Tekrarlayan görev, siz tamamladığınız anda kendini bir sonraki periyodun son tarihiyle yeniden açan görevdir. Ohana360'ta bir göreve Tekrar alanından Her Gün, Her Hafta ya da Her Ay dersiniz; işi bitirip işaretlediğinizde aynı görev yeni tarihiyle tekrar karşınıza gelir. Amacı tek bir işi sizin hafızanızdan çıkarıp kaydın kendisine yüklemektir.
Bu işlerin ortak özelliği küçük olmaları ve bittiklerinde iz bırakmamalarıdır. Haftalık tahsilat kontrolü, aylık yedek doğrulaması, her sabah gelen kutusunun boşaltılması. Hiçbiri unutulunca aynı gün patlamaz; üç hafta sonra patlar ve o zaman da kimse ne zaman kaçırdığını bilmez.
Aşağıdaki bölümler Tekrar alanının nerede olduğunu, dört seçeneğin ne yaptığını, hatırlatmanın hangi saatte düştüğünü ve tekrarlayan görevin Sales360 içindeki görev listesiyle nasıl çalıştığını anlatıyor.
Tekrarlayan görev nasıl kurulur?
Tekrar, ayrı bir modül değil görev kaydındaki tek bir alandır. Görev açarken ya da mevcut bir görevi düzenlerken seçilir.
| Alan | Ne yapar | Varsayılan |
|---|---|---|
| Konu | Görevin adı. Listede ve bildirimde görünen metin budur. | Zorunlu, boş bırakılamaz |
| Sahip | İşi yapacak kişi. Görev yeniden doğduğunda sahip de birlikte taşınır. | Sizi getirir |
| Son Tarih | Tekrarın hesaplandığı temel. Yeni kayıt bu tarihin bir periyot ilerisini alır. | Boş bırakılırsa bugünden sayılır |
| İlgili Kayıt | Görevi bir müşteriye, fırsata ya da faturaya bağlar. | Boş bırakılabilir |
| Tekrar | Yok, Her Gün, Her Hafta, Her Ay. Tekrarı başlatan alan budur. | Yok |
Varsayılanın Yok olması bilinçlidir. Bir görev siz açıkça seçmedikçe tekrarlamaz, yani yanlışlıkla kendini çoğaltan bir kayıt oluşmaz.
Tekrar ne zaman işler?
Yeni görevi doğuran şey takvim değil, sizin tamamlama işaretinizdir. Bu, alıştığınız hatırlatıcılardan farklı çalışır ve farkı bilmeden kurarsanız beklentiniz şaşar.
Sıra şudur: görevi tamamlandı olarak işaretlersiniz, kayıt kapanır ve değişiklik geçmişe yazılır, aynı anda aynı konu ve aynı sahiple yeni bir görev açılır. Yeni görevin son tarihi Her Gün için bir gün, Her Hafta için yedi gün, Her Ay için bir ay ileridedir.
Buradan çıkan pratik sonuç şu: görevi tamamlamazsanız yenisi açılmaz. Üç hafta boyunca haftalık kontrolü yapmadıysanız listenizde üç değil bir kayıt bekler. Liste okunur kalır, ama yapılmamış işin sayısını listeye bakarak anlayamazsınız; onu kaydın son tarihinin ne kadar geride kaldığından anlarsınız.
Hatırlatma bildirimi hangi saatte gelir?
Bildirim ayarı görevin kendisinde değil, hesabınızın ayarlarındadır ve iki durumu ayrı yönetir. Ayar yeri Ana Sayfa > Ayarlar.
- Saatli görevlerde seçtiğiniz dakika kadar önce bildirilirsiniz. İsterseniz ayrıca tam saatinde ikinci bir bildirim açabilirsiniz.
- Saatsiz görevlerde o gün için belirlediğiniz saatte tek bildirim düşer. Bu alanı boş bırakırsanız saatsiz görevler için bildirim gönderilmez.
- Nereye düşer: uygulamadaki zil ile telefon ya da tarayıcı push bildirimi. İkisi aynı anda çalışır.
Bildirimleri tamamen kapatmak da bir seçenektir. Kapalıyken görev listesi aynen çalışmaya devam eder, yalnız size haber verilmez. Günde on beşten fazla görevi olan kullanıcılar için bu genellikle daha sakin bir düzendir.
Tekrarlayan görev mi, tekrarlayan etkinlik mi?
İkisi farklı objelerdir ve karıştırılınca yanlış yerde arama yaparsınız. Ayrım basittir: biten bir iş görevdir, zamanı olan bir buluşma etkinliktir.
Etkinlik, Takvim sekmesinin ana objesidir ve tekrarlayan etkinliklerin yaygın kuralları desteklenir. Haftalık ekip toplantısı, müşteriyle aylık değerlendirme görüşmesi, her sabahki kısa durum buluşması buraya yazılır. Görev ise biten işler içindir ve görev takip düzeninin parçasıdır.
Pratik bir kontrol: işin bir saati var mı ve o saatte birileri bir araya geliyor mu? Cevap evetse etkinlik, hayırsa görev.
Hangi işler tekrarlayan göreve uygun?
Her tekrar eden iş bu alana yazılmaz. Uygun olanların üç ortak özelliği var: aralığı belli, biteni belli ve kaçırıldığı hemen anlaşılmıyor.
- Haftalık tahsilat kontrolü. Vadesi geçmiş faturaların gözden geçirilmesi. Kaçırılınca ilk hafta hiçbir şey olmaz, dördüncü haftada nakit sorunu olur.
- Aylık veri doğrulaması. Müşteri listesinde eksik telefon ve e-posta taraması. Bir ay atlanınca fark edilmez, altı ay atlanınca gönderimlerin büyük kısmı ulaşmaz.
- Günlük gelen kutusu boşaltma. Gelen taleplerin doğru kayda bağlanması. Bir gün atlanınca yığılır, üç gün atlanınca kimse elle ayıklamak istemez.
Uygun olmayanlar da var. Sabit saatli toplantılar etkinliğe, tek seferlik işler normal göreve, müşteriye gidecek otomatik mesajlar ise Marketing360 tarafına aittir. Tekrarlayan görev içeride çalışan bir hatırlatıcıdır, dışarı mesaj göndermez.
Dahil değil: tekrarlayan görevin yapmadıkları
Bu düzenin sınırlarını baştan bilmek, üçüncü haftada hayal kırıklığı yaşamaktan iyidir.
- Müşteriye mesaj göndermez. Görev size hatırlatır, karşı tarafa hiçbir şey gitmez. Müşteriye giden hatırlatma ayrı bir iştir.
- Kaçırılan periyotları geri getirmez. Üç hafta tamamlamadıysanız sistem üç kayıt açmaz ve o haftaları telafi etmez.
- Özel aralık tanımlanamaz. Dört seçenek vardır: Yok, Her Gün, Her Hafta, Her Ay. "Her iki haftada bir" ya da "ayın üçüncü salısı" yazılamaz.
- İş gününü bilmez. Son tarih hafta sonuna denk gelirse ileriye kaydırılmaz.
- Tamamlanmayı kendi başına tahmin etmez. Fatura tahsil edilse bile ilgili görev kendiliğinden kapanmaz, işaretlenmesi gerekir.
Bu sınırların ortak sebebi aynı: tekrarlayan görev basit kalsın diye tasarlandı. Karmaşık takvim kuralları isteyen işler etkinliğe, koşula bağlı işlemler ise onay süreçlerine aittir.
Nereden başlanır?
Tek bir işle başlayın ve bir ay çalıştırın. Aday seçmek için şu soruyu sorun: son üç ayda hangi işi en az bir kez kaçırdınız ve kaçırdığınızı günler sonra fark ettiniz? Cevap genellikle haftalık bir kontroldür.
Onu bir göreve yazın, Tekrar alanını Her Hafta yapın, sahibi kendiniz bırakın ve bildirimleri açın. Bir ay sonra görev geçmişine bakıp kaç kez zamanında tamamladığınızı sayın. Dördün dördü ise ikinci işi ekleyin; ikisi kaçtıysa sorun görevde değil, işin kendisinin kime ait olduğundadır.
