CRM'de mükerrer kaydı önlemek için eşleşme kuralı kurulur, var olanlar ise birleştirilir. Ohana360'ta Kurulum > Object Manager > Mükerrer Kontrolü sekmesinde obje başına alan seçip Uyar ya da Engelle modunu açarsınız; kural kayıt formunda ve içe aktarmada çalışır. Sızanları listede 2 ya da 3 kayıt seçip Birleştir ile tek kayda indirirsiniz.
Ohana360, satış, servis ve pazarlama kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; mükerrer kural ve birleştirme bu veritabanının ortak aracıdır. Aşağıda önce bir senaryo, sonra kuralın kurulumu, içe aktarma, birleştirme ve kuralın bilerek boş bıraktığı yollar var.
Mükerrer kayıt neden sorun olur?
Mükerrer kayıt, aynı müşterinin geçmişini iki ya da üç kayda böler ve raporlardaki her sayımı şişirir. Tek tek bakınca zararsız görünen bu tekrar, ekip büyüdükçe hangi kaydın doğru olduğunu kimsenin bilmediği bir duruma döner.
Bir senaryo: Elif Yıldız, lojistik firmasının satın alma sorumlusu. Pazartesi web sitenizdeki formu doldurdu ve müşteri adayı olarak geldi. Salı günü bir temsilci fuardan aldığı kartvizitle Elif'i kişi olarak elle girdi. Çarşamba ay sonu Excel listesi içe aktarıldı ve Elif üçüncü kez, bu sefer "E. Yıldız" olarak eklendi. Şimdi Elif'e ait iki görev bir kayıtta, açık talebi başka bir kayıtta, telefon numarası ise yalnız üçüncüsünde duruyor.
- Raporlar yanıltır. "Bu ay kaç yeni kişi geldi?" sorusu Elif'i üç kez sayar.
- İş bölünür. Görevi olan kayda bakan temsilci açık talebi görmez.
- Pazarlama iki kez gider. Bir kampanyaya iki kaydı birden eklenen kişi aynı e-postayı iki kez alır.
Mükerrer kuralı nasıl kurulur?
Mükerrer kuralı Kurulum > Object Manager'da obje seçilip Mükerrer Kontrolü sekmesinde kurulur: Aktif kutusu işaretlenir, eşleşme alanları seçilir ve mod belirlenir. Her obje için tek kural vardır ve değişiklik anında geçerli olur.
- Objeyi seçin. Object Manager'ın solundaki listeden Kişi, Şirket ya da Müşteri Adayı gibi objeyi açın.
- Mükerrer Kontrolü sekmesine geçin. Kural açıksa sekme adının yanında Açık rozeti görünür.
- Alanları seçin. Alan düğmeleri tıklandıkça maviye döner. Formül ve toplama gibi hesaplanan alanlar ile tarih alanları listede yer almaz.
- Modu seçin. Uyar (yine de kaydedilebilir) ya da Engelle.
Her yeni org'da üç kural hazır ve açık gelir: Şirket için Ad, Kişi için E-posta, Müşteri Adayı için E-posta. Üçü de Uyar modundadır. Eşleşme mantığı iki kurala dayanır:
- Seçilen alanların tamamı eşleşmelidir. Ad ve Telefon seçerseniz, iki alanın ikisi de aynı olan kayıt mükerrer sayılır; yalnız adı aynı olan sayılmaz.
- Boş alan eşleşmez. Yeni kayıtta kural alanlarından biri boşsa kontrol o kayıt için sonuç vermez. E-postası girilmemiş bir kişi, e-posta kuralına takılmaz.
Karşılaştırmadan önce değerin başındaki ve sonundaki boşluklar atılır, metin Türkçe kurala göre küçük harfe çevrilir; "ELIF@ORNEK.COM " ile "elif@ornek.com" aynı sayılır. Değerin içindeki farklar ise eşleşmeyi bozar: 0532 000 00 00 ile +90 532 000 00 00 iki farklı numaradır. Telefonla eşleşme kuracaksanız ekibe tek bir yazım biçimi belirleyin. Alan seçimini genişletmek için özel alan rehberindeki alan türleri burada da seçilebilir.
Uyar mı, Engelle mi: hangi mod ne zaman seçilir?
Uyar modu benzer kaydı gösterip kararı kullanıcıya bırakır, Engelle modu kaydı hiç oluşturmaz. Doğru seçim, eşleşme alanının gerçekten tekil olup olmadığına bağlıdır.
| Durum | Önerilen mod | Neden |
|---|---|---|
| Kişi ve müşteri adayında e-posta | Engelle | İki farklı kişinin aynı e-postayı kullanması nadirdir; ikinci kayıt neredeyse her zaman tekrardır |
| Şirkette ad | Uyar | Aynı adda iki farklı şube ya da iki farklı firma olabilir; kararı kullanıcı verir |
| Kişide ad | Kural kurmayın | Aynı adı taşıyan farklı insanlar çoktur; sürekli uyarı gelir ve ekip uyarıyı okumadan geçmeye alışır |
| Ad ve telefon birlikte | Uyar | İki alan birden tuttuğunda tekrar olasılığı yüksektir ama telefon yazım biçimi farklılaşabilir |
Uyar modunda form, eşleşen kayıtlardan en çok üçünün adını gösterir ve "Yine de kaydedilsin mi?" diye sorar. Engelle modunda "Mükerrer kayıt engellendi" uyarısı çıkar ve form açık kalır; kullanıcı mevcut kaydı bulup ona devam eder.
Mükerrer kontrolü hangi yollarda çalışır?
Mükerrer kontrolü yalnız iki yolda çalışır: kayıt formunda ve içe aktarmada. Kaydın geldiği diğer yollar, yani hızlı ekleme, satır içi düzenleme, web formu, özel obje formu ve API, kuralı okumaz.
Bu tablo pratikte şu anlama gelir: Elif'in web formundan gelen kaydı kurala takılmadan açılır. Web formunu yoğun kullanıyorsanız form kayıtlarını web formu rehberinde anlattığımız gibi tek bir listede toplayın ve haftada bir bu listeyi e-postaya göre sıralayıp tekrarları birleştirin. Müşteri adayını kişiye çevirirken de mevcut kişiyi kontrol edin; aday dönüştürme rehberi bu adımı ayrıntılı anlatıyor.
İçe aktarmada mükerrer satırlar nasıl yakalanır?
İçe aktarmada her satır kontrol adımında mevcut kayıtlarla karşılaştırılır ve eşleşen satır Mükerrer olarak işaretlenir. Aynı dosyanın içinde tekrar eden satırlar da ayrıca yakalanır, böylece aynı kişi bir Excel'de iki kez geçse bile tek kez aktarılır.
- Mevcut kayıtla eşleşme: objenin mükerrer kuralı kullanılır. Kural kapalıysa bu karşılaştırma yapılmaz.
- Dosya içi tekrar: zorunlu alanlara, zorunlu alan yoksa ilk eşlenen sütuna göre bakılır; aynı değer ikinci kez geçtiğinde sonraki satır Mükerrer olur.
- Karar sizde: Mükerrer satırlar varsayılan olarak aktarılmaz. Mükerrerleri de aktar kutusu işaretlenirse onlar da yeni kayıt olarak eklenir.
Eski bir sistemden taşınıyorsanız içe aktarmadan önce kuralları açmak en ucuz temizliktir; taşıma sırasını CRM geçişi rehberinde anlattık.
Mükerrer kayıtlar nasıl birleştirilir?
Mükerrer kayıtlar liste görünümünde 2 ya da 3 kayıt seçilip Birleştir düğmesine basılarak birleştirilir. Birleştir düğmesi Müşteri Adayları, Şirketler ve Kişiler listelerinde, yalnız 2 ya da 3 kayıt seçiliyken görünür.
- Ana kaydı seçin. Pencerenin üstünde her kayıt bir sütundur; Ana rozetini alan kayıt kalır.
- Farklı alanları işaretleyin. Pencere yalnız değeri kayıtlar arasında farklı olan alanları listeler. Her satırda kalacak değeri seçersiniz; boş değerler gri "(boş)" yazısıyla görünür.
- Boşluklar kendiliğinden dolar. Ana kayıtta boş olan ve sizin seçim yapmadığınız bir alan, diğer kayıtlardan dolu olanla doldurulur.
- Onaylayın. "Kayıt birleştirildi" bildirimi gelir, diğer kayıtlar geri dönüşüm kutusuna taşınır.
Bağlı kayıtlar kaybolmaz, ana kayda taşınır. Kişi birleştirmede talepler, kampanya üyelikleri, görevler, etkinlikler ve akış gönderileri taşınır. Şirket birleştirmede bunlara kişiler, fırsatlar, siparişler ve faturalar eklenir; pencere kaç bağlı kaydın taşınacağını birleştirmeden önce yazar. Senaryodaki Elif için sonuç tek kayıttır: telefon numarası, iki görev ve açık talep aynı sayfadadır.
Dahil değil: mükerrer kontrolünün yapmadıkları
- Benzerlik eşleşmesi yok. Karşılaştırma birebirdir; "Elif Yıldız" ile "E. Yıldız" ya da "Örnek Lojistik" ile "Örnek Lojistik Ltd. Şti." eşleşmez.
- Telefon ve adres normalize edilmez. Yalnız baştaki ve sondaki boşluk ile harf büyüklüğü yok sayılır; ara boşluk, ülke kodu ve noktalama fark yaratır.
- Obje başına tek kural. "E-posta ya da telefon" gibi alternatif kurallar kurulamaz; seçilen alanların tamamı eşleşmelidir.
- Tarih ve hesaplanan alanlar seçilemez. Formül ve toplama alanları ile tarih alanları eşleşme alanı olamaz.
- Beş giriş yolunda çalışmaz. Hızlı ekleme, satır içi düzenleme, web formu, özel obje formu ve API kuralı uygulamaz.
- Toplu tarama yok. Var olan kayıtlar arasındaki tekrarları listeleyen bir rapor ya da iş bulunmaz; liste görünümünde sıralayıp gözle bulursunuz.
- Birleştirme 3 kayıtla sınırlı ve üç objede. Yalnız Müşteri Adayı, Şirket ve Kişi listelerinde vardır; fırsat, talep ya da özel obje kayıtları birleştirilemez.
- Birleştirme geri alınmaz. Geri dönüşüm kutusundan geri yüklenen kayıt bağlı kayıtları olmadan döner. Kişide fırsatlar ve dosyalar taşınanlar arasında yoktur.
Mükerrer kayıtları uzun vadede nasıl az tutarsınız?
Mükerrer kayıtları az tutmanın yolu, kuralı en tekil alana kurmak ve kuralın çalışmadığı yolları düzenli bir temizlik rutiniyle kapatmaktır. Kural tek başına yetmez, çünkü kayıtların önemli bir kısmı formdan değil web formundan ya da içe aktarmadan gelir.
Uygulanabilir bir düzen: Kişi ve Müşteri Adayı için e-posta kuralını Engelle'ye alın, Şirket adı kuralını Uyar'da bırakın. Her cuma Kişiler listesini e-postaya göre sıralayıp yan yana gelen aynı adresleri birleştirin; bu işi tekrarlayan bir göreve bağlamak unutulmasını engeller. Satış kayıtlarının tamamı Satış360 içinde, ekip yetkileri ise kimin birleştirme yapabileceğini belirler; birleştirmeyi yalnız veri sorumlusuna bırakmak için kullanıcı yetkileri rehberine bakın.
