CRM'de ekran akışı nasıl oluşturulur: bir fuar standının üç koltuğu

Ekran akışı, kullanıcıya birkaç ekranda yalnız gereken alanları soran ve sonunda kaydı kendisi oluşturan adım adım formdur. Ohana360'ta Kurulum > Akışlar'da üç kutuyla kurulur: hedef kayıt, ekranlar ve alanlar, bitiş mesajı. Kaydedilen akış + Hızlı Oluştur menüsünde görünür; Bitir'e basılınca durum, kaynak ve sahip gibi alanlar kendiliğinden dolar.

Ohana360, satış, servis ve finans kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; ekran akışı bu bulutta "doğru kaydı doğru alanlarla açtırma" aracıdır. Özellik listesi yerine tek bir akışa üç koltuktan bakıyoruz. Bursa'da ısı pompası ve kombi bayisi Nova Isı Sistemleri, İstanbul'daki üç günlük iklimlendirme fuarına stant açtı. Satış yöneticisi Selin Aydın akışı kurdu, satış temsilcisi Mert Kaya standta koşturdu, satış müdürü Hakan Demir fuardan sonra sonucu okudu. Standart Yeni Müşteri Adayı formu altı alan ve eklenen özel alanlardan oluşur; standta ayakta, bir elde telefonla bu formu kimse doldurmaz. Fuar akışı iki ekranda beş alan sorar, geri kalanını sistem yazar.

Ekran akışı nedir, normal kayıt formundan farkı ne?

Ekran akışı, bir objenin formunu ekranlara bölünmüş ve daraltılmış bir sihirbaza çeviren akış türüdür; kayıt formu ise objenin bütün alanlarını tek pencerede gösterir. Ohana360'ta üç akış türü vardır ve Kurulum'da + Yeni Akış'a basınca üçü de kart olarak çıkar: Kayıt Tetikli Akış kayıt oluşturulunca ya da güncellenince koşulları kontrol eder ve aksiyon çalıştırır, Zamanlanmış Akış her gün seçilen saatte sunucuda tarar, Ekran Akışı kullanıcıya adım adım form gösterir ve sonunda kayıt oluşturur. İlk ikisini otomatik hatırlatma rehberinde anlattık; bu yazı üçüncüsü.

Selin'in gözünden fark şudur: aday formunda Durum, Kaynak ve özel alanlar da sorulur, temsilci hangi değeri seçeceğini düşünür. Ekran akışında Durum sorulmaz, Yeni yazılır; Kaynak tek seçimdir; sahibi atama kuralı verir. Temsilci "hangi kaydı açacağım" diye düşünmez, menüden akışın adını seçer. Sihirbazın adı ve bitiş mesajı da işin diliyle yazılır: "Fuar Ziyaretçisi Kaydı" ve "Ziyaretçi kaydedildi. Fuardan sonra iki gün içinde aranacak."

Ekran akışı nasıl oluşturulur?

Ekran akışı Kurulum > Süreçler ve Otomasyon > Akışlar sayfasında + Yeni Akış ile açılan tür seçiminden Ekran Akışı seçilerek, üç kutuluk tek bir pencerede kurulur. Selin'in fuar akışı için doldurduğu kutular:

1. Hedef. "Oluşturulacak Kayıt" listesinde dört standart hedef vardır: Müşteri Adayı, Talep, Görev, Fırsat; Object Manager'da tanımlı özel objeler de listeye eklenir. Selin Müşteri Adayı'nı seçti. Hedef sonradan değiştirilirse ekranlar sıfırlanır, çünkü alan kataloğu objeye bağlıdır.
2. Ekranlar. İlk ekran "Adım 1" adıyla hazır gelir; başlığı yazılır, "+ Alan ekle" listesinden alan seçilir. Müşteri Adayı kataloğu beş alandır: Ad Soyad (zorunlu, yıldızlı), Şirket, E-posta, Telefon, Kaynak. Bir alan yalnız bir ekrana konabilir; eklenen alan diğer ekranların listesinden düşer. "+ Ekran Ekle" yeni ekran açar, "Adımı sil" birden çok ekran varken görünür. Selin iki ekran kurdu: "Ziyaretçi" (Ad Soyad, Şirket) ve "İletişim ve kaynak" (E-posta, Telefon, Kaynak).
3. Bitiş. Kayıt oluşunca gösterilecek mesaj; varsayılanı "Kayıt oluşturuldu." Selin fuar cümlesini yazdı.

Kaydet iki şey ister: akış adı ve en az bir ekranda en az bir alan. Kaydedilen akış Akışlar listesine Tür sütununda "Ekran", Obje sütununda "Müşteri Adayı", Tetikleyici sütununda "2 ekran • + Hızlı Oluştur", Aksiyonlar sütununda "Kayıt oluşturur" yazısıyla düşer. Soldaki Aktif kutusu akışı menüden anında kaldırır ya da geri koyar; fuar bitince Selin kutuyu kapattı, akış silinmedi. Diğer objelerin katalogları da sabittir: Talep için Konu (zorunlu), Öncelik, Kanal, Açıklama; Görev için Konu (zorunlu), Tip, Son Tarih; Fırsat için Fırsat Adı ve Şirket (ikisi de zorunlu), Tutar, Kapanış Tarihi. Hedef özel obje ise katalog Object Manager'daki alanlardan gelir, İlişki, Formül ve Rollup alanları hariç; seçim listesi alanları seçeneklerini aynı tanımdan alır. Seçim listelerinin kendisi özel alan rehberinde.

Ekran akışı nereden başlatılır?

Ekran akışı en kısa yoldan sağ üstteki + düğmesinden başlatılır: Hızlı Oluştur menüsünün en altındaki Ekran Akışları grubunda akış adıyla listelenir ve seçilince sihirbaz açılır. Mert fuarın ilk sabahı dizüstünde Satış360'ı açtı, + düğmesine bastı, "Ne oluşturmak istiyorsun?" kutusuna "fuar" yazdı ve Enter'a bastı; menü ok tuşlarıyla da gezilir. Aynı menünün iki yüzeyi daha vardır ve üçü aynı listeyi kullanır: alt yardımcı çubuktaki Hızlı Oluştur paneli ve Cmd/Ctrl+K komut paleti. Akış yalnız hedef objenin uygulaması açıkken görünür: Müşteri Adayı ve Fırsat hedefli akışlar Satış360'ta, Talep hedefli akışlar Servis360'ta, Görev hedefli akışlar her uygulamada listelenir. Satış360'ın bütün kayıt yapısı Satış360 sayfasında.

Selin iki yer daha hazırladı. Birincisi kayıt sayfası kartı: yönetici bir kayıt sayfasında dişli > Sayfayı Düzenle > Bileşen Ekle > Ekran Akışları'ndan aktif her akışı sağ kolona kart olarak ekler; kart "Adım: 2 • Hedef: Müşteri Adayı" satırı ve Başlat düğmesi taşır, varsayılan olarak gizlidir. Kayıt sayfasından başlatılan akış bağ alanını önceden doldurur: Şirket sayfasına eklenen fırsat hedefli bir akışta Şirket dolu gelir, özel obje hedefli akışta o kayda bakan İlişki alanı dolar ve yeni kayıt ilişkili listede görünür. Sayfa düzenleyicinin tamamı kayıt sayfası düzeni rehberinde. İkincisi Ana Sayfa: sağ üstteki dişliden Sayfayı Düzenle açılır, Bileşen Ekle menüsünde "Ekran akışı kartı" seçilir ve aynı kart ana sayfada durur.

Sihirbaz penceresinin başlığı akış adı ve "1/2" biçiminde adım sayacıdır; altında mor bir ilerleme çubuğu, ekran başlığı ve alanlar vardır. Metin alanı, sayı, tarih ve uzun metin düz kutudur; Kaynak, Öncelik, Kanal ve Tip seçim listesidir ve Kurulum > Seçim Listeleri'ndeki değerleri gösterir (Kaynak için Web, Referans, Telefon, Etkinlik); Fırsat'taki Şirket alanı tüm şirketleri listeleyen bir seçicidir. Alt satırda Geri, İptal ve İleri, son ekranda Bitir durur. Mert üç günde her ziyaretçi için aynı dört hareketi yaptı: +, "fuar", Enter, iki ekran.

Bitir'e basıldığında ne olur, hangi alanlar kendiliğinden dolar?

Bitir'e basıldığında sihirbaz önce bütün ekranlardaki zorunlu alanları denetler, sonra objeye göre varsayılan değerleri yazar ve kaydı normal yoldan oluşturur; bu yüzden doğrulama kuralları, atama kuralları ve kayıt tetikli akışlar aynen çalışır. Sıra şöyledir:

1. Zorunlu alan kontrolü. Yıldızlı bir alan boşsa alan adıyla bir uyarı çıkar (örneğin "Ad Soyad" zorunlu.) ve kayıt oluşmaz; kontrol son ekranda değil, bütün ekranlar için yapılır.
2. Varsayılanlar. Müşteri Adayı'nda Durum Yeni, Kaynak boş bırakıldıysa listedeki ilk seçenek yazılır. Talep'te Durum Yeni, Öncelik Orta ve sıradaki sekiz haneli talep numarası verilir. Görev'de tamamlanmadı işareti, Tip ilk tip ve Son Tarih yarın yazılır. Fırsat'ta Tutar sayıya çevrilir, Aşama ilk aşama (Araştırma) ve onun olasılığı, Kapanış Tarihi bugünden 30 gün sonrası olur.
3. Doğrulama kuralı. Kurulum'daki doğrulama kuralları kaydı denetler; ihlalde kayıt oluşmaz ve kural mesajı görünür. Sihirbaz yine kapanır ve bitiş mesajını da gösterir, bu yüzden "boş kalmasın" kontrolünü kuralla değil ekrandaki yıldızla yapmak daha güvenlidir.
4. Atama kuralı. Müşteri Adayı ve Talep'te ilk eşleşen atama kuralı sahibi yazar. Selin'in kuralı "Kaynak eşittir Etkinlik ise sahip Hakan Demir" idi; fuar adaylarının hepsi Hakan'a düştü.
5. Kayıt tetikli akışlar. Yeni kayıt o objedeki akışları Oluşturulduğunda olayıyla tetikler. Selin'in ikinci akışı "Kaynak Etkinlik ise iki gün sonraya 'Fuar ziyaretçisini ara' görevi oluştur" idi; her ziyaretçi için görev kendiliğinden açıldı.
6. Bitiş mesajı ve sekme. Mesaj bildirim olarak görünür ve uygulama hedef objenin sekmesine, burada Müşteri Adayları'na geçer. Özel obje hedefli akış sayfada kalır; kayıt sayfasından başlatıldıysa ilişkili liste kendini tazeler.

Fuardan sonra kayıtlar nasıl işlenir?

Fuar adayları, Kaynak alanı Etkinlik olan ve fuar günlerinde oluşturulmuş adaylar olarak tek liste görünümünde toplanır; Hakan Demir pazartesi sabahı bu görünümü açtı. Görünüm Kaynak eşittir Etkinlik ve oluşturma tarihi fuar aralığı filtreleriyle kaydedildi; liste görünümü rehberindeki sütun ve sıralama ayarları burada da geçerlidir. Atama kuralı her adayın sahibini Hakan olarak yazmıştı; aday ekranında Sahip alanı görünmediği için Hakan bunu görev listesinden anladı: akışın açtığı görev adayın sahibine düşer ve her ziyaretçi için iki gün sonraya kurulmuş bir arama görevi oradaydı; Mert'in standta yazdığı tek şey ad, şirket, e-posta, telefon ve kaynaktı.

İki iş elle kaldı. Birincisi mükerrerler: ekran akışı mükerrer kuralını çağırmaz, aynı kişi iki gün standa uğrayıp iki kez kaydedilmişse iki aday vardır; Hakan bunları listeden seçip Birleştir ile topladı, yöntemi mükerrer kayıt rehberinde. İkincisi dönüştürme: görüşmesi olumlu geçen adaylar Şirket, Kişi ve Fırsat'a dönüştürüldü. Hakan'ın bir de sorusu vardı: "Mert kaç kayıt açtı?" Ekran akışı koşu geçmişine iz bırakmaz; cevap her adayın Detaylar kartındaki Oluşturan alanındadır.

Dahil değil: ekran akışının yapmadıkları

• Standart objede alan kataloğu sabittir. Müşteri Adayı 5, Talep 4, Görev 3, Fırsat 4 alan. Object Manager'da eklenen özel alanlar, Durum, Aşama ve Sahip ekrana konamaz; özel objede ise İlişki, Formül ve Rollup dışındaki her alan eklenebilir.
• Yalnız kayıt oluşturur. Mevcut kaydı açıp güncellemez, bir koşuda iki kayıt (örneğin Şirket ve Kişi) açmaz.
• Koşullu ekran yok. Bir cevaba göre farklı ekran göstermez, ekran atlamaz; herkes aynı ekranları aynı sırayla görür.
• Alan varsayılanı yok. Ekrandaki alana hazır değer yazılamaz; yalnız kayıt sayfasından başlatılan akışta bağ alanı dolu gelir.
• Zorunlu dışında alan denetimi yok. E-posta biçimi ya da telefon uzunluğu kontrol edilmez; bunun için doğrulama kuralı gerekir ve kural ihlalinde sihirbaz yine kapanır.
• Mükerrer kuralı çalışmaz. Aynı e-postalı ikinci ziyaretçi uyarısız kaydedilir; temizlik sonradan Birleştir ile.
• Koşu geçmişine girmez. Akışlar listesinde "Son koşu" sütunu ekran akışında hep boştur; kim ne zaman koştu, kaydın Oluşturan ve oluşturma tarihi alanlarındadır.
• Yalnız arayüzden başlar. API, web formu ya da başka bir akış ekran akışını çağıramaz; sunucu tarafında ekran akışı yoktur.
• Alanlar sürüklenerek sıralanmaz. Alanlar ekrana eklenme sırasıyla görünür, ekranlar arası taşınmaz; sırayı değiştirmek için alan silinip yeniden eklenir.
• Aday ve talepte Sahip görünmez. Atama kuralı sahibi yazar, ama aday ve talep detayında ve liste sütunlarında Sahip alanı yoktur; sahibin işi görev listesinden izlenir.
• Talepte Kanal seçimi görünmez. Ekran akışının Kanal alanı talep kaydının Kanal alanına yazılmıyor; talep hedefli akışta Kanal, kayıt açıldıktan sonra düzenlenir.
• Fırsat'ta yalnız Şirket bağı. Kişi, kampanya ya da sahip seçilemez; Şirket seçici arama kutusu değil tam listedir, binlerce şirkette uzun bir listedir.

İlk ekran akışı kurulurken neler kontrol edilir?

Beş dakikalık bir kontrol listesi, ilk koşuda adsız kaydı ve yanlış sahibi önler. Selin'in listesi:

1. Zorunlu alan bir ekranda mı? Kaydet, zorunlu alan eklenmemiş akışa da izin verir; Ad Soyad ya da Konu ekranda yoksa kayıt adsız açılır.
2. Kaynak ekranda mı, yoksa varsayılan mı? Kaynak ekrana konmazsa listedeki ilk seçenek (Web) yazılır; fuar adayı Web görünür ve atama kuralı tutmaz.
3. Atama kuralı akıştan önce kurulu mu? Kural sonradan eklenirse önceki kayıtların sahibi değişmez.
4. Hedef objenin uygulaması açık mı? Müşteri Adayı akışı Satış360 dışında listelenmez; standtaki kişi doğru uygulamada olmalı.
5. Bitiş mesajı ne söz veriyor? "İki gün içinde aranacak" yazdıysanız iki günlük görev akışı da kurulu olmalı.
6. Fuar bitince Aktif kutusu kapatıldı mı? Pasif akış menüden kalkar, tanımı silinmez, bir sonraki fuarda açılır.