CRM'de dosya ve belge yönetimi: bir sözleşmenin yüklemeden silinmeye kadar yolculuğu

CRM'de dosya yönetimi, belgeyi ilgili kaydın Dosyalar kartından yüklemek ve aynı dosyayı gereken diğer kayıtlara kopyasız bağlamaktır. Ohana360'ta her kayıt sayfasında bir Dosyalar kartı vardır; dosya başına sınır 100 MB, org başına toplam alan 5 GB'tır. Dosyalar tek bir ortak kitaplıkta durur, kimin baktığı ve indirdiği erişim geçmişine yazılır.

Ohana360, satış, servis ve pazarlama kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur ve dosya kitaplığı çekirdeğin parçasıdır: şirket, kişi, müşteri adayı, fırsat, talep, kampanya, sipariş, fatura, sektör uygulamalarının kayıtları ve kendi kurduğunuz özel objelerin hepsinde aynı Dosyalar kartı çalışır. Aşağıda tek bir belgenin yolunu izliyoruz: Atlas Yapı'nın genel müdürlük ofis mobilyası fırsatı için imzalanan hizmet sözleşmesi. Satıştan Selin Arı onu yüklüyor, finanstan Emre Koç kendi kaydında kullanıyor, yönetici Cem Demir kimin baktığını denetliyor. Şema altı durağı özetliyor, sonraki başlıklar her birini anlatıyor.

Belgeler neden e-postada değil CRM kaydında durmalı?

Belge kayıtta durduğunda, o müşteriyle çalışan herkes onu aynı yerde ve son haliyle bulur. Sözleşme Selin'in gelen kutusunda kalsaydı, fatura kesen Emre ya sözleşmeyi isteyip beklerdi ya da eski bir taslağa bakardı; Selin izne çıktığında belge onunla birlikte giderdi.

Kayda bağlı belgenin üç somut getirisi vardır. Birincisi bağlam: sözleşme, fırsatın tutarı, aşaması ve görüşme geçmişiyle aynı ekranda okunur. İkincisi yetki: belgeyi kimin görebileceği kaydın görünürlüğünü izler, ayrı bir paylaşım ayarı gerekmez. Üçüncüsü iz: kişisel veri içeren bir belgeye kimin baktığı sonradan sorulabilir, cevap kayıtta yazılıdır. Bu üçüncüsü, KVKK uyumlu CRM rehberinde anlatılan hesap verebilirlik ilkesinin dosya tarafıdır.

1 Ekim: Kayda dosya nasıl eklenir?

Kayda dosya, kaydın sağ kolonundaki Dosyalar kartının başlığındaki + Dosya Yükle bağlantısıyla eklenir; seçilen her dosya org kitaplığına yüklenir ve aynı anda o kayda bağlanır. Selin sözleşmenin imzalı PDF'ini müşteriden aldığı gün fırsat kaydını açar ve şu adımları izler.

1. Fırsat kaydını açın, Dosyalar kartını bulun. Kart masaüstünde sağ kolondadır; Ohana360 mobil uygulamasında kaydın altındaki akordeonda Dosyalar başlığıyla açılır.
2. + Dosya Yükle'ye basın, dosyaları seçin. Seçicide birden çok dosya işaretlenebilir; her biri sırayla yüklenir, biri hata verirse diğerleri devam eder. Tür sınırı yoktur: PDF, görsel, Excel, Word, sunum, ses, video, arşiv yüklenebilir.
3. Boyutu kontrol edin. Tek dosya en fazla 100 MB olabilir. Daha büyük dosya yüklenmeden reddedilir ve ekranda dosya adıyla birlikte uyarı çıkar.
4. Satırı kontrol edin. Kartta dosya adı, indirme simgesi, boyut ve yükleyenin adı yazar. Ada tıklamak dosyanın kendi kayıt sayfasını açar.

Kartın başlığında iki yol daha vardır: Kitaplıktan, org'da zaten duran bir dosyayı bu kayda bağlar; Drive, Google Drive'dan seçilen dosyayı referans olarak bağlar. Kayıt sayfasındaki Paylaşımlar kartında bir gönderiye dosya iliştirmek de aynı sonucu verir: dosya kitaplığa yüklenir ve bu kartta görünür. Ekip içi yazışmanın kendisini ekip içi iletişim rehberi anlatıyor.

Aynı dosya birden fazla kayda nasıl bağlanır?

Aynı dosya, ikinci kaydın Dosyalar kartında Kitaplıktan seçilerek bağlanır; kopya oluşmaz, dosya kitaplıkta tek satır kalır ve Bağ Sayısı bir artar. Sözleşme yalnız fırsatı değil, Atlas Yapı şirket kaydını da ilgilendirir: bir yıl sonra yenileme konuşulurken fırsat kapanmış olacak, şirket kaydı duracaktır.

Selin şirket kaydını açar, Kitaplıktan'a basar ve arama kutusuna "Atlas" yazar. Liste ada göre süzülür, en çok sekiz sonuç gösterir ve bu kayda zaten bağlı dosyaları dışarıda bırakır. Sözleşmeye tıklar, "Bağ eklendi." bildirimi gelir. Aynı işi dosyanın kendi sayfasından da yapabilirsiniz: Bağlı Kayıtlar bölümünde önce obje, sonra kayıt seçip + Bağ Ekle dersiniz. Bağlanabilen objeler şirket, kişi, aday, fırsat, talep, görev, kampanya, sipariş, fatura, bilgi bankası makalesi, sektör uygulamalarının ana kayıtları ve özel objelerdir.

2 Ekim: Aynı belge iki kez yüklenirse ne olur?

Aynı içerik org'da ikinci kez yüklenirse Ohana360 yeni dosya açmaz; mevcut dosyayı tanır ve yükleme yapılan kayda bağlar. Emre ertesi gün faturayı keserken sözleşmeyi kendi bilgisayarındaki kopyadan fatura kaydına yükler. Kart "zaten kitaplıkta vardı, mevcut dosya bu kayda bağlandı" der ve sözleşmenin Bağ Sayısı üç olur.

• Eşleşme içeriğe bakar, ada değil. Dosyanın adı "Sozlesme_son.pdf" olsa da içerik ve boyut aynıysa aynı dosyadır. Tek bir sayfası değişmiş revize sürüm ise yeni bir dosyadır.
• Depolama bir kez harcanır. Üç kayıtta görünen 2.4 MB'lık sözleşme kotadan 2.4 MB düşer, 7.2 MB değil.
• Özel dosyalar eşleşmez. Başkasının Özel kapsamlı dosyasıyla aynı içerik yüklenirse, o dosyanın varlığı sızmasın diye ayrı bir kopya açılır.

Kayıtların kendisinde mükerrer oluşmasını engellemek ayrı bir konudur; mükerrer kayıt rehberi şirket, kişi ve aday için kuralları anlatıyor.

CRM'deki belgeleri kimler görebilir: Genel, Özel ve Şirket Dosyası nedir?

Bir dosyayı kimin görebileceğini kapsamı belirler: Genel dosya bağlı olduğu kayıtların görünürlüğünü izler, Özel dosyayı yalnız yükleyen görür, Şirket Dosyası org'daki herkese açıktır. Kayıttan yapılan yüklemeler Genel kapsamla başlar; Dosyalar sekmesinden yüklerken araç çubuğundaki açılır listeden kapsam seçilir.

Selin'in sözleşmesi Genel kapsamdadır. Bu, Atlas Yapı fırsatını, şirketini ya da faturasını görebilen herkesin dosyayı görmesi demektir; bu üç kaydın hiçbirini göremeyen bir satış temsilcisi dosyayı kitaplıkta göremez, doğrudan bağlantıyla da indiremez. Denetim sunucuda yapılır. Kaydı kimin görebileceğini belirleyen profil ve paylaşım ayarları kullanıcı yetkileri rehberinde anlatılıyor.

Kapsam sonradan dosyanın kendi sayfasındaki Kapsam kutusundan değiştirilir. İki sınır vardır: bir dosyayı Özel'e yalnız onu yükleyen kişi çekebilir, Şirket Dosyası kapsamını yalnız yönetici verebilir. Org'un iş sözleşmesi şablonu, ürün kataloğu ya da fiyat listesi gibi herkesin görmesi gereken belgeler Şirket Dosyası için yapılmıştır.

Belge indirmeden CRM içinde nasıl önizlenir?

Dosyanın adına tıklayınca açılan dosya kayıt sayfası, görseli, PDF'i, videoyu, sesi ve düz metni indirmeden sayfanın içinde gösterir. Emre faturayı keserken sözleşmedeki ödeme vadesini kontrol etmek için PDF'i indirmez; fatura kaydındaki Dosyalar kartından sözleşmenin adına tıklar ve belge sayfanın içinde açılır.

Sayfanın üstünde dosyanın yedi bilgisi durur: Kapsam, Tür, Dosya Kaynağı, Boyut, Bağ Sayısı, Yükleyen ve Tarih. Tür, dosyanın biçiminden on kategoriden birine ayrılır: Görsel, PDF, Belge, Tablo, Sunum, Video, Ses, Metin, Arşiv, Diğer. Önizleme davranışı türe göre değişir:

• Görsel. Tıklayınca tam ekran açılır; tekerlek, çift tık ya da iki parmakla sekiz kata kadar büyütülür. Telefondan çekilmiş bir fiş ya da ölçü krokisi bu yüzden okunur. SVG görseller güvenlik nedeniyle önizlenmez.
• PDF, video ve ses. Tarayıcının kendi oynatıcısında sayfanın içinde açılır.
• Düz metin, CSV ve JSON. İçerik sayfada metin olarak gösterilir.
• Word, Excel, PowerPoint ve arşivler. Önizlenmez; "Bu dosya türü için önizleme yok" yazar ve İndir düğmesi dosyayı indirir.

Masaüstünde daha kısa bir yol da vardır: Dosyalar kartında ya da Dosyalar sekmesinde bir görselin veya PDF'in adının üstünde fareyi çeyrek saniye tutarsanız yanında küçük bir önizleme balonu açılır. Dosyanın sayfasının altında ayrıca bir Paylaşımlar kartı bulunur; belge hakkındaki soru ve notlar dosyanın kendisine yazılabilir.

Belgeye kimin baktığı nasıl izlenir?

Ohana360, bir dosyanın kayıt sayfasının her açılışını, her önizlemesini, her indirilişini ve silinişini kullanıcı adı, tarih ve IP adresiyle erişim geçmişine yazar. 9 Ekim'de yönetici Cem, sözleşmeye kimin baktığını görmek için Atlas Yapı fırsatındaki Dosyalar kartının altındaki Erişimler bağlantısını açar ve Selin'in ve Emre'nin bakışlarını, Emre'nin önizlemesini ve indirmesini tarih sırasıyla görür.

• Dört işlem türü yazılır: Görüntüleme, Önizleme, İndirme, Silme.
• Tekilleştirme. Aynı kişinin aynı dosyayı görüntülemesi ve önizlemesi 10 dakikalık pencerede tek satır sayılır, sayfa yenilemek günlüğü şişirmez. İndirme ve silme her seferinde ayrı satırdır.
• Saklama. Kayıtlar 2 yıl tutulur. Dosya silinse de adı günlükte kalır.
• Kim görür. Kayıttaki Erişimler listesini yalnız yöneticiler görür. Dosyanın kendi sayfasındaki Erişim Geçmişi tablosunu yönetici ve dosyayı yükleyen kişi görür. Org genelindeki tam döküm Kurulum > Denetim Günlüğü > Dosya Erişimleri sekmesindedir.

Dosyaların içeriği sunucuda diske AES-256-GCM ile şifrelenmiş olarak yazılır; veritabanında yalnız adı, türü, boyutu ve bağları tutulur. Erişim geçmişi bu şifrelemenin yanındaki ikinci katmandır: belge kimin elinden geçti sorusunun cevabı.

Google Drive ve bağlantı dosyaları CRM'e nasıl eklenir?

Google Drive'daki bir dosya, kaydın Dosyalar kartındaki Drive düğmesiyle ya da Dosyalar sekmesindeki Drive'dan Seç ile Google'ın kendi dosya seçicisinden eklenir; içerik Drive'da kalır, Ohana360 yalnız referansı tutar ve depolama kotası harcanmaz. İlk kullanımda Google hesabınızla bir kez izin verirsiniz, sonraki seçimlerde tekrar sorulmaz.

• Link Ekle. Dosyalar sekmesindeki bu düğme Dropbox, OneDrive ya da herhangi bir https adresini kitaplığa dosya kaydı gibi ekler. Dosya Kaynağı kolonu Google Drive, Dropbox, OneDrive ya da Bağlantı yazar. Eklenen bağlantı, sonra Kitaplıktan ile kayıtlara bağlanır.
• Önizleme. Drive dosyası, dosya sayfasında Drive'ın önizlemesiyle açılır; bunu görmek için Google'da o dosyaya erişimi olan bir oturum gerekir. Diğer bağlantılar Sağlayıcıda aç düğmesiyle kendi sitesinde açılır.
• 100 MB üstü dosyalar için. Şantiye videosu ya da yüksek çözünürlüklü çizim seti gibi 100 MB'ı aşan dosyalar Drive'da tutulup referans olarak bağlanabilir.

Aynı Drive adresi ikinci kez eklenirse yeni kayıt açılmaz, yüklemedeki tekilleştirmeyle aynı mantık çalışır. Drive bağlantısını Dosyalar sekmesinin Google Drive sekmesindeki Drive bağlantısını kes ile koparabilirsiniz; eklenmiş referanslar silinmez.

Kaldır ile Sil arasındaki fark nedir?

Kaldır dosya ile tek bir kayıt arasındaki bağı çözer ve dosyayı kitaplıkta bırakır; Sil dosyayı kitaplıktan, bütün kayıtlardan ve diskten kalıcı olarak kaldırır. Dosyalar kartındaki her satırın sonunda Kaldır düğmesi vardır; Sil yalnız dosyanın kendi kayıt sayfasındadır.

• Kimin yapabildiği. Bağ kaldırmak, yeniden adlandırmak ve silmek dosyayı yükleyen kişiye ya da bir yöneticiye açıktır. Emre, Selin'in yüklediği sözleşmeyi fatura kaydından kaldırmak isterse sunucu bunu reddeder.
• Silme izi. Silme işlemi erişim geçmişine ve org denetim günlüğüne yazılır.
• Kayıt silinirse. Kayıt silindiğinde dosya silinmez; dosyanın Bağlı Kayıtlar listesinde o satır "kayıt silinmiş" notuyla kalır.
• Depolama dolarsa. Org'un yüklediği dosyalar 5 GB'a ulaşınca yeni yükleme "Org dosya alanı dolu" hatasıyla durur. Dosyalar sekmesindeki Org depolaması şeridi kullanılan alanı ve dosya sayısını gösterir, yüzde 85'i geçince kırmızıya döner. Boyut kolonuna göre sıralayıp en büyük dosyalardan başlamak en hızlı temizliktir.

Dosyalar nasıl aranır ve raporlanır?

Org'un bütün dosyaları, her uygulamanın gezinme çubuğunda bulunan Dosyalar sekmesinde tek bir liste görünümü olarak durur; Satış360'ta, Servis360'ta ya da Hukuk360'ta açılan sekme aynı kitaplığı gösterir. Kolonlar Dosya Adı, Tür, Dosya Kaynağı, Kapsam, Bağlı Obje, Bağlı Kayıt, Boyut, Yükleyen ve Tarih'tir.

• Kapsam sekmeleri. Listenin üstünde Tümü, Genel, Özel Dosyalarım, Şirket Dosyaları ve Google Drive sekmeleri sayılarıyla durur.
• Filtreler. Liste görünümü filtreleri Tür, Kapsam, Dosya Kaynağı, Bağlı Obje, Yükleyen, Dosya Adı ve Tarih alanlarıyla kurulur. "Ekim'de yüklenen PDF'ler" ya da "Emre'nin yüklediği tablolar" birer kayıtlı görünüm olabilir. Dosya adı listede çift tıkla düzeltilir.
• Rapor. Rapor Oluşturucu'da Dosyalar (Ortak) objesi Dosya Adı, Tür, Kapsam, Dosya Kaynağı, Bağlı Objeler, Bağ Sayısı, Boyut (MB), Yükleyen ve Yükleme Tarihi alanlarını sunar. "Yükleyene göre toplam boyut" ya da "hiçbir kayda bağlı olmayan dosyalar" bu alanlarla çıkar; rapor kurmanın kendisi satış raporu rehberinde.

Sözleşme, keşif fotoğrafı ve şartname gibi belgelerin hangi kayıt sayfasında hangi kartla durduğunu düzenlemek, örneğin Dosyalar kartını sağ kolonun en üstüne almak, kayıt sayfası düzeni rehberinde anlatılıyor.

Dahil değil: dosya yönetiminin yapmadıkları

• Sürüm geçmişi yoktur. Revize bir belge yeni bir dosyadır; eski sürümün üstüne yazılmaz, sürümler arasında karşılaştırma yapılmaz.
• Klasör yoktur. Kitaplık düz bir listedir; düzen kapsam, filtre, kayıtlı görünüm ve dosya adlarıyla kurulur.
• Sürükle bırakla yükleme yoktur. Dosyalar dosya seçicisiyle eklenir.
• Ofis belgeleri, SVG ve arşivler önizlenmez. İndirilip açılır.
• Dosya içinde arama yoktur. PDF ya da Word içeriği taranmaz, üst çubuktaki genel arama dosyaları kapsamaz; dosya, Dosyalar sekmesinde adıyla bulunur.
• Kurum dışına paylaşım bağlantısı yoktur. Dosyayı müşteriye açan herkese açık bir adres üretilmez. Kayıttaki E-posta kartından gönderilen e-postaya da dosya eklenmez.
• Kayıt birleştirme ve aday dönüştürme dosya bağlarını taşımaz. Birleştirilen mükerrer kaydın ya da dönüştürülen adayın dosyaları eski kayıtta kalır, yeni kayda elle bağlanır.
• Toplu indirme yoktur. Kurulum > Veri Dışa Aktarımı arşivi dosyaların yalnız listesini içerir, içeriklerini içermez; dosyalar tek tek indirilir.
• Dropbox ve OneDrive için dosya seçici yoktur. Bu servislerdeki dosyalar Link Ekle ile bağlantı olarak eklenir.
• Elektronik imza yoktur. İmzalı belge imzalandıktan sonra yüklenir; imza süreci Ohana360'ın dışında yürür.

İyi bir dosya düzeni nasıl kurulur?

İyi bir dosya düzeni, bir belgeyi arayan kişinin onu doğru kaydın Dosyalar kartında ilk bakışta bulmasını sağlar. Selin'in sözleşmesi buna örnektir: tek dosya, anlaşılır bir ad, onu arayacak herkesin açacağı üç kayıt.

• Dosya adı formülü: müşteri + belge + durum. "scan_0042.pdf" bir ad değildir. "Atlas-Yapi-Hizmet-Sozlesmesi-imzali.pdf" addır. Yanlış adı dosya sayfasında Yeniden Adlandır ile düzeltin.
• Bir kez yükleyin, gerektiği kadar bağlayın. Belge fırsatı da şirketi de ilgilendiriyorsa ikinci kayda Kitaplıktan ile bağlayın.
• Kapsamı bilinçli seçin. Müşteri belgeleri Genel kalsın ki kaydın yetkisini izlesin; kişisel taslaklar Özel, herkesin kullanacağı şablonlar Şirket Dosyası olsun.
• Büyük dosyayı Drive'da tutun. 100 MB'ı aşan ya da sık değişen dosyaları Drive'dan referans olarak bağlayın, kota da harcanmaz.
• Ayda bir Erişimler'e bakın. Kimlik fotokopisi, sağlık raporu ya da maaş bordrosu gibi kişisel veri içeren belgelere kimin baktığını yöneticinin düzenli kontrol etmesi, iz tutmanın asıl amacıdır.

Dosyalar kartı fırsat, aday, şirket ve kişi kayıtlarında Satış360 içinde, taleplerde Servis360 içinde aynı şekilde çalışır; dava dosyasına dilekçe ve karar eklemek Hukuk360 sayfasında anlatılıyor.