Onay süreci nasıl kurulur: kuralı yazmadan önce cevaplanacak altı soru ve adım adım kurulum

Onay süreci nasıl kurulur sorusunun kısa cevabı şudur: bir kararı, bir kaydın belirli bir duruma gelmesine bağlarsınız, o duruma gelen kayıt karar verilene kadar "beklemede" işaretlenir ve karar kaydın üstüne yazılır. Kuralı yazmak beş dakika sürer. Uzun süren kısım, kuralı yazmadan önce cevaplanması gereken altı sorudur.

• Hangi karar onay istiyor? Tek cümleyle yazın: "250.000 lira üzerindeki fırsatta indirim, satış müdürünün onayı olmadan verilmez." Cümleye dökülemeyen onay kurala da dökülmez.
• Koşul hangi alanla ölçülüyor? Onay kuralı yalnız standart alanlara bakar. İndirim oranı gibi bir değeri ölçemiyorsanız, onu bir aşamaya çevirmeniz gerekir.
• Kararı kim verecek? Onay düğmeleri rolü Yönetici olan kullanıcılarda görünür. Onaylayan kişi kuralda seçilmez, rolle belirlenir.
• Onay beklerken kayda ne olacak? Kayıt kilitlenmez. Bekleyen kayda dokunulmayacağını ekibe siz söylersiniz.
• Karardan sonra kim ne yapacak? Onay, aşamayı kendiliğinden ilerletmez; red de alanları geri almaz.
• İz nerede duracak? "Bu indirimi kim onayladı" sorusu bir yıl sonra sorulduğunda cevabın durduğu yer önceden belli olmalı.

Örneğimiz Karataş Soğutma, İzmir Çiğli'de endüstriyel soğuk oda ve soğutma sistemi satıp kuran otuz dört kişilik bir firma; altı kişilik bir satış ekibi var. Geçen çeyrekte satış müdürüne WhatsApp'tan 52 indirim talebi geldi. Bunların 7'si müdürün cevabı beklenmeden, yüzde on beşin üzerinde indirimle kapandı ve yıl sonu kâr hesabında ortaya çıktı. Aynı çeyrekte 38 masraf fişi bir zarfta muhasebeye gitti, izinler de mesajla istendi. (Demo verisi.)

Bu rehber, Karataş Soğutma'nın bu üç onayı nasıl kayda bağladığını ve her birinde neyin kendiliğinden olmadığını anlatıyor.

Onay süreci CRM'de neye benzer?

Bir onay sürecinin dört parçası vardır: tetik (hangi kayıt, hangi koşulda), onaylayan (kararı kim verir), karar (onay ya da red ve ardından ne olur) ve iz (kararın kayıtta nerede durduğu). Ohana360'ta bu dört parça tek bir ekranda kurulan bir kuralla birleşir. Aşağıdaki çizim, bir kuralın kayıt kaydedildiği anda yaptıklarını ve yapmadıklarını yan yana koyuyor.

Çizimdeki en önemli kelime "şimdi"dir. Kural, koşulun bu kaydetmede sağlanıp sağlanmadığına bakar: kaydın önceki hali koşulu karşılamıyorsa ve yeni hali karşılıyorsa kayıt Beklemede olur. Önceki hal de karşılıyorsa kural sessiz kalır. Bu tasarım aynı kaydın her düzenlemede yeniden onaya düşmesini engeller, ama bir boşluk da bırakır; ona aşağıda döneceğiz.

Adım adım: Ohana360'ta onay kuralı kurmak

1. Kurulum'u açın, sol menüde Süreçler ve Otomasyon başlığı altındaki Onay Süreçleri'ne tıklayın. Listede her kuralın adı, objesi, koşul sayısı ve açıklaması görünür.
2. + Yeni Kural'a basın ve Kural Adı'nı yazın. Adı karar cümlesinden alın: "İndirim onayı, 250 bin üzeri". Bu ad kayıttaki şeritte de görünür.
3. Obje'yi seçin. Listede dört obje vardır: Fırsat, Müşteri Adayı, Talep ve Şirket.
4. + Koşul ile koşulları ekleyin. Her koşul bir alan, bir işleç ve bir değerden oluşur. Sayı alanlarında büyük eşit, küçük eşit ve eşittir; seçim listelerinde eşittir ve eşit değildir; metinlerde içerir; tarihlerde önce ve sonra işleçleri vardır. Koşulların hepsi aynı anda sağlanmalıdır, "ya da" bağlacı yoktur.
5. Açıklama alanına bildirimde görünecek cümleyi yazın: "250 bin üzeri fırsatta indirim, satış müdürü onayı gerekir."
6. Kaydet'e basın. Kural aktif olarak listeye girer; soldaki kutuyu kaldırarak silmeden pasifleştirebilirsiniz.

Koşulda kullanılabilecek alanlar objeye göre sabittir ve özel alanlarınız bu listede yer almaz:

İndirim onayı: ölçülemeyen koşulu bir aşamaya çevirmek

Karataş Soğutma'nın ilk sorunu şuydu: fırsat kaydında bir indirim oranı alanı yok ve onay kuralı özel alanlara bakamıyor. Çözüm, indirim talebini bir aşama haline getirmek oldu. Satış360 ayarlarından fırsat aşamalarına, teklif ile pazarlık aşamalarının arasına "İndirim Onayı" adında bir aşama eklediler. Kural şöyle: obje Fırsat, koşul bir Aşama eşittir İndirim Onayı, koşul iki Tutar büyük eşit 250.000.

Satışçı artık indirim isterken WhatsApp yazmıyor, fırsatı İndirim Onayı aşamasına çekiyor ve istediği oranı kaydın Paylaşımlar kartına yazıyor. Kayıt Beklemede oluyor, satış müdürünün ana sayfasındaki Onay Bekleyen Kayıtlar kartına düşüyor. Müdür kaydı açıp şeritteki Onayla ya da Reddet'e basıyor. Teklif metninin kendisini hazırlarken indirimin nasıl yazılacağını teklif nasıl hazırlanır yazısı ayrıca anlatıyor.

Kim onaylar, karar nerede verilir?

Onay bekleyen kayıtta üç şey olur. Kaydın üstünde turuncu bir şerit çıkar: "Onay bekliyor" ve yanında kuralın adı. Bildirim ziline "Onay bekliyor" başlıklı, kuralın açıklamasını taşıyan bir bildirim düşer. Ana sayfadaki Onay Bekleyen Kayıtlar kartı bekleyen bütün fırsat, aday, talep ve şirket kayıtlarını listeler.

Şeritteki Onayla ve Reddet düğmeleri yalnız rolü Yönetici olan kullanıcılarda görünür. Onaylayan kişi kuralda ayrıca seçilmez, dolayısıyla onay yetkisi bir rol kararıdır. Karataş Soğutma'da satış müdürü ile genel müdür Yönetici rolünde, altı satışçı Kullanıcı rolünde. Bir sonuç daha var: Yönetici rolündeki birinin kendi yaptığı değişiklik onaya düşmez. Satış müdürü bir fırsatı kendisi İndirim Onayı'na çekerse şerit çıkmaz, çünkü onu onaylayacak kişi zaten kendisidir.

Bildirim org geneline gider: fırsat objesini gören herkesin zilinde çıkar. Bunu bir sakınca olarak değil, bir görünürlük olarak düşünün; ama bildirimi okuyan satışçının da bekleyen kaydı gördüğünü bilin.

Onaylanınca ya da reddedilince ne olur?

Reddedilen bir fırsat için iki yol var: satışçı tutarı ya da aşamayı değiştirip koşulun dışına çıkar ve teklifine devam eder, ya da talebini düzeltip fırsatı yeniden İndirim Onayı'na çeker. İkincisinde koşul önce bozulup sonra yeniden sağlandığı için kayıt tekrar onaya düşer. Aşağıdaki çizim aynı kuralda beş farklı kaydetmeyi karşılaştırıyor.

İkinci satır, onay sürecinin en kolay gözden kaçan yeridir: onaylanmış bir fırsatın tutarı sonradan büyürse kural yeniden çalışmaz. Karataş Soğutma bu boşluğu bir akışla kapattı; nasıl yapıldığını bir sonraki bölüm anlatıyor.

Onay süreci ile akışlar nasıl birlikte çalışır?

Akışlar ve onay kuralları aynı kaydetmede çalışır: önce kayıt tetikli akışlar, hemen ardından onay kuralları. İkisi birbirinin yerini tutmaz. Onay kuralı bir kararı bekletir; akış bir işi yapar: alan günceller, görev açar, bildirim ya da e-posta gönderir, webhook çağırır. Akış kurmanın ayrıntıları otomatik müşteri hatırlatma sistemi yazısında adım adım var; burada yalnız onayla kesiştiği yerleri yazalım.

• Onay sonucu akışı tetiklemez. Onay durumu, akış koşullarında seçilebilen alanlar arasında değildir. "Onaylanınca teklifi gönder" diye bir akış kurulamaz; onaydan sonraki adımı satışçı atar.
• Aynı koşula bir akış bağlanabilir. Kuralla aynı koşulu (Aşama eşittir İndirim Onayı) kullanan bir akış, örneğin herkese telefon bildirimi gönderebilir ya da fırsat sahibine "müdürün cevabını bekle" görevi açabilir. Akış aksiyonları herkese ya da kayıt sahibine gider, belirli bir kişiye değil.
• Tutar büyürse uyarı. Karataş Soğutma'nın kurduğu akış: obje Fırsat, olay güncelleme, koşullar Tutar değişti ve Aşama eşittir İndirim Onayı, aksiyon herkese bildirim. Onaydan sonra tutar değişirse ekip bunu görür.
• Engellemek doğrulama kuralının işidir. Onay kuralı kaydı engellemez, yalnız işaretler. "Tutar sıfır olamaz" gibi kesin bir yasak istiyorsanız o bir doğrulama kuralıdır.

İK360'ta izin ve masraf onayları nasıl çalışır?

İK360'ta onay ayrı bir kural gerektirmez, iki nesnenin içine hazır gelir. Her yeni izin talebi ve her yeni masraf Beklemede durumunda açılır ve org'a "Yeni izin talebi" ya da "Yeni masraf talebi" bildirimi düşer. Yönetici rolündeki kullanıcı İzin Talepleri ya da Masraflar listesinde satırın sonundaki Onayla veya Reddet'e basar; durum Onaylandı ya da Reddedildi olur.

Karataş Soğutma'da zarf dönemi böyle bitti: saha ekibi yakıt ve yemek masrafını telefondan giriyor, genel müdür cuma öğleden sonra Masraflar listesini Durum Beklemede diye süzüp tek oturuşta karar veriyor. Farkları bilmek gerekiyor:

• Eşik yok. Her masraf onaydan geçer; "500 liranın altı kendiliğinden onaylı" diye bir ayar yoktur. İK kayıtları Onay Süreçleri ekranındaki obje listesinde de yer almaz.
• Onaydan sonra düzenleme. Onaylanmış bir izin talebinin tarihleri sonradan değiştirilirse durum kendiliğinden Beklemede'ye dönmez.
• Bakiye düşmez. Onaylanan izin, çalışanın kalan izin gününden otomatik düşülmez; bakiyeyi listeyi süzerek siz çıkarırsınız. Ayrıntılı yöntem personel izin takip programı yazısında.

Kayıtta iz: bu onayı kim, ne zaman verdi?

Onayın asıl değeri bir yıl sonra ortaya çıkar. Bunun için Alan Geçmişi sistem eklentisini açın. Açıkken her kaydetmede değişen alanlar sunucuda kişi ve saatle tutulur ve kayıt sayfasındaki Alan Geçmişi kartında görünür. Fırsat, aday, talep ve şirkette onay durumu teknik adıyla (approvalStatus) listelenir: Beklemede'den Onaylandı'ya, kimin elinden, hangi dakikada. İzin ve masraf kayıtlarında aynı iz Durum alanında görünür.

Eklenti kapalıysa elinizde yalnız kaydın Son Değiştiren ve Son Değişiklik Tarihi alanları kalır; bunlar da bir sonraki düzenlemede değişir. Bildirim zili de arşiv değildir, son elli bildirimi tutar. Kuralı açtığınız gün eklentiyi de açın.

Dahil değil: Ohana360 onay süreçlerinin yapmadıkları

• Onaylayan kişi seçimi yok. Kararı rolü Yönetici olan her kullanıcı verebilir; kişi, kuyruk ya da kaydın sahibinin yöneticisi seçilmez.
• Çok adımlı onay yok. Tek karar vardır. "Önce satış müdürü, sonra genel müdür" gibi sıralı ya da paralel onay kurulmaz.
• Kayıt kilidi yok. Beklemedeki kayıt düzenlenebilir; onaylanmış kaydın koşulu zaten sağlanan alanı değişirse yeniden onaya düşmez.
• Onay sonrası otomatik aksiyon yok. Onay durumu akış koşullarında seçilemez; onay ya da red aşama değiştirmez, görev açmaz, e-posta göndermez.
• Sınırlı obje ve alan. Kural dört objede (Fırsat, Müşteri Adayı, Talep, Şirket) ve onların standart alanlarında kurulur; teklif, sipariş, fatura, özel objeler ve özel alanlar kapsam dışıdır. Web formu, API, toplu güncelleme ve içe aktarmayla gelen kayıtlar onaya düşmez.

İlk hafta planı

Karataş Soğutma'da ilk ayın sonunda 17 indirim talebi kayda girdi, 4'ü reddedildi ve hiçbiri onaysız kapanmadı. CRM kavramları yeniyse CRM nedir yazısı temeli veriyor. Kendi süreçlerinizle denemek için demo talebi açabilirsiniz, paket bilgisi fiyatlandırma sayfasında.

Sık sorulan sorular