Karar verildi, yeni sistem seçildi, sözleşme imzalandı. Asıl iş şimdi başlıyor ve çoğu ekibin canını yakan kısım da burası: bir CRM geçişi bir yazılım kurulumu değil, bir taşınma projesidir. Hangi eşyanın gideceğine, hangisinin bodrumda kalacağına, kimin hangi gün taşınacağına ve eski evin anahtarının ne zaman teslim edileceğine karar vermek gerekir.
Bu yazı araç karşılaştırması değil. Hangi CRM'i seçeceğinize henüz karar vermediyseniz Salesforce alternatifi yazısı maliyet ve kapsam tarafını, CRM nedir yazısı ise temel kavramları anlatıyor. Buradaki konu, kararın verildiği andan sonraki üç hafta.
Anlatıyı somut tutmak için Sakarya'daki Serdivan Medikal'i izleyeceğiz: 24 kişi, medikal cihaz satışı ve teknik servisi, hastane ve özel klinik müşterileri. Lisanslı eski sistemlerinde 9.412 şirket kaydı, 14.870 kişi, 3.108 fırsat ve kırk bine yakın aktivite satırı duruyordu. Geçişi 18 iş gününde tamamladılar ve yeni sisteme bu kayıtların yarısından biraz fazlasını taşıdılar. (Demo verisi.)
Geçişin sırası: on adım, üç faz
Sıra önemlidir. Aşağıdaki listeyi baştan sona okumadan dosya hazırlamaya başlamayın; çoğu geçiş kazası, altıncı adımın dördüncü adımdan önce yapılmasından çıkar.
- Eski sistemden tam bir dışa aktarma alın. Henüz hiçbir şeye dokunmadan. Bu arşiv, geçiş boyunca dönebileceğiniz tek sabit noktadır.
- Taşınacak objelerin listesini çıkarın. Şirket, kişi, fırsat, talep, ürün. Her biri için tek cümlelik bir gerekçe yazın; gerekçe yazamadığınız obje taşınmaz.
- Ölü kayıtları ayıklayın. Fırsatı, aktivitesi ve açık işi olmayan, uzun süredir dokunulmamış hesaplar eski sistemde kalır.
- Mükerrerleri eski tarafta temizleyin. Birebir aynı isimler ve iletişim bilgisi boş satırlar Excel'de birkaç dakikada ayıklanır.
- Alan eşleme tablosunu yazın. Eski sütun adı, yeni alan adı, biçim kuralı. Üç sütunluk bir sayfa, sonraki bütün tartışmaları bitirir.
- Deneme aktarımı yapın. Elli satır. Oluşan kayıtları tek tek açın.
- Önce şirketleri, sonra kişileri ve fırsatları yükleyin. Bağlar isim üzerinden kurulduğu için sıra tersine dönemez.
- Pilot ekibi geçirin. Üç kişi, beş gün, gerçek işle.
- Tüm ekibi tek günde geçirin. Kademeli geçiş iki sistemde birden çalışmak demektir ve iki sistemde birden çalışmak, hiçbirinde çalışmamaktır.
- İlk hafta kontrol listesini uygulayın. Ölçmeden biten geçiş, üçüncü ayda eski tabloya geri döner.
Hangi veri taşınır, hangisi taşınmaz?
Geçişin en kötü kararı "her şeyi taşıyalım, ne olur ne olmaz" cümlesidir. Serdivan Medikal bu cümleyi kurmadı ve 9.412 şirket kaydının 5.938'ini taşıdı. Kalanlar: 1.284 birebir aynı isimli mükerrer satır ve 2.190 tane üç yıldır hiç dokunulmamış, hiç fırsatı olmayan hesap. Kişi tarafında 14.870 satırdan 2.115'i taşınmayan şirketlere bağlıydı, 1.287'sinde ne e-posta ne telefon vardı; yeni sisteme 11.468 kişi girdi. Fırsatlarda 3.108 kayıttan yalnız açık olanlar ve son on sekiz ayda kapananlar taşındı, toplam 1.640. Kırk bin aktivite satırı ise hiç taşınmadı.
Kural basit: yeni sisteme giren her kayıt, orada bir işe yaramak zorunda. Bir hesabın yeni sistemde işi varsa oradadır, yoksa arşivdedir. Eski aktivite geçmişi için de aynı şey geçerli; üç yıllık arama notlarını taşımaya çalışan ekipler haftalarını kaybeder ve sonunda kimsenin açmadığı bir yığın elde eder. Eski sistemi salt okunur bırakmak ya da tam bir dışa aktarma arşivi saklamak aynı güvenceyi bedava verir.
Mükerrerleri geçişten önce kapatmak
Mükerrer kayıt yeni sisteme girdikten sonra iki katı pahalıya temizlenir, çünkü artık ona bağlanmış kişiler, fırsatlar ve talepler vardır. Bu yüzden temizliğin kaba kısmı eski tarafta yapılır: aynı isimli satırlar, iletişim bilgisi boş satırlar, test amaçlı açılmış kayıtlar.
Geriye adı biraz farklı yazılmış çiftler kalır ve Ohana360 bunlar için iki kapı açar. Birincisi Object Manager > obje > Mükerrer Kontrolü: seçtiğiniz alanların tümü (boş olmayanlar) eşleşirse kayıt mükerrer sayılır, kayıt formunda uyarır ya da engeller, içe aktarmada ise satırı Kontrol adımında Mükerrer olarak işaretler ve varsayılan olarak atlar. Kural alanı olarak tarih alanları seçilemez. İkincisi aktarımdan sonrası: Şirketler, Kişiler ve Müşteri Adayları listelerinde iki ya da üç kaydı işaretleyip Birleştir düğmesine basarsınız. Açılan pencerede ana kaydı seçer, farklı değer taşıyan her alan için hangisinin kalacağını işaretlersiniz; ana kayıttaki boş alanlar diğerlerinden dolar, kaybedenler Geri Dönüşüm Kutusu'na gider ve şirket birleştirmesinde bağlı kişi, fırsat, talep, sipariş ve faturalar ana kayda taşınır.
Alan eşleme: eski sütun adından yeni alana
Alan eşleme, geçişin en sıkıcı ve en belirleyici adımı. Üç sütunlu bir sayfa açın: eski sütun adı, yeni alan, biçim kuralı. Eşleyemediğiniz her sütun için üç seçenek vardır ve üçü de meşrudur: yeni bir özel alan açmak, veriyi taşımamak, ya da veriyi başka bir alana katlamak.
Ohana360'ın içe aktarma ekranı kolon başlıklarını üç biçimde tanır ve hangisi gelirse gelsin kendi tahminini yapar: iç alan adı (name, amount, email), alışık olduğunuz API adı (StageName, CloseDate, AnnualRevenue, LeadSource) ya da Türkçe etiket (Şirket Adı, Tutar, Kapanış Tarihi). Tahmini Kolon Eşleme adımında satır satır düzeltebilirsiniz; her satırda başlık, dosyanın ilk satırından gelen örnek değer ve bir alan seçici durur. Eşlemediğiniz kolonlar yok sayılır, aktarımı engellemez.
Bir kolonu yanlış eşlerseniz ekran sizi ileri bırakmaz. Güncelleme yapıyorsanız Id kolonu eşlenmeden, ekleme yapıyorsanız zorunlu alanlar eşlenmeden ve aynı alana iki kolon eşlendiği sürece Devam düğmesi çalışmaz.
Tarih, telefon ve tutar: üç biçim tuzağı
Aktarım, tutar alanlarındaki para birimi simgesini ve ayraçları temizler; geri kalan her alanı dosyada ne yazıyorsa öyle yazar. Bu, üç tanıdık tuzak üretir.
| Tuzak | Ne olur | Çözüm |
|---|---|---|
| Tarih | 15.03.2026 biçimindeki tarih okunamaz, alan boş kalır | Excel'de kolonu Metin yapıp tarihleri 2026-03-15 biçiminde yazın |
| Telefon | Baştaki sıfır Excel tarafında silinir, numara eksik gelir | Telefon kolonunu içe aktarmadan önce Metin biçimine alın |
| Tutar | 412.000,00 gibi bir değer sıfıra düşer | Simgeyi ve binlik ayracı temizleyin, ondalık için nokta kullanın |
| Seçim listesi | "teklif" ile "Teklif" aynı sayılmaz, değer tutmaz | Doğru yazımı Object Manager'daki seçim listesinden kopyalayın |
| Sahip | Sahibi olmayan kayıt, paylaşım kurallarının dışında kalır | Sahip kolonunu eşleyin ya da aktarımdan sonra listeden toplu atayın |
Kim ne zaman geçer? Pilot ekip ve tek gün kuralı
Geçiş takviminin iki sorusu var ve ikisinin cevabı birbirine zıt görünür.
Pilot ekip: üç kişi, beş gün, gerçek işle. Serdivan Medikal'de pilot ekip bir saha temsilcisi, bir teknik servis sorumlusu ve bir yöneticiden oluştu. Bu kadro önemli, çünkü tek bir rolden seçilen pilot ekip yalnız kendi ekranının sorunlarını bulur. Beş günün sonunda pilot ekibin listesi on dört maddeydi: dokuzu alan adı düzeltmesi, üçü liste görünümü, ikisi gerçek veri hatası.
Tüm ekip: tek gün. Pilot dışındaki herkes aynı sabah geçer. Kademeli geçiş kulağa temkinli gelir ama pratikte iki sistemde birden çalışmak demektir, ve iki sistemde birden çalışan ekip üçüncü haftada hangisinin doğru olduğunu bilemez. Geçiş günü sabahı eski sistem yazmaya kapatılır, yeni kayıtlar yalnız yeni sistemde açılır.
Geçiş günü için iki pratik önlem: o güne büyük bir müşteri toplantısı ya da ay sonu kapanışı denk getirmeyin, ve ilk üç gün boyunca soruların toplandığı tek bir kanal açın. Soruların dağıldığı geçişlerde aynı soru altı kez cevaplanır.
Eski sistemi ne kadar açık tutmalı?
En sık yapılan iki hata birbirinin zıddı. Biri eski sistemi geçiş günü kapatmak, diğeri altı ay boyunca açık tutmak.
Dengeli yol şudur: geçiş günü eski sistem yazmaya kapatılır, okumaya altmış gün açık kalır. Bu pencere, aktarılmamış bir teklifi ya da eski bir yazışmayı aramak için fazlasıyla yeterlidir ve kimseye "eski sisteme geri dönme" kapısı bırakmaz. Altmış gün dolmadan önce eski sistemden tam bir dışa aktarma alıp arşivi şirket içinde saklayın; abonelik bitince o dışa aktarma düğmesi de gider.
Yeni taraftaki yedeğiniz için Ohana360'ta Kurulum > Veri Dışa Aktarımı var: tek ZIP, her obje için ayrı bir CSV, özel objeler, kullanıcı listesi, dosya listesi ve org yapılandırması. Günde en fazla on kez alınabilir ve dosyaların içeriği arşive girmez, files.csv yalnız listedir. Her büyük aktarımdan hemen önce bir tane alın.
Ohana360'ta içe aktarma ekranı adım adım
Ekran Kurulum > Veri İçe Aktarma altındadır ve üç adımdan oluşur. Hiçbir kayıt, üçüncü adımdaki sayıları görmeden oluşmaz.
| Adım | Ne yaparsınız |
|---|---|
| 1. Kaynak | Objeyi seçersiniz (Şirket, Kişi, Müşteri Adayı, Fırsat, Talep ya da özel objeleriniz) ve eylemi: yeni kayıt eklemek mi, Id kolonuyla eşleşenleri güncellemek mi. Dosyayı sürükleyip bırakır, seçer ya da hücreleri Excel'den kopyalayıp yapıştırırsınız. Başlıklarla başlamak isterseniz sağdaki panelden o objenin Excel ya da CSV şablonunu indirirsiniz. |
| 2. Kolon Eşleme | Her kolon için başlık, dosyanın ilk satırından bir örnek değer ve bir alan seçici görürsünüz. Sistem tahminini önceden doldurur, siz düzeltirsiniz. Eksik ya da çakışan eşleme varsa uyarı kutusu çıkar ve ileri gidemezsiniz. |
| 3. Kontrol ve Aktar | Dört sayı karşınıza çıkar: toplam satır, Geçerli, Mükerrer, Hatalı. Her kutu aynı zamanda bir filtredir, üzerine basınca alttaki tablo o satırları gösterir. Hata satırları nedenini yazar: Zorunlu alan eksik, Id bulunamadı, Doğrulama ya da Mükerrer. Düğmenin üzerindeki sayı gerçekte kaç satırın yazılacağını söyler. |
Aktarımdan sonraki ekran kaç kaydın eklendiğini, kaç satırın atlandığını gösterir ve Atlanan satırları indir düğmesi atlanan her satırı nedeniyle birlikte bir Excel dosyası olarak verir. Pratikte geçişin en verimli döngüsü budur: yükle, atlananları indir, dosyada düzelt, tekrar yükle. Mükerrer satırları bilerek almak isterseniz Mükerrerleri de aktar kutusunu işaretlersiniz.
Doğrulama kurallarınız aktarımda da geçerlidir; kuralınıza takılan satır Hatalı sayılır ve yazılmaz. Geçiş sırasında geçici olarak gevşetmek isteyebilirsiniz, ama gevşettiğiniz kuralı geri açmayı ilk hafta kontrol listesine yazın.
Dahil değil: içe aktarmanın yapmadıkları
- Aktivite, not, e-posta ve dosya aktarılmaz. İçe aktarma ekranı kayıt objeleriyle çalışır; görev, etkinlik, not, ek belge ve e-posta geçmişi için bir kanal yoktur. Eski sistemin aktivite arşivi ya salt okunur kalır ya da dışa aktarma dosyası olarak saklanır.
- Oluşturulma tarihi korunmaz. Aktarılan her kaydın oluşturulma tarihi aktarım günü, oluşturan kullanıcısı da aktarımı yapan yönetici olur. Eski tarihi saklamak istiyorsanız önce bir özel alan açıp oraya eşleyin.
- Akışlar ve atama kuralları toplu eklemede çalışmaz. Standart objelere yeni kayıt eklerken kayıt oluşturma akışları ve atama kuralları devreye girmez. Bin bildirimden kurtulursunuz, ama sahipleri elinizle atamanız gerekir. Güncelleme aktarımında ve özel objelere aktarımda akışlar satır satır çalışır.
- İçe aktarma Denetim Günlüğü'ne yazılmaz. Dışa aktarmalar günlüğe düşer, içe aktarmalar düşmez. "Bu kayıtlar sisteme ne zaman ve kim tarafından girdi?" sorusunun cevabını kendi geçiş notunuzda tutun.
- Geri alma düğmesi yoktur. Yanlış aktarımı toplu silerek geri alırsınız, ama Geri Dönüşüm Kutusu son yüz kaydı tutar. Beş yüz satırlık bir hatanın tamamı geri gelmez.
- Birleştirme aynı anda en çok üç kayıt alır. Ve yalnız Şirket, Kişi ve Müşteri Adayı listelerinde vardır. Dört nüshalı bir kayıt iki turda kapanır, fırsat ve talep tarafında mükerrer birleştirme yoktur.
- Şirket bağı isim dışında bir anahtarla kurulmaz. Vergi numarası ya da eski sistem kodu üzerinden eşleme yoktur; şirket adı birebir tutmalıdır.
Geçişten sonraki ilk hafta: kontrol listesi
Geçişin başarısı canlıya alındığı gün değil, onuncu gün belli olur. Aşağıdaki liste yöneticinin ilk haftasıdır.
| Gün | Kontrol | Süre |
|---|---|---|
| 1 | Kayıt sayılarını obje obje eski sistemle karşılaştırın: şirket, kişi, fırsat, talep. Fark varsa nedeni aynı gün bulunur | 20 dakika |
| 2 | Rastgele yirmi kayıt açın ve alanların doğru yere düştüğünü gözünüzle görün; özellikle tarih ve tutar alanlarına bakın | 30 dakika |
| 3 | Sahibi boş kalan kayıtları listeden filtreleyip toplu sahip atayın; sahipsiz kayıt paylaşım kurallarının dışında kalır | 25 dakika |
| 4 | Mükerrer Kontrolü'nü açın ve kalan çiftleri Birleştir ile kapatın; ikişer üçer, aceleye getirmeden | 40 dakika |
| 5 | Aşama ve seçim listesi alanlarını bir raporla dökün: boş ya da beklenmedik değer kalmış mı | 30 dakika |
| 6 | Aktarım için kapattığınız akışları ve gevşettiğiniz doğrulama kurallarını geri açın; listeyi geçiş notunuzdan okuyun | 20 dakika |
| 7 | Kurulum > Veri Dışa Aktarımı'ndan ilk temiz yedeği alın ve ekibe tek bir soru sorun: bu hafta hangi kaydı bulamadınız | 15 dakika |
İkinci haftanın sonunda tek bir sayıya bakın: ekibin kaç kaydı yeni sistemde açtığı. Serdivan Medikal'de bu sayı ilk hafta 61, ikinci hafta 148 oldu. Yükselmiyorsa sorun veride değil, alışkanlıkta ve alışkanlık ancak eski sistem gerçekten kapalıyken değişir.
Veri temizlendikten sonra sıradaki adım onu anlamlı gruplara ayırmaktır; müşteri segmentasyonu yazısı temiz bir listeden nasıl çalışan bir segment çıktığını anlatıyor. Geçişi bir tablodan yapıyorsanız Excel ile müşteri takibi yazısı sütun düzenini içe aktarmaya uygun hale getiriyor.
Sık sorulan sorular
Eski CRM'deki bütün geçmişi yeni sisteme taşımak şart mı?
Mükerrer kayıtları geçişten önce mi, sonra mı temizlemeli?
Ohana360'ın içe aktarma ekranı hangi dosyaları ve hangi kayıtları kabul eder?
İçe aktarma otomasyonları tetikler mi, ekip bildirim yağmuruna tutulur mu?
Yanlış giden bir aktarımı geri almanın yolu var mı?
Eski sistemin aboneliğini ne zaman iptal etmeli?
Taşınmadan önce bir kez deneyin
Elli satırlık bir dosyayla başlayın, kolonları eşleyin, kontrol ekranındaki sayıları okuyun. Geçişin nasıl gideceğini on beş dakikada görürsünüz.
