Görev takip programı: bir haftada kaç iş unutuluyor, yapılacaklar listesi nereye kurulur

Beş kişilik bir ekip, bir hafta, söz verilen 68 iş. Haftanın sonunda bunların 27'si gecikmiş ya da tamamen unutulmuştu. Gecikenlerin 6'sı müşteriye verilmiş sözdü: bir teklifin revizesi, iki geri arama, bir numune gönderimi, iki ölçü randevusu. Örneğimiz Anteks Mühendislik, bir proje ofisi. (Demo verisi; rakamlar bir haftalık örnek kayıttan alındı.)

İlginç olan, kimsenin tembellik etmemiş olması. İşlerin çoğu yazılmıştı bile: WhatsApp'a, bir e-postaya, masadaki deftere. Sorun şuydu ki beş ayrı yere yazılan bir liste, aslında hiçbir yerde olmayan bir listedir. Görev takip programı arayan bir ekibin çözmeye çalıştığı şey de bu: işleri yazmak değil, yazılanların bir yerde toplanması ve vakti gelince geri gelmesi.

Bu rehber sırayla şunu anlatıyor: işler nereye düşünce kayboluyor, bir görevde ne kaydedilmeli, tek satırlık ekleme neden bu kadar belirleyici, hatırlatma hangi saatte gelmeli, kişisel liste ile ekip görevi nerede ayrılmalı ve bütün bunlar Ohana360'ta nasıl kuruluyor.

Bir haftalık kayıt: işler nereye düştü, kaçı geri gelmedi

Aşağıdaki tablo o haftanın dökümü. Her satır bir kayıt yerini, kırmızı bölüm ise oradan geciken ya da hiç yapılmayan işleri gösteriyor.

Dikkat edilmesi gereken şey, en kötü satırın en tanıdık satır olması. Hiçbir yere yazılmayan 19 işin 11'i kayboldu, yani aklında tutulan işin yarıdan fazlası kayboluyor. İkinci sırada WhatsApp var: oraya yazılan iş gerçekten yazılmıştır, ama mesaj akışı bir gün içinde onu ekranın dışına iter. Excel'in en iyi oranı vermesi ise dosyanın iyiliğinden değil, oraya yalnızca önemli ve az sayıda işin yazılmasından kaynaklanıyor.

Buradan çıkan kural basit: bir ekipte kayıt yerinin sayısı arttıkça kayıp artar. Tek bir yer seçmenin değeri, o yerin ne kadar gelişmiş olduğundan daha büyüktür.

Kaybın faturasını da yazalım, çünkü "27 iş gecikti" cümlesi soyut kalıyor. O haftanın altı müşteri sözünden ikisi geri arama, biri teklif revizesiydi ve üçü de bir hafta sonra müşteri arayıp sorduğunda hatırlandı. Böyle bir konuşma tek başına satış kaybettirmeyebilir, ama fiyat pazarlığındaki elinizi zayıflatır: sözünü unutan bir tedarikçiden indirim istemek kolaydır. Geri kalan 21 iç işin bedeli ise daha sessizdir, çünkü hepsi birilerinin akşam mesai yapmasıyla telafi edilir.

Bir görevde ne kaydedilmeli?

Görev kaydını şişirmek, ekibin onu doldurmamasının en kısa yoludur. Pratikte beş alan yetiyor, altıncısı zaten kendiliğinden oluşuyor.

Tek satır kuralı: yazmak dört saniye sürerse yazılır

Görev programlarının çoğu şuradan ölür: bir iş eklemek için form açmak, beş alan doldurmak ve kaydete basmak gerekir. Telefonda mesaj yazarken bunu yapan kimse yoktur. Bu yüzden ToDo360'ın merkezinde bir form değil, tek satırlık bir kutu vardır: cümleyi yazarsınız, tarih, saat ve öncelik cümlenin içinden ayrışır.

Ayrıştırıcının anladığı şeyler sınırlı ve bilinçli olarak öyle: bugün, yarın, 2026-09-18 gibi tam tarih, 14:00 biçiminde saat ve p1 ile p4 arası öncelik. Geri kalan kelimeler görevin adı olur, sıra da önemli değildir. "Haftaya" ya da "pazartesi" gibi ifadeler yazıyla çözülmez, kutunun yanındaki tarih düğmesinden seçilir; orada Bugün, Yarın, Haftaya kısayolları ve bir takvim durur.

İkinci yarıda pano var. Sütunlar sizin durumlarınızdır, adları ve renkleri ayarlardan ya da doğrudan panonun içinden değiştirilir. Bir kartı sürükleyip sütun değiştirdiğinizde durum güncellenir; telefonda sürükleme yerine kartın üç nokta menüsünden Sütuna taşı kullanılır. Sütunun altındaki Görev ekle satırı, görevi doğrudan o sütunun durumuyla oluşturur.

P1'den P4'e: öncelik gerçekten ne işe yarar?

Öncelik alanı, işleri önem sırasına dizmek için değil, gün daraldığında neyin feda edileceğine karar vermek içindir. Bu yüzden pratikte tek soruya indirgenir: bu iş bugün yapılmazsa ne olur? Cevap "müşteri ya da para kaybederiz" ise P1, "birileri beklemek zorunda kalır" ise P2, "yarın da yapılabilir" ise P3, "bir gün yapılırsa iyi olur" ise P4'tür.

Ölçüsü de basittir: bir günde üçten fazla P1 varsa öncelikler işaretlenmemiş demektir. ToDo360'ta P1 kırmızı, P2 turuncu, P3 mavi, P4 gridir ve bu renk kartın sol üstündeki tamamlanma çemberine de vurur, yani panoya bakınca günün ağırlığı tek bakışta görünür. Yeni eklenen her görev, siz aksini yazmazsanız P4 olarak başlar; bu da doğru tarafa hata yapmaktır, çünkü acil olduğu söylenmeyen iş acil değildir.

Hatırlatma ne zaman ve nereye düşer?

Bir görev programının gerçek sınavı burasıdır. Uygulamanın içinde duran uyarı, ancak uygulamayı açtığınızda görülür ve o da zaten sorunu çözmüş olmaz. Ohana360'ta hatırlatmayı sunucu gönderir; bilgisayar kapalıyken de çalışır.

Ertelenen görev yeni tarihiyle yeniden hatırlatılır, yani bir işi bir gün ileri atmanız hatırlatmayı kaybetmenize yol açmaz. Telefona bildirim düşmesi için cihazda bir kez izin vermeniz gerekir; izin yoksa ToDo360 ana sayfasında sarı bir Bildirimleri Aç bandı çıkar ve tek tıkla halleder. İzin verilmemiş olsa bile uygulamadaki zil her durumda çalar.

Hatırlatma saatlerinin sunucuda Türkiye saatiyle hesaplandığını da yazalım: kullanıcı bazlı saat dilimi ayarı yoktur. Yurt dışından çalışan bir ekip arkadaşınız varsa saatleri buna göre yazmanız gerekir.

Kişisel görev mi, ekip görevi mi? İki liste, iki iş

Küçük ekiplerde en sık yapılan kurgu hatası, her şeyi tek listeye yığmaktır. Oysa iki tür iş vardır ve okuyucuları farklıdır: sizin gününüzü kuran işler ve bir müşteri kaydının üzerinde yaşaması gereken işler.

Karar kuralı tek cümleyle: bu işi altı ay sonra başka biri o müşteri kaydını açtığında görmeli mi? Cevap evetse CRM görevidir, hayırsa kişisel listeye yazılır. İki listeyi tek ekrandan okumak isterseniz ToDo360 ayarlarındaki Liste Kapsamı sekmesinden CRM görevlerini ve takvim etkinliklerini ana sayfaya taşırsınız; bu görünüm birleştirmedir, kayıtlar yine kendi yerinde durur.

Müşteriye verilen sözlerin kayıt üzerinde nasıl yaşadığını CRM nedir yazısı anlatıyor; bir satış hattında görevlerin hangi aşamaya bağlandığını görmek isterseniz satış takip programı rehberi sıradaki adım. Hatırlatmaların otomatik kurulmasını, yani "şu koşul olunca şu görev açılsın" düzenini ise otomatik hatırlatma sistemi yazısında bulursunuz.

Ohana360'ta ToDo360 nasıl kurulur?

ToDo360 bir eklentidir ve Marketplace'ten tek tıkla açılır: kartına tıklayıp Etkinleştir'e basarsınız, kurulum ya da bekleme yoktur. Aşağıdaki sıra, kurulumu bir öğleden sonrada bitirir.

• Sekmeler: Ana Sayfa, Pano, Takvim. Sadelik ilkesi gereği bu uygulamaya ortak sekmeler, Dosyalar ve rapor sekmeleri eklenmez.
• Ana sayfa: üstte Bugün paneli ve Obje Envanteri, altında Hızlı Ekleme kutusu, sonra tek bir Görevler kartı: Gecikenler, Bugün, Yaklaşan (7 gün), Tarihsiz ve katlanan Tamamlananlar bölümleri.
• Arama ve süzgeç: Görevler kartının üstündeki ince çubuktan görev metninde arama, etikete ve önceliğe göre süzme, saate, önceliğe ya da ada göre sıralama yapılır. Arama açıkken 7 günlük pencere kalkar, uzaktaki eşleşmeler de listelenir.
• Benim ve Herkes: aynı çubuktaki düğme listeyi kendi görevlerinizle ekibin tamamı arasında değiştirir ve tercihiniz hatırlanır.
• Eklenti Ayarları > Sütunlar: kanban sütunlarını buradan yönetirsiniz. Renk seçilir, ad değiştirilir, sekiz sütuna kadar eklenir ve bir sütun "tamamlandı sütunu" olarak işaretlenir. Sütun adını değiştirdiğinizde o sütundaki mevcut kayıtlar da yeni ada taşınır.
• Eklenti Ayarları > Etiketler: on iki taneye kadar renkli etiket tanımlanır. Etiketler hızlı ekleme kutusunda çip olarak, kartlarda ise renkli nokta olarak görünür; kayda girmeden atanır ve kaldırılır.
• Eklenti Ayarları > Liste Kapsamı: CRM görevlerinin ve takvim etkinliklerinin ana sayfada görünüp görünmeyeceği buradan açılır.
• Eklenti Ayarları > Bildirimler: hatırlatmalar açılıp kapatılır, saatli görevlerde kaç dakika önce bildirileceği seçilir, tam saatinde ikinci bildirim eklenir ve saatsiz görevler için günün hangi saatinde hatırlatılacağı belirlenir. Bu ayarlar organizasyon geneli için yöneticiler tarafından yapılır.
• Pano: tam donanımlı bir liste ekranıdır. Kanban, liste ve kart görünümleri, süzgeç, kolon seçimi, kayıtlı görünümler ve dışa aktarma vardır. Sütun başlığına tıklayıp adı yerinde değiştirir, başlığı sürükleyip sütun sırasını, kartı sürükleyip durumu güncellersiniz; kullanmadığınız sütunu daraltıp kenarda ince bir şerit olarak bırakabilirsiniz.
• Kart menüsü: her kartın üç nokta menüsünde Düzenle, Tamamla, Tarih ile saat ve tekrar, Etiketler, Sütuna taşı, öncelik bayrakları ve Sil bulunur.
• Tekrar: Her gün, Her hafta, Her ay ve Her yıl. Tekrarlı görev tamamlandığında kapanmaz, vadesi bir sonraki döneme atlar.
• Takvim: yapılacaklar takvimde ayrı bir kaynak olarak görünür, saatliler saatiyle yerleşir, tamamlananlar soluk çizilir. Kaynağı istemediğinizde takvim başlığından kapatırsınız.
• Kurulum tarafı: Nesne Yöneticisi'nde Yapılacak nesnesine kendi alanlarınızı ve seçim listelerinizi eklersiniz. Kurulum > Sayfa Düzenleri'nde ToDo360 ana sayfasının bölümlerini kapatabilir ya da sırasını değiştirebilirsiniz. Kurulum > Uygulamalar ve Sekmeler'den uygulamanın adını kendi işinize göre değiştirebilirsiniz.
• Rapor ve akış: Yapılacaklar nesnesi Rapor Oluşturucu'nun nesne listesine girer; kayıt tetikli ve zamanlanmış akışlar da bu nesneyi seçebilir.
• Dahil değil: alt görev, görevler arası bağımlılık, Gantt çizelgesi, süre ve zaman takibi, göreve dosya eki ve yorum, görevi başka bir kullanıcıya atama, sütun içinde kartların elle sıralanması, görevi bir müşteri ya da fırsat kaydına bağlama, yazıyla "haftaya" ya da "pazartesi" gibi ifadelerin ayrıştırılması, dört seçenek dışında tekrar kuralı, e-posta ile hatırlatma, kullanıcı bazlı saat dilimi, akışın kendi başına yapılacak kaydı oluşturması ve uygulamanın kendi rapor sekmesi. Bunların gerektiği yerde CRM Görevleri'ni ya da mevcut düzeninizi kullanmaya devam edersiniz.

Akışı 89 saniyede görmek isterseniz:

İlk yedi günde ne yapılır?

Görev programı kurmanın zor tarafı yazılım değil alışkanlıktır. Aşağıdaki sıra, bir haftada listeye güvenilir hale getiriyor.

Yedinci günün alışkanlığı en önemlisidir. Geciken listesi temizlenmezse liste yalan söylemeye başlar ve ekip birkaç hafta içinde ona bakmayı bırakır. Güncel paket bilgisi fiyatlandırma sayfasında, kendi işinizle denemek için demo talebi açabilirsiniz.

Sık sorulan sorular