CRM'de silinen kayıt nasıl geri getirilir: altı senaryoluk kurtarma tatbikatı

CRM'de silinen bir kayıt Ohana360'ta Kurulum > Geri Dönüşüm Kutusu'ndan tek tıkla geri yüklenir. Kutu en yeni 100 satırı tutar, süre sınırı yoktur. Kutuya sığmayan silmeler ve yanlış toplu değişiklikler için gece alınan yedekten org geneli geri dönülür; yedekler 7 gün saklanır, tek kayıt seçilemez.

Ohana360, satış, servis ve finans kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; bu yüzden kurtarma da kayıt türüne göre değil, sorunun türüne göre işler. Özellikleri ayar ayar saymak yerine bir tatbikat tutanağı yazdık. Kaya Soğutma, Konya'da ticari soğutma ekipmanı satan kurgusal bir firmadır. Yönetici Elif Aksoy, gerçek bir kaza beklemeden altı senaryoyu deneme org'unda sırayla denedi; temsilci Can Yıldız silmeleri yaptı. Kayıt sayıları örnektir, sınırların hepsi Ohana360'ın kodundan alınmıştır.

Ohana360'ta silinen kayıt nerede durur?

Ohana360'ta silinen kayıtlar Kurulum'un üstündeki ayrı sekmede duran Geri Dönüşüm Kutusu'na gider ve Silinen Kayıt, Nesne, Silinme Zamanı, Silen, Birlikte Silinen sütunlarıyla listelenir. Liste tam bir liste görünümüdür: arama, süzgeç ve toplu seçim çalışır. Kutuya şirket, kişi, müşteri adayı, fırsat, talep, görev, etkinlik, özel obje kayıtları ve sektörel uygulama kayıtları (dava, hasta, rezervasyon, Commerce360 siparişi ve ürünü, bülten gibi) düşer.

Listeyi yalnız Yönetici rolü dolu görür. Uygulamayı Özelleştir ya da Tüm Verileri Değiştir yetkisi olan kullanıcı sekmeyi açabilir, ama satırları göremez. REST API ile yapılan silmeler de aynı kutuya düşer.

Altı kurtarma senaryosunda ne döndü, ne dönmedi?

Kaya Soğutma tatbikatında altı senaryonun dördü bir katmandan döndü, fatura elle yeniden girildi, dosya hiç dönmedi; yalnız şirket silme iz bırakmadan kapandı. Tutanak her senaryonun nereden kurtarıldığını gösteriyor:

1. Tek müşteri adayı. Can yanlış satırda Sil'e bastı, onay penceresini geçti. Elif kutuda Silen sütununu Can'a süzdü, Geri Yükle'ye bastı. Kayıt aynı kimlikle listeye döndü. Ancak silme anında kayda bağlı görevin bağlantısı boşalmış, akış gönderileri silinmişti; görev durur ama artık kayda bağlı değildir ve gönderiler dönmez.
2. Bir şirket. Şirket silinirken pencere "Bağlı 3 kişi, 2 fırsat ve 1 talep de silinecek" diye uyardı. Kutuda tek satır oluştu, Birlikte Silinen sütununda "3 kişi, 2 fırsat, 1 talep" yazdı. Geri Yükle hepsini, fırsat kalemleriyle birlikte döndürdü.
3. 140 müşteri adayı. Toplu silme kutuya 100 satır bıraktı; kalan 40 aday ve kutuda önceden duran iki satır uyarısız düştü. Elif 100'ünü toplu seçip Geri Yükle ile döndürdü. Kalan 40 için pazartesi üretilen haftalık arşivi indirdi, data/leads.csv dosyasından o satırları ayırıp Veri İçe Aktarma ile yükledi. Kayıtlar yeni kimlik ve yeni oluşturma tarihiyle geldi; pazartesiden sonra açılan adaylar arşivde yoktu.
4. 260 fırsat, yanlış toplu güncelleme. Aşama alanı toplu işlemle Kaybedildi yapıldı. Silme olmadığı için kutu boştu; değişiklik geçmişi eski değerleri gösterir ama geri almaz. Elif Yedekler ve Geri Dönüş kartında o sabahki Gece yedeğini seçip Bu noktaya dön'e bastı. Fırsatlar döndü; gece yedeğinden sonra herkesin girdiği her şey de gitti.
5. Bir fatura. Fatura silinince ekran "kutuya taşındı" demedi, çünkü taşınmadı. Tek bir fatura için bütün org'u geri çevirmek orantısız bulundu; Elif faturayı yedeğin indirilen JSON dosyasına bakarak elle yeniden girdi.
6. Bir dosya. Kayda bağlı bir teklif PDF'i silindi. Satırı, bağlantısı ve diskteki içeriği birlikte kaldırıldı. Bu senaryoda arayüzde kurtaran katman çıkmadı; Denetim Günlüğü'nde yalnız kimin sildiği göründü.

Geri dönüşüm kutusu kaç kayıt tutar ve ne zaman boşalır?

Ohana360 Geri Dönüşüm Kutusu en yeni 100 satırı tutar ve süreyle boşalmaz; bir satır ancak yeni silmeler onu 100'ün dışına ittiğinde ya da biri Kalıcı Sil veya Kutuyu Boşalt dediğinde gider. Bunun üç sonucu var:

• Düşme uyarısızdır. 101. satır geldiğinde en eski satır kaybolur, ekranda bildirim çıkmaz. 140 kayıt silindiğinde de ekran "140 kayıt geri dönüşüm kutusuna taşındı" der; o mesaja güvenmeyin, kutuyu açıp sayın.
• Toplu silme kutuyu da temizler. 100'den fazla kaydı tek seferde silmek, sığmayanları ve kutuda duran bütün eski satırları birlikte düşürür. 100 kayıttan büyük bir silmeden önce mutlaka yedek alın.
• Birleştirme de kutuya yazar. Mükerrer kayıt birleştirmede elenen kayıtlar kutuya düşer. Geri yüklenirse kayıt döner, ama ana kayda taşınan görevler ve talepler orada kalır.

CRM yedeği nasıl alınır ve kaç gün saklanır?

Ohana360'ta yedek, org'un tüm kayıtlarının ve yapılandırmasının anlık kopyasıdır; her gece otomatik alınır ve 7 gün tutulur, elle alınanların son 10'u saklanır. Ekran Kurulum > Veri Modeli > Veri Dışa Aktarımı'ndaki Yedekler ve Geri Dönüş kartıdır.

1. Yedek al. Düğmeye basın, isteğe bağlı bir not yazın ("toplu fiyat güncellemesi öncesi" gibi). Ekran "Yedek alındı" ve kayıt sayısını gösterir. Saatte en çok 20 elle yedek alınır.
2. Listeyi okuyun. Sütunlar Tarih, Tür, Not, Kayıt, Boyut, Alan. Tür üç değer alır: Elle, Gece, Geri dönüş öncesi. Liste en yeni 40 satırı gösterir.
3. İndirin. İndir düğmesi yedeği tek JSON dosyası olarak verir; Veri Dışa Aktarımı yetkisi (exportZip) yeterlidir. Bu dosya okumak içindir: sisteme geri yükleyen bir ekran yoktur, yalnız sunucuda duran yedeğe dönülebilir.
4. Geri dönün. Bu noktaya dön ve Sil düğmeleri yalnız Yönetici'de görünür. Sistem önce Geri dönüş öncesi yedeğini alır (son 5'i saklanır), sonra org'u o hâle çevirir, org'a "Yedekten geri dönüldü" bildirimi gönderir, açık sekmeler yenilenir. İşlem Denetim Günlüğü'ne yazılır. Saatte en çok 5 geri dönüş yapılır; API anahtarı ya da uygulama oturumuyla geri dönüş reddedilir.

Dikkat edilecek ayrıntı: geri dönüş yalnız kayıtları değil, yedekteki yapılandırmayı da geri getirir. Yedekten sonra eklenen özel alan, akış ya da rapor da gider. Değişikliklerin kaydını tutan değişiklik geçmişi ise kim neyi değiştirdi sorusunu cevaplar, geri alma yapmaz.

Dört koruma katmanı arasındaki fark nedir?

Ohana360'ta dört ayrı koruma katmanı vardır ve her biri farklı bir iş görür: kutu tek silmeyi, yedek toplu hatayı, ZIP dışarı alınan kopyayı, sunucu yedeği de felaket kurtarmayı karşılar. Hangisinin neyi kapsamadığı aynı derecede önemlidir:

Sunucu yedeği, bütün veritabanının her gece 03:30'da (UTC) alınan ve son 7 kopyası tutulan kopyasıdır, sunucu dışı bir kopyası da vardır. Bu katman altyapı içindir; org kullanıcısının seçip geri yükleyebileceği bir ekranı yoktur. Bu nedenle gündelik kurtarma planı ilk üç katmana göre yapılır. Gece yedekleri ve tam dışa aktarma her plana dahildir; planlar fiyatlandırma sayfasında.

CRM verileri Excel'e nasıl dışa aktarılır?

Ohana360'ta tüm veriler Kurulum > Veri Modeli > Veri Dışa Aktarımı'ndaki Şimdi Dışa Aktar (ZIP) düğmesiyle tek arşiv olarak iner; her obje ayrı CSV dosyasıdır ve Excel Türkçe karakterleri doğru okur. Ayrıca sunucu her pazartesi aynı arşivi kendiliğinden üretir, son 4 hafta aynı sayfada durur.

Günde en çok 10 dışa aktarma yapılır. Bu sayıma yedek ve haftalık arşiv indirmeleri de girer, çünkü hepsi Denetim Günlüğü'ne aynı eylemle yazılır. Arşivdeki CSV kolon başlıkları iç alan adlarıdır; Veri İçe Aktarma bunları tanır. İçe aktarma ayrıntıları CRM geçişi rehberinde, kişisel veri talepleriyle ilişkisi KVKK uyumlu CRM yazısında.

Dahil değil: yedek ve kutunun yapmadıkları

• Her silme kutuya gitmez. Pazarlama kampanyası, e-posta şablonu, segment, Finans siparişi, fatura, bilgi bankası makalesi, rapor ve dashboard doğrudan silinir. Ürün, çalışan ve ankette silinen ekran belirleyicidir: listeden silinirse kutuya gitmez, kayıt sayfasından silinirse gider. Masraf, izin ve iş başvurusu kayıt sayfasından silinir ve kutuya gider.
• Dosya kurtarma yok. Silinen dosyanın içeriği diskten kaldırılır; ayrıntılar dosya yönetimi rehberinde.
• Kısmi geri dönüş yok. Yedekten tek kayıt, tek obje ya da tek alan seçilemez; dönüş org genelidir.
• Bağlantılar geri kurulmaz. Kutudan dönen kaydın görev ve etkinlik bağlantıları boş kalır, akış gönderileri dönmez.
• İndirilen yedek yüklenemez. JSON dosyasını ya da ZIP arşivini tek hamlede sisteme geri yükleyen bir ekran yoktur. CSV satırları Veri İçe Aktarma ile yeni kayıt olarak girer.
• Kullanıcılar, sohbet ve denetim günlüğü yedekte yok. Geri dönüş bunlara dokunmaz.
• Süre seçilemez. Gece yedeklerinin 7 günü, elle yedeklerin 10 adedi ve kutunun 100 satırı org başına değiştirilemez.
• Dış depoya gönderim yok. Haftalık arşiv kendi Google Drive, Dropbox ya da S3 alanınıza otomatik kopyalanmaz; elle indirilir.
• Kutu işlemleri günlüğe düşmez. Geri yükleme, Kalıcı Sil ve Kutuyu Boşalt Denetim Günlüğü'ne ayrı satır yazmaz.
• Bu yazı hukuki tavsiye değildir. Yedekler silinen kişisel veriyi de içerebilir: elle alınan yedek süreyle değil adetle düşer, silme talebinden sonra eski elle yedekleri kontrol edin.

Kurtarma planı için hangi beş kararı verin?

Elif tatbikattan sonra ekibe beş maddelik bir not gönderdi:

1. Toplu işlemden önce Yedek al. 100'den fazla kaydı silen ya da değiştiren her işlemden önce bir not yazarak elle yedek alın.
2. Kutuyu sık kontrol edin. Süre sınırı olmaması güvenlik sanılmasın; 100 satırlık sınır yoğun bir haftada çabuk dolar.
3. Silme hakkını daraltın. Profillerde silme iznini yalnız gereken kişilere bırakın; rol ve yetkiler kullanıcı yetkileri rehberinde.
4. Haftalık arşivi dışarı alın. Ayda bir son arşivi indirip şirket içi bir yerde saklayın. Yalnız son 4 hafta sistemde durur.
5. Önemli belgenin kopyası dışarıda olsun. Sözleşme ve teklif PDF'lerinin kaynağı CRM dışında da dursun. Satış ekibinin kayıt düzeni Satış360, servis talepleri Servis360 sayfasında.