CRM'de değişiklik geçmişi: 480.000 TL'lik fırsat neden 48.000 TL göründü?

CRM'de değişiklik geçmişi, bir kayıttaki her alanın eski ve yeni değerini, değişikliği yapan kişiyi ve zamanı saklayan denetim izidir. Ohana360'ta bu iz kayıt sayfasındaki Alan Geçmişi kartında görünür ve 2 yıl saklanır; silinen kayıtlar Geri Dönüşüm Kutusu'na düşer, girişler, Login As ve kayıt görüntülemeleri Denetim Günlüğü'ne yazılır.

Ohana360, satış, servis ve pazarlama kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; değişiklik izi çekirdeğin parçasıdır ve şirket, kişi, aday, fırsat, talep, sipariş, fatura, sektör uygulamalarının kayıtları ile kendi kurduğunuz özel objelerde aynı şekilde çalışır. Aşağıdaki vaka bir perşembe sabahı geçiyor. Satış müdürü Cem Demir haftalık tahmini açtığında Kuzey Lojistik'in depo otomasyonu fırsatını 48.000 TL olarak görüyor; bir gün önce 480.000 TL idi. Aynı fırsattaki satın alma sorumlusu Elif Tan'ın kişi kaydı da yok. Cem sorunu kırk dakikada çözüyor. Şema incelemenin altı adımını özetliyor, sonra her adımı ayrıntısıyla anlatıyoruz.

CRM'de değişiklik geçmişi neden tutulur?

Değişiklik geçmişi, bir kayıttaki yanlışın ne zaman, kimin elinden ve hangi alanda oluştuğunu tahmin yerine kanıtla cevaplamak için tutulur. Geçmiş olmadan Cem'in elinde iki yol kalır: ekipteki herkese "bu tutarı kim değiştirdi" diye sormak ya da doğru rakamı hatırlayan birini bulmak.

İzin üç somut getirisi vardır. Birincisi düzeltme: eski değer kayıtta yazılı olduğu için doğru rakam aranmaz, okunur. İkincisi süreç: aynı hatayı kimin, hangi ekranda yaptığı görülünce eğitim ya da bir doğrulama kuralı ile kalıcı önlem alınır. Üçüncüsü hesap verebilirlik: kişisel veri içeren bir kaydın kim tarafından açıldığı ve değiştirildiği, KVKK uyumlu CRM rehberinde anlatılan ilkenin kayıt tarafıdır.

08:55: Bir kaydı en son kim değiştirdi?

Bir kaydı en son kimin değiştirdiği, kayıt sayfasındaki Detaylar kartının en altında yazar: Oluşturan, Oluşturulma Tarihi, Son Değiştiren ve Son Değişiklik Tarihi her kayıtta, hiçbir ayar gerekmeden görünür. Cem fırsatı açar ve aşağı kaydırır: Son Değiştiren Burak Er, Son Değişiklik Tarihi 07.10.2026 17:42.

Bu dört alan ilk ipucudur ama sınırı bellidir. Yalnız son değişikliği gösterir; Burak o akşam kaydı kaydettiyse adı oradadır, ama hangi alanı değiştirdiği, tutarın ondan önce ne olduğu ya da başka birinin de dokunup dokunmadığı yazmaz. Burak kaydı ertesi sabah bir kez daha kaydetseydi, akşamki değişikliğin izi bu alanlardan tamamen silinirdi. Cevabın geri kalanı Alan Geçmişi kartındadır.

09:05: Alan Geçmişi kartı neyi gösterir?

Alan Geçmişi kartı, kaydın her kaydedilişinde değişen her alanı ayrı bir satır olarak gösterir: alanın adı, üstü çizili eski değer, yeşil yeni değer, altında değişikliği yapan kişi ve saat. Kart kayıt sayfasının sağ kolonundadır; en yeni değişiklik en üstte durur.

Cem'in kartta gördüğü ilk üç satır aynı dakikayı taşır, 07 Eki 17:42, üçünde de Burak Er yazar:

• stage: Proposal → Negotiation. Burak fırsatı Teklif aşamasından Pazarlık aşamasına almış. Müşteri o gün fiyat görüşmesine geçmeyi kabul etmiş; bu değişiklik doğrudur.
• probability: 50 → 75. Olasılık, aşama değişince aşamanın varsayılan yüzdesinden kendiliğinden yeniden hesaplanır. Burak bu alana hiç dokunmamış ama satır onun adına yazılır, çünkü kaydetmeyi o yapmış.
• amount: 480000 → 48000. Tutar alanında bir sıfır eksik. Aynı ekranda aşamayı değiştirirken tutar kutusuna da dokunulmuş.

Kart, değeri veritabanında saklandığı hâliyle gösterir; ekrandaki etiketle aynı değildir. Bu yüzden kartı okumanın bir sözlüğü vardır:

Kartın en altında genellikle "Kayıt oluşturuldu" satırı ve kaydı açan kişinin adı durur. Kart en yeni 15 satırı gösterir, kaydırarak okunur; kaydın hiç geçmişi yoksa kart görünmez.

Alan Geçmişi nasıl açılır ve neleri izler?

Alan Geçmişi, Ohana360 Marketplace'te Sistem Eklentisi olarak listelenen ücretsiz bir eklentidir; bir yönetici onu ekleyip onayladığı anda org'daki tüm kayıtlarda izleme başlar. Hangi alanların izleneceği tek tek seçilmez, ayrı bir obje ayarı da yoktur.

• İzlenen: metin, sayı, tarih, seçim listesi ve onay kutusu gibi tek değerli bütün alanlar; çekirdek objelerde, sektör uygulamalarında ve özel objelerde. Kaydın oluşturulması ve silinmesi de birer satır olarak yazılır.
• İzlenmeyen: kayıt kimliği, oluşturma ve son değişiklik damgaları ile iç içe yapılar. Fırsatın ürün kalemleri ya da kişinin İYS izinleri gibi liste biçimindeki veriler bu karta düşmez.
• Hangi yoldan gelirse gelsin: değişiklik kayıt sayfasında, liste görünümünde satır içi düzenlemeyle ya da mobil uygulamada yapılmış olabilir; satır sunucuda, kaydetme anında yazılır.
• Kim görür: kaydı görebilen herkes. Kaydı görme yetkisi olmayan kullanıcı geçmişini de okuyamaz; denetim sunucuda yapılır. Kaydı kimin görebileceğini belirleyen profil ve paylaşım ayarları kullanıcı yetkileri rehberinde anlatılıyor.
• Saklama: satırlar 2 yıl tutulur, daha eskileri otomatik silinir. Çok uzun metinlerin ilk 400 karakteri saklanır.

Önemli bir ayrıntı: geçmiş geriye dönük oluşmaz. Eklenti perşembe açıldıysa çarşamba yapılan değişiklik kartta yoktur. Bu yüzden eklentiyi bir şey ters gittiğinde değil, org kurulurken açmak gerekir.

09:12: Yanlış girilen değer nasıl düzeltilir?

Yanlış değer, kartta okunan eski değer kayda elle yeniden yazılarak düzeltilir; Alan Geçmişi bir geri al düğmesi sunmaz. Cem kaydı düzenler, Tutar alanına 480000 yazar ve kaydeder. Kartın en üstüne yeni bir satır düşer: amount: 48000 → 480000, Cem Demir, 08 Eki 09:12.

Düzeltme izi silmez, üstüne ekler. Bir ay sonra bu fırsata bakan biri hem hatayı hem düzeltmeyi görür; tahmin raporundaki bir günlük düşüşün sebebi de böylece kayıtta yazılı kalır. Cem aşamaya dokunmaz, çünkü Pazarlık değişikliği doğrudur; olasılık da onunla birlikte doğru kalır.

Aynı hatanın tekrarını önlemek ayrı bir iştir. Bir doğrulama kuralı, örneğin Pazarlık aşamasındaki bir fırsatın 100.000 TL'nin altında bir tutarla kaydedilmesini engelleyebilir; kural önceki değeri bilmez, sabit bir sınıra göre çalışır. Kuralın nasıl yazılacağını doğrulama kuralı rehberi anlatıyor.

09:20: CRM'de silinen kayıt nasıl geri getirilir?

Silinen kayıt, Kurulum'un üstündeki Geri Dönüşüm sekmesinden Geri Yükle ile geri getirilir; kayıt aynı kimlikle ve bağlı olduğu şirketle birlikte döner. Cem kutuyu açar, arama kutusuna "Elif" yazar ve satırı bulur: Silinen Kayıt Elif Tan, Nesne Kişi, Silen Deniz Aksoy, Silinme Zamanı 07 Eki 16:55.

Deniz operasyon ekibindendir ve Elif Tan'ı mükerrer bir kayıt sanıp silmiştir. Cem satırdaki Geri Yükle düğmesine basar, "Elif Tan geri yüklendi" bildirimi gelir ve kişi Kuzey Lojistik şirket kaydının altında yeniden görünür. Mükerrer kayıtların silmek yerine birleştirilmesi gerektiğini mükerrer kayıt rehberi anlatıyor; birleştirmede kaybeden kayıt da bu kutuya düşer.

• Birlikte silinenler birlikte döner. Bir şirket silinince altındaki kişiler, fırsatlar ve talepler de kutuya girer; fırsat silinince ürün kalemleri onunla gider. Birlikte Silinen kolonu "3 kişi, 2 fırsat" gibi yazar ve Geri Yükle hepsini geri getirir.
• Kutu son 100 silmeyi tutar. Süre sınırı yoktur ama adet sınırı vardır: 101. silmede en eski satır kutudan düşer.
• Yalnız yöneticiler görür. Kutunun içeriği yönetici olmayan kullanıcılara sunucudan hiç gönderilmez.
• Kalıcı Sil ve Kutuyu Boşalt geri alınmaz. Bu iki düğmeden sonra kayıt kutudan geri gelmez.
• Toplu işlem. Kutu tam bir liste görünümüdür: arama, Nesne, Silen ve Silinme Zamanı filtreleri vardır, birden çok satır seçilip toplu Geri Yükle ya da Kalıcı Sil uygulanır.

Alan Geçmişi açıksa geri yüklenen kaydın kartında silme satırının üstüne yeni bir "Kayıt oluşturuldu" satırı eklenir; böylece kaydın bir süre yokluğu da izde görünür.

09:28: Kim giriş yaptı, kim hangi kayda baktı?

Girişler, Login As kullanımları ve kimin hangi kaydı açtığı Kurulum > Kullanıcılar ve Erişim > Denetim Günlüğü'nde tutulur. Cem değişikliğin kasıtlı olup olmadığını anlamak için iki sekmeye bakar.

• Kayıt Görüntülemeleri. Bir kayıt sayfası her açıldığında kullanıcı, kayıt, saat ve IP adresi yazılır; aynı kişinin aynı kaydı 10 dakika içinde tekrar açması tek satır sayılır. Cem listeyi "Kuzey" diye süzer: Deniz fırsatı 16:50'de, Burak 17:40'ta açmış.
• Giriş Geçmişi. Başarılı ve başarısız girişler şifre, iki adımlı doğrulama, mobil ve Login As ayrımıyla yazılır. Burak'ın o akşamki girişi her zamanki gibidir.
• Yönetim İşlemleri. Kullanıcı ekleme ve güncelleme, Login As, iki adımlı doğrulamanın açılıp kapanması, Marketplace'ten ürün ekleme, API anahtarı oluşturma, veri dışa aktarma ve dosya silme gibi işlemler buradadır. Liste son 200 işlemi gösterir.
• Dosya Erişimleri ve İstemci Hataları. Kim hangi dosyayı açtı, indirdi; kullanıcıların tarayıcısında hangi hata oluştu.

Burada bir tuzak vardır. Bir yönetici Login As ile başka bir kullanıcının gözünden gezinip kayıt değiştirirse, Alan Geçmişi o satırı hedef kullanıcının adıyla yazar. Değişikliğin gerçekten Burak'tan gelip gelmediği, o saatte Yönetim İşlemleri'nde "Burak Er hesabına geçildi" satırı olup olmadığına bakılarak anlaşılır. Cem'in vakasında böyle bir satır yoktur.

Denetim Günlüğü'nü yöneticiler ve profilinde Denetim Günlüğü sistem yetkisi açık olan kullanıcılar görür. Kayıt görüntüleme ve giriş satırları 2 yıl saklanır, listelerde son 500 satır görünür.

Hangi soruya hangi ekran bakar?

Değişikliğin izi tek bir ekranda değil, beş ayrı yerde tutulur ve her biri farklı bir soruyu cevaplar. Matris, Cem'in sabah izlediği sırayı genelleştiriyor: önce kayıttaki iki katman, sonra Kurulum'daki kutu ve günlük, en son yedekler.

Toplu bir hata nasıl geri alınır?

Yüzlerce kaydı etkileyen bir hata, Kurulum > Veri Dışa Aktarımı altındaki Yedekler ve Geri Dönüş ile org'u önceki bir ana döndürerek geri alınır. Geri Dönüşüm Kutusu 100 silmeyle sınırlı olduğu, Alan Geçmişi de geri alma yapmadığı için yanlış bir içe aktarmanın ya da toplu güncellemenin tek tek düzeltilmesi pratik değildir.

• Gece yedeği. Her org için her gece otomatik bir yedek alınır ve 7 gün saklanır.
• Elle yedek. Yedek al düğmesi org'un o anki hâlini isteğe bağlı bir notla saklar; son 10 elle yedek tutulur. Büyük bir içe aktarmadan önce bir yedek almak en ucuz sigortadır.
• Bu noktaya dön. Org'un tüm kayıtları ve yapılandırması yedeğin alındığı ana döner; o andan sonra yapılan bütün kayıt değişiklikleri kaybolur. Kullanıcılar, dosya içerikleri ve sohbet yedeğe dahil değildir ve etkilenmez. İşlemi yalnız yönetici yapar; öncesinde otomatik bir "geri dönüş öncesi" yedeği alınır, fikir değişirse ona dönülür.

Yedekten dönüş tek bir kaydı geri almaz, bütün org'u geri sarar. Cem'in vakası gibi tek bir alanda ya da tek bir silmede doğru araç her zaman Alan Geçmişi ve Geri Dönüşüm Kutusu'dur. Eski bir sistemden veri taşırken hangi sırayla ilerleneceğini CRM geçişi rehberi anlatıyor.

Dahil değil: değişiklik geçmişinin yapmadıkları

• Geri al düğmesi yoktur. Alan Geçmişi değişikliği gösterir; eski değer kayda elle yazılır.
• Geçmiş geriye dönük oluşmaz. Eklenti açılmadan önceki değişiklikler kartta yoktur.
• Kart son 15 değişikliği gösterir. Sunucu satırları 2 yıl saklar ama daha eskilerine arayüzden ulaşılmaz; tümünü gör sayfası yoktur.
• Alan adları ve değerler ham görünür. Kart ekran etiketi yerine alanın teknik adını (amount, stage), aşama gibi seçim değerlerinde İngilizce veri değerini, ilişki alanlarında kaydın adı yerine sistem kimliğini yazar. Tarih gün, ay ve saatle gösterilir, yıl yazmaz.
• İç içe veriler izlenmez. Fırsatın ürün kalemleri ve kişinin İYS izinleri gibi liste biçimindeki veriler karta düşmez.
• Alan seçimi yoktur. İzleme ya hepsi ya hiçtir; belirli alanlar izleme dışında bırakılamaz.
• Org geneli değişiklik raporu yoktur. "Dün kim neyi değiştirdi" listesi alınamaz; Rapor Oluşturucu'da alan geçmişi objesi bulunmaz ve geçmiş, Veri Dışa Aktarımı arşivine girmez.
• Çok büyük toplu işlemlerde geçmiş eksik kalabilir. Tek bir kaydetmede en çok 200 satır yazılır; yüzlerce kaydı aynı anda değiştiren bir işlemin ancak ilk 200 alan değişikliği izde görünür.
• Geri Dönüşüm Kutusu'nun adet sınırı vardır. Org başına son 100 silme tutulur; kalıcı silinen kayıt yalnız yedekten dönülerek geri gelir.

Değişiklik izi düzenli olarak nasıl okunur?

Değişiklik izi, bir sorun çıktığında açılan bir arşiv olarak değil, haftalık bir alışkanlık olarak okunduğunda değer üretir. Cem'in vakasından çıkan beş kural:

• Alan Geçmişi'ni ilk gün açın. Ücretsizdir ve geriye dönük çalışmaz; açılmadığı her gün izsiz geçer.
• Büyük fırsatlarda kartı göz önünde tutun. Kayıt sayfası düzeninde Alan Geçmişi kartını sağ kolonun üst sıralarına taşıyın; düzenin nasıl değiştirildiğini kayıt sayfası düzeni rehberi anlatıyor.
• Silme yetkisini daraltın. Kimin kayıt silebileceğini profillerden sınırlayın; silmenin yerine çoğu zaman birleştirme ya da durum değişikliği doğru adımdır.
• Toplu işlemden önce yedek alın. İçe aktarma, toplu güncelleme ya da büyük bir temizlikten önce Yedek al düğmesine basmak bir dakika sürer.
• Ayda bir Denetim Günlüğü'ne bakın. Başarısız girişler, beklenmedik bir Login As ya da gece yarısı bir veri dışa aktarma, kayıt değişikliğinden önce fark edilmesi gereken işaretlerdir.

Alan Geçmişi kartı fırsat, aday, şirket ve kişi kayıtlarında Satış360 içinde, taleplerde Servis360 içinde aynı şekilde çalışır.