CRM'de doğrulama kuralı nasıl oluşturulur: altı hazır reçete

CRM'de doğrulama kuralı, hatalı bir kaydın kaydedilmesini engelleyen koşuldur. Ohana360'ta Kurulum > Object Manager'da objeyi seçip Doğrulama Kuralları sekmesinde Yeni Kural'a basarsınız; kural adı, hata mesajı ve en çok 10 koşul girersiniz. Koşullar sağlanırsa kayıt kaydedilmez, kullanıcı yazdığınız mesajı görür. Kural formda, listede, içe aktarmada ve API'de çalışır.

Ohana360, satış, servis ve pazarlama kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; doğrulama kuralı bu veritabanının her objesinde aynı ekrandan kurulur. Bu yazı bir reçete koleksiyonu: önce kuralın mantığı, sonra kopyalayıp kendi org'unuza kurabileceğiniz altı kural, en sonda da kuralın çalışmadığı yollar.

Doğrulama kuralı nedir ve ne zaman gerekir?

Doğrulama kuralı, bir kaydın hangi durumda kaydedilemeyeceğini tarif eden ve o durumda kullanıcıya mesaj gösteren koşul kümesidir. Raporu bozan veriyi sonradan temizlemek yerine, veriyi giriş anında durdurur.

Kuralın gerektiğini gösteren üç işaret vardır:

• Rapor ile gerçek tutmuyor. Kazanıldı aşamasında tutarı sıfır olan fırsatlar ciro raporunu aşağı çeker.
• Aynı düzeltmeyi tekrar tekrar yapıyorsunuz. Her ay sonu aynı eksik alanları tek tek dolduruyorsanız, bunu bir kural yapmalıdır.
• Bir alan yalnız belirli durumda zorunlu. Talep kapatılırken açıklama, aday nitelendirilirken iletişim bilgisi gibi.

Son madde önemli bir ayrımdır. Bir alan her kayıtta dolu olmalıysa doğrulama kuralına gerek yoktur: kaydı açıp dişliden Sayfayı Düzenle'yi seçer ve alanı Zorunlu işaretlersiniz. Doğrulama kuralı, zorunluluğun bir koşula bağlı olduğu durumlar içindir. Alanın kendisi henüz yoksa önce özel alan rehberindeki adımlarla ekleyin.

Ohana360'ta doğrulama kuralı nasıl oluşturulur?

Doğrulama kuralı Kurulum > Object Manager'da obje seçilip Doğrulama Kuralları sekmesinde Yeni Kural düğmesiyle oluşturulur ve kaydedildiği anda aktif olur. Bir objeye istediğiniz kadar kural ekleyebilirsiniz; sekme adının yanındaki sayı o objedeki kural adedidir.

1. Objeyi seçin. Object Manager'ın solundaki listeden Fırsat, Müşteri Adayı ya da Talep gibi objeyi açın ve Doğrulama Kuralları sekmesine geçin.
2. Yeni Kural'a basın. Yeni Doğrulama Kuralı penceresi açılır.
3. Kural Adı ve Hata Mesajı yazın. İkisi de zorunludur. Kullanıcı ikisini birlikte görür: önce kural adı, sonra iki nokta, sonra mesaj.
4. Koşulları ekleyin. Her koşul bir alan, bir operatör ve bir değerden oluşur. Koşul ekle bağlantısıyla en çok 10 koşula çıkabilirsiniz.
5. Koşul mantığını seçin. Tümü sağlanırsa (AND), Herhangi biri sağlanırsa (OR) ya da Özel mantık.
6. Özeti okuyun ve kaydedin. Pencerenin altındaki "Kayıt şu durumda engellenir" satırı kuralı düz cümleyle yazar. Cümle engellemek istediğiniz durumu anlatıyorsa Kaydet'e basın.

Kural listesinde her satırın başında bir Aktif kutusu vardır. İşareti kaldırınca kural Pasif rozeti alır ve silinmeden devre dışı kalır; toplu veri düzeltmesi yaparken kuralı böyle kısa süreliğine kapatabilirsiniz. Her yeni org'da bir örnek kural hazır gelir: Fırsat objesindeki "Kazanılan fırsat tutarsız olamaz" kuralı, aşaması Closed Won olan ve tutarı sıfır ya da daha az olan fırsatı engeller.

Koşullarda hangi operatörler kullanılır?

Koşul operatörleri alanın türüne göre değişir: metin alanında 7, seçim listesinde 4, sayı alanında 8, tarih alanında 5 operatör vardır. Değer her zaman sizin yazdığınız sabit bir değerdir.

Doludur ve boştur operatörleri değer istemez. Koşul mantığında üç seçenek vardır. Tümü sağlanırsa (AND) varsayılandır ve bütün koşullar aynı anda doğruysa engeller. Herhangi biri sağlanırsa (OR) tek koşulun doğru olması yeter. Özel mantık'ta koşul numaralarını AND, OR, NOT ve parantezle birleştirirsiniz; örnek 1 AND (2 OR 3). Pencere ifadeyi denetler: kullanılmayan bir koşul numarası ya da bozuk parantez varsa Kaydet düğmesi çalışmaz.

Hangi doğrulama kuralları işe yarar: altı hazır reçete

En çok işe yarayan doğrulama kuralları, bir aşama ya da durum değişirken eksik kalan bilgiyi yakalayan kurallardır. Aşağıdaki altı reçete Ohana360'taki gerçek alan ve operatör adlarıyla yazıldı; her birini iki dakikada kurabilirsiniz.

1. Kazanılan fırsatın tutarı ve kapanış tarihi dolu olsun

• Obje: Fırsat
• Koşullar: (1) Aşama eşittir Closed Won, (2) Tutar eşittir 0, (3) Kapanış Tarihi boştur
• Mantık: Özel mantık, 1 AND (2 OR 3)
• Hata mesajı: Kazanılan fırsatta tutar ve kapanış tarihi dolu olmalıdır.

Aşama değeri kural penceresinde veritabanındaki adıyla, yani Closed Won olarak görünür; listelerde ve kanbanda Kazanıldı diye okuduğunuz aşamadır. Aşama düzeninizi satış hunisi rehberindeki gibi değiştirdiyseniz kendi aşama adınızı seçin.

2. Nitelendirilen adayın iletişim bilgisi eksik olmasın

• Obje: Müşteri Adayı
• Koşullar: (1) Durum eşittir Nitelendirildi, (2) E-posta boştur, (3) Telefon boştur
• Mantık: Tümü sağlanırsa (AND)
• Hata mesajı: Nitelendirilen adayda e-posta ya da telefondan en az biri olmalıdır.

3. E-posta adresi @ işareti içersin

• Obje: Kişi (aynısı Müşteri Adayı için de kurulur)
• Koşullar: (1) E-posta doludur, (2) E-posta içermez @
• Mantık: Tümü sağlanırsa (AND)
• Hata mesajı: E-posta adresinde @ işareti yok, adresi kontrol edin.

Birinci koşul olmazsa kural, e-postası boş olan her kişiyi de engeller; çünkü boş bir değer de @ içermez. Bu kural bir biçim denetimi değildir, yalnız en sık yapılan yazım hatasını yakalar.

4. Talep açıklamasız kapatılmasın

• Obje: Talep
• Koşullar: (1) Durum eşittir Çözüldü, (2) Durum eşittir Kapalı, (3) Açıklama boştur
• Mantık: Özel mantık, (1 OR 2) AND 3
• Hata mesajı: Talebi kapatmadan önce açıklama alanına çözümü yazın.

5. Olasılık 0 ile 100 arasında kalsın

• Obje: Fırsat
• Koşullar: (1) Olasılık büyüktür 100, (2) Olasılık küçüktür 0
• Mantık: Herhangi biri sağlanırsa (OR)
• Hata mesajı: Olasılık 0 ile 100 arasında bir sayı olmalıdır.

6. Şirkette sektör ve telefon birlikte boş bırakılmasın

• Obje: Şirket
• Koşullar: (1) Sektör boştur, (2) Telefon boştur
• Mantık: Tümü sağlanırsa (AND)
• Hata mesajı: Şirket kaydında sektör ya da telefondan en az biri girilmelidir.

Reçeteleri kurarken tek bir alışkanlık edinin: kaydetmeden önce "Kayıt şu durumda engellenir" özetini yüksek sesle okuyun. Cümle "olması gereken" durumu anlatıyorsa koşulu ters yazmışsınız demektir. Büyük tutarlı fırsatlarda kaydı engellemek yerine yöneticiye sormak istiyorsanız aradığınız araç kural değil onay sürecidir.

Doğrulama kuralı hangi yollarda çalışır?

Doğrulama kuralı, ekrandan yapılan her kayıt oluşturma ve güncellemede, içe aktarmada ve API'de çalışır; web formundan gelen kayıtlarda ve otomasyon akışlarının yazdığı değerlerde çalışmaz. Kural yönetici dahil her kullanıcıya aynı biçimde uygulanır.

Bu tablonun pratikteki üç sonucu şöyledir:

• Toplu güncellemede tek kayıt yeter. Listede 40 fırsat seçip aşamayı değiştirdiğinizde, yalnız biri kurala takılsa bile 40 kaydın hiçbiri değişmez. Önce hatalı kaydı düzeltin, sonra işlemi tekrarlayın.
• İçe aktarmada satır atlanır, dosya durmaz. Kurala takılan satır kontrol adımında kural adıyla işaretlenir ve aktarılmaz; atlanan satırları Excel olarak indirip düzeltebilirsiniz. Taşıma sırasını CRM geçişi rehberinde anlattık.
• Eski kayıt düzenlenince yakalanır. Kural kurulduğu gün var olan hatalı kayıtlara dokunmaz. Ama o kayıtlardan birini açıp başka bir alanını değiştirmek isteyen kullanıcı da hata mesajını görür.

Web formundan gelen adaylar kurala sorulmadığı için, form kayıtlarını haftada bir gözden geçirmek iyi bir alışkanlıktır; aynı gözden geçirmede tekrarları da mükerrer kayıt rehberindeki gibi birleştirebilirsiniz.

Hata mesajı nasıl yazılır?

İyi bir hata mesajı, kullanıcıya neyin yanlış olduğunu değil ne yapması gerektiğini söyler. Ohana360'ta mesaj ekranın bildirim alanında kırmızı olarak, kural adıyla birlikte görünür ve form açık kalır.

• Alanı adıyla anın. "Geçersiz kayıt" yerine "Kapanış Tarihi alanını doldurun". Mesaj alanın yanında değil bildirimde çıktığı için, hangi alanın kastedildiğini cümle söylemelidir.
• Kural adını kısa tutun. Kullanıcı "Kazanılan fırsat: tutar ve kapanış tarihi dolu olmalıdır" gibi tek satır okur; uzun kural adı mesajı gölgeler.
• Tek kural, tek mesaj. Üç ayrı eksikliği tek kuralda toplarsanız mesaj hangisinin eksik olduğunu söyleyemez. Ayrı kurallar ayrı mesaj verir.

Dahil değil: doğrulama kurallarının yapmadıkları

• İki alan birbiriyle karşılaştırılamaz. Değer her zaman sabittir; "bitiş tarihi başlangıçtan önce olamaz" ya da "indirim tutarı toplamı aşamaz" gibi kurallar kurulamaz.
• Formül ve göreli tarih yok. Koşula bugün, son 30 gün ya da hesaplama yazılamaz; tarih koşulu sabit bir güne göre çalışır. Formül ve Rollup Özeti türündeki alanlar koşul listesinde yer almaz; Link ve İlişki türündeki özel alanları da koşulda kullanmayın, bu türler için operatör tanımlı değildir.
• Biçim denetimi yok. Telefon uzunluğu, vergi numarası hanesi ya da düzenli ifade denetlenemez; yalnız içerir, ile başlar gibi operatörler vardır.
• Uyarı modu ve istisna yok. Kural ya engeller ya da kapalıdır; "uyar ama kaydetsin" seçeneği ve profil bazlı muafiyet bulunmaz.
• Web formu ve akışlar kurala sorulmaz. Web-to-Lead ve Web-to-Case kayıtları, otomasyon akışlarının yazdığı alanlar ve aday dönüştürmede açılan kayıtlar denetlenmez.
• API yolunda özel mantık okunmaz. API ile yazılan kayıtta koşulların tümü birlikte sağlanırsa engellenir; OR ya da parantezli ifade ekrandaki gibi değerlendirilmez. API ile veri yazan bir entegrasyonunuz varsa kuralları Tümü sağlanırsa (AND) ile kurun.
• Sayısal karşılaştırma her objede yok. Büyüktür ve küçüktür operatörleri Şirket, Kişi, Müşteri Adayı, Fırsat ve Talep objelerinin sayı alanlarında ve Sayı türündeki özel alanlarda bulunur. Fatura ya da Kampanya gibi diğer objelerin standart alanları metin olarak karşılaştırılır.
• Geriye dönük tarama yok. Kurala uymayan mevcut kayıtları listeleyen bir rapor ya da iş yoktur; bunları bir liste görünümü filtresiyle kendiniz bulursunuz.

Doğrulama kuralları ekibi yormadan nasıl yönetilir?

Doğrulama kuralları, az sayıda ve iş sürecindeki bir geçiş anına bağlı olduğunda ekibi yormaz. Her alana kural koymak, kullanıcının kaydı yarım bırakmasına ya da alanı anlamsız değerle doldurmasına yol açar.

Uygulanabilir bir düzen: obje başına iki ya da üç kuralla başlayın ve her kuralı bir aşama ya da durum değişimine bağlayın. Kuralı açmadan önce aynı koşullarla bir liste görünümü kurup kaç mevcut kaydın takılacağına bakın; sayı yüksekse önce o kayıtları düzeltin. Kuralı kurduğunuz hafta ekibe hata mesajının ne anlama geldiğini bir cümleyle duyurun. Satış kayıtlarının tamamı Satış360 içinde durur; Object Manager'a kimin girebileceğini ise kullanıcı yetkileri rehberindeki profiller belirler.