilirsiniz.
Senaryo: Kuzey Yapı Malzemeleri, baştan sona
Yukarıdaki parçaları birleştirdiğimizde tek bir teklifin hikâyesi şöyle akar. (Tüm isimler ve rakamlar demo verisidir.)
- 1 Eylül, 14:20. Satış sorumlusu fırsat kaydındaki kalemlerden teklif belgesini üretir, PDF olarak gönderir ve aşamayı Teklif'e çeker. Akış tam bu anda tetiklenir; tutar 480.000 TL olduğu için 50.000 koşulunu geçer.
- 1 Eylül, 14:20. Sağlandı dalı çalışır: kayıt sahibine "Kuzey Yapı teklifini takip et" görevi açılır ve uygulama içi bildirim düşer. Görev fırsat kaydına bağlıdır, yani üzerine tıkladığınızda kalemler ve geçerlilik tarihi karşınızdadır.
- 4 Eylül, sabah. Üç günlük zamanlı yol çalışır. Motor önce koşullara yeniden bakar; aşama hâlâ Teklif olduğu için sahibine telefonundan push gider, müşteriye şablonlu hatırlatma e-postası çıkar ve "WhatsApp ile hatırlat" görevi açılır.
- 4 Eylül, 10:05. Satış sorumlusu görevden fırsat kaydına geçer, WhatsApp düğmesinden şablonu seçip mesajı gönderir. Gönderim kayda tamamlanmış aktivite olarak işlenir, böylece kimin ne zaman ne yazdığı kayıtta durur.
- 11 Eylül. İkinci zamanlı yol, kapanış tarihine yaklaşıldığı için son hatırlatmayı üretir: "Teklifin geçerliliği 1 Ekim'de doluyor, uzatmamı ister misiniz?"
- Her sabah 09:00. Zamanlanmış akış, kapanışı yaklaşan açık fırsatları tarar ve sahibine bildirim gönderir. Kuzey Yapı bu listede kaldığı sürece kimsenin unutması mümkün değildir.
Buradaki kazanç bir teklifte görünmez. Kazanç, aynı ritmin aynı anda açık olan otuz teklifte de eksiksiz işlemesidir. Satış360 tarafında fırsat, görev ve aktiviteler zaten aynı kayıtta durduğu için akış motorunun kuracağı tek şey zamanlamadır.
Hatırlatma sistemini bozan dört şey
| Hata | Sonucu | Yerine ne yapın |
|---|---|---|
| Koşulsuz akış | Her kayıt için hatırlatma üretilir, ekip gürültüden akışı kapatır | En az bir eşik koyun: tutar, aşama, kaynak ya da müşteri tipi |
| Her aksiyonu herkese göndermek | Bildirimler okunmadan kapatılmaya başlanır | Hedefi kayıt sahibi yapın; yöneticiye yalnızca eşiği aşan kayıtlarda gidin |
| Aynı gün üç kanal | Push, e-posta ve arama üst üste binince müşteri baskı hisseder | Kanalları zamanlı yollara dağıtın: 3. gün telefon, 7. gün yazılı |
| Koşu geçmişine hiç bakmamak | Şablon değişikliği ya da boş e-posta alanı sessizce akışı durdurur | Ayda bir Koşu Geçmişi'ni açın, hata satırı var mı bakın |
Ohana360'ta ne var, ne yok
Dürüst sınır çizmek, sonradan hayal kırıklığı yaşamaktan iyidir. Otomasyon sayfasında tamamı yazılı; hatırlatma işini ilgilendiren kısmı şu:
- Var: kayıt tetikli, zamanlanmış ve ekran akışları; on iki aksiyon; zamanlı yollar; koşullarda formül desteği (aritmetik, metin, tarih fonksiyonları ve canlı önizleme); on koşula kadar VE, VEYA ve özel mantık; hazır şablon kütüphanesi; her aksiyonun ne yaptığını yerinde anlatan Aksiyon Rehberi; koşu geçmişi; zamanlanmış akışlarda kayıt başına bir kez tetikleme.
- Yok: SMS aksiyonu ve otomatik WhatsApp gönderimi. WhatsApp kayıt sayfasından tek tıkla, şablon seçilerek gönderilir. Ayrıca e-Fatura ya da GİB entegrasyonu bulunmaz; sistemdeki fatura belgesi bilgilendirme amaçlıdır.
Akış motoru bütün paketlere dahildir, ek modül olarak satılmaz. Fırsat, görev ve aktivitelerin akış motoruyla birlikte nasıl göründüğünü kısa turda görebilirsiniz:
Kuracağınız ilk akış için tavsiyemiz sade: teklif sonrası üç günlük hatırlatmayı kurun, bir hafta çalıştırın, koşu geçmişine bakın. İkinci akışa ancak birincisi gerçekten işledikten sonra geçin.
Sık sorulan sorular
Otomatik müşteri hatırlatma sistemi nasıl kurulur?
Teklif takip hatırlatması için hangi aralık doğru?
Otomatik takip maili spam gibi görünür mü?
CRM otomasyon örnekleri olarak neyle başlamalıyım?
Ohana360 otomatik SMS ya da WhatsApp hatırlatması gönderiyor mu?
Hatırlamayı sisteme devredin
Kayıt tetikli akışlar, zamanlı yollar ve hazır şablonlar bütün paketlerde. Kurulum için kredi kartı gerekmez.
