Müşteri adayı dönüştürme nasıl yapılır: bir adaydan şirket, kişi ve fırsat

Ohana360'ta müşteri adayı dönüştürme, aday kaydındaki Dönüştür düğmesiyle yapılır ve tek pencerede biter: fırsat adı, tutar, sektör ve sahip seçilir, Dönüştür'e basılır. Ohana360 adayın alanlarından bir Şirket, bir Kişi ve bir Fırsat açar, adayın durumunu Dönüştü yapar. Şirket alanı boş bırakılmış aday Kişi Hesabı olarak dönüşür.

Ohana360, satış, pazarlama, servis ve finans kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur. Müşteri adayları Satış360'ın ilk sekmesidir ve satış hunisinin fırsattan önceki basamağını temsil eder.

Yaygın bir yanlış var: her yeni tanışılan kişiyi hemen Kişi olarak kaydetmek. Bu yazı önce bu yanlışın neden pahalı olduğunu, sonra adayın beş durumunu, dönüştürme penceresinin ne yaptığını ve neyi yapmadığını anlatıyor.

Yeni tanışılan herkes neden hemen kişi olarak kaydedilmemeli?

Çünkü Kişi kaydı bir Şirket ister ve Şirket kaydı sizin müşteri veritabanınızdır. Fuarda kart bırakan yüz kişiyi Kişi olarak girerseniz yüz Şirket açılır, bunların seksenini bir daha aramazsınız ve Şirketler listesi gerçek müşterileri gösteremez hale gelir.

Müşteri adayı bu yüzden ayrı bir kayıttır. Tek bir Ad Soyad alanıyla, şirketi olmadan, telefonu bile olmadan açılabilir. Doğrulanmamış ilgi adayda bekler; doğrulanınca tek tıkla Şirket, Kişi ve Fırsat'a dönüşür; doğrulanmazsa Kayıp olarak kapanır ve müşteri listesine hiç dokunmaz.

Kural basit: kendisiyle iş yapmaya karar vermediğiniz hiç kimse Kişi değildir. Karar anı dönüştürme anıdır.

Müşteri adayı nasıl açılır, hangi alanları var?

Yeni Müşteri Adayı formunda altı alan vardır ve ikisi zorunludur: Ad Soyad ve Kaynak. Durum alanı Yeni ile gelir. Adayı dört yoldan açabilirsiniz: bu form, Hızlı Müşteri Adayı Kaydı ekran akışı, web sitenize gömdüğünüz form ve Kurulum'daki Veri İçe Aktar aracı (Excel ya da CSV).

Hızlı Müşteri Adayı Kaydı iki adımlı bir ekran akışıdır: önce Kişi Bilgileri (ad soyad ve şirket), sonra İletişim (e-posta, telefon, kaynak). Fuar standında telefondan aday girmenin en kısa yolu budur. Web formundan gelen adayın kaynağı Web, durumu Yeni olur; kurulumunu web formu rehberinde anlattık.

Müşteri adayının beş durumu ne anlama gelir?

Adayın beş durumu vardır: Yeni, İletişimde, Nitelendirildi, Dönüştü ve Kayıp. İlk üçü kayıt sayfasının üstündeki yol çubuğundan tek tıkla seçilir; Dönüştü yalnız dönüştürme penceresiyle gelir, Kayıp ise kendi düğmesiyle.

• Yeni: aday açıldı, kimse aramadı. Satış360 ana sayfası bu adayları sayar.
• İletişimde: ilk temas kuruldu. Kayıttaki Tanıtım Maili düğmesiyle mail gönderdiğinizde Yeni aday kendiliğinden bu duruma geçer; telefon görüşmesinden sonra elle seçersiniz.
• Nitelendirildi: bütçe, yetki ve ihtiyaç doğrulandı. Dönüştürmeden önceki son basamaktır ve ekibin ortak tanımı olmalıdır.
• Dönüştü: Şirket, Kişi ve Fırsat açıldı. Liste ekranındaki satır içi düzenleme ve toplu durum değiştirme bu değeri sunmaz; yanlışlıkla seçilemez.
• Kayıp: iş çıkmadı. Aday listede kalır, Dönüştür ve Tanıtım Maili düğmeleri kaybolur; kaynağa göre raporlarda saymaya devam eder.

Tanıtım Maili düğmesi bir ayara bağlıdır: Kurulum'daki e-posta ayarlarında müşteri adayı için bir şablon eşlenmiş olmalı ve adayın e-postası dolu olmalıdır. Gönderilen mail adayın E-posta kartına ve zaman tüneline tamamlanmış bir görev olarak düşer; hangi şablonun gideceğini adayın kaynağına göre seçebilirsiniz.

Dönüştür penceresi hangi soruları sorar?

Dönüştür düğmesi dört alanlı bir pencere açar: Fırsat Adı, Fırsat Tutarı, Şirket Sektörü ve Sahip. Fırsat Adı Yeni Fırsat, tutar 100.000 TL, sektör Teknoloji ve sahip listedeki ilk kullanıcıyla dolu gelir; hepsini değiştirebilirsiniz.

1. Fırsat Adı: yazdığınız adın önüne Ohana360 şirket adını ekler. Zirve Tarım için Yeni Fırsat yazarsanız fırsat "Zirve Tarım - Yeni Fırsat" olur. Teklif konusunu yazmak ("Sera Otomasyonu") sonraki raporları okunur kılar.
2. Fırsat Tutarı: tahmini satış tutarı. Bilmiyorsanız 0 bırakın; kalem eklendikçe fırsat tutarı kalemlerden yeniden hesaplanır.
3. Şirket Sektörü: yalnız Şirket alanı dolu adaylarda görünür. Seçenekler Kurulum'daki sektör listesinden gelir.
4. Sahip: Şirket ve Fırsat bu kullanıcıya yazılır. Adayı açan kişiyle satışı yürütecek kişi farklıysa burada değiştirin.

Pencerenin üstündeki kutu ne olacağını önceden söyler: adayın adı, şirketi ve oluşacak üç kaydın simgeleri. Şirket boşsa aynı kutuda Kişi Hesabı uyarısı görünür ve sektör sorusu kaybolur.

Dönüştürme hangi üç kaydı oluşturur?

Dönüştür'e basıldığında Ohana360 bir Şirket, bir Kişi ve bir Fırsat açar, üçünü birbirine bağlar ve adayın durumunu Dönüştü yapar. Aday silinmez; kayıt sayfasında Dönüştür düğmesinin yerini Şirkete Git düğmesi alır.

• Şirket: adı adayın Şirket alanından, telefonu adaydan, sektörü pencereden gelir. Ciro alanı 0 ile açılır, web sitesi boştur.
• Kişi: adayın Ad Soyad alanı boşluktan bölünür: ilk kelime ad, kalanı soyad. Tek kelimelik adda soyad tire olur. E-posta ve telefon kopyalanır, kişi yeni şirkete bağlanır.
• Fırsat: ad ve tutar pencereden, şirket yeni kayıttan gelir. Aşama Kurulum'daki ilk fırsat aşamasıdır (varsayılan kurulumda Araştırma, %10 olasılık), kapanış tarihi bugünden 30 gün sonrasıdır.

Kapanış tarihi ve aşama pencerede sorulmaz; dönüşümden hemen sonra Fırsat kaydını açıp düzeltirsiniz. Fırsatın bundan sonraki yolunu satış hunisi aşamaları rehberi anlatıyor, teklif hazırlamayı ise teklif rehberi.

Kişi Hesabı nedir, ne zaman oluşur?

Kişi Hesabı, bir şirketi olmayan kişi için açılan Şirket kaydıdır: adı kişinin adıdır, türü Kişi'dir. Ohana360 bunu adayın Şirket alanı boşken kendiliğinden yapar; ayrı bir düğme ya da ayar yoktur.

Serbest çalışanlar, bireysel danışanlar ve son tüketiciyle çalışan işler için doğru yol budur. Şirketler listesinde bu kayıtlar Kişi türüyle görünür ve raporlarda türe göre süzülebilir. Sonradan bir şirkete bağlanması gerekirse Kişi kaydının Şirket alanını değiştirmek yeterlidir.

Dönüşümde adayda ne kalır?

Adayın görevleri, gönderilen e-postaları, zaman tüneli gönderileri, kampanya üyeliği ve özel alanları yeni kayıtlara taşınmaz; hepsi aday kaydında kalır. Aday silinmediği için kaybolmazlar, ama Kişi ya da Fırsat sayfasını açan satışçı onları görmez.

Pratik kural: dönüştürmeden önce aday sayfasındaki açık görevlere bakın. Bir sonraki adımı temsil eden görev varsa dönüşümden sonra onu Fırsat'a bağlı yeniden açın ve adaydaki kopyayı tamamlayın. Aday üzerindeki e-posta geçmişi aday kaydında okunabilir kalır; Şirkete Git düğmesi ve adayın kendisi arasında iki tıkla gidip gelirsiniz.

Özel alanlar için yol ayrıdır: adaya eklediğiniz Kazanma Puanı gibi bir alan Fırsat'ta yoksa dönüşümde yok olmaz, adayda kalır. Aynı bilginin Fırsat'ta da gerekmesi durumunda alanı iki objeye de ekler, dönüşümden sonra elle taşırsınız.

Mükerrer adaylar nasıl birleştirilir?

Dönüştürme mükerrer kontrolü yapmaz: aynı şirket için ikinci bir adayı dönüştürürseniz ikinci bir Şirket kaydı açılır. Bu yüzden birleştirme dönüştürmeden önce yapılır ve yeri Müşteri Adayları listesidir.

1. Listede iki ya da daha fazla adayı kutucuklarından seçin, üstte çıkan Birleştir düğmesine basın.
2. Pencerede kalacak kaydı ana kayıt olarak işaretleyin ve alan alan hangi değerin kalacağını seçin.
3. Birleştirin. Diğer kayıtların görevleri, etkinlikleri, gönderileri ve kampanya üyelikleri ana kayda taşınır; kayıtlar geri dönüşüm kutusuna gider.

Aynı şirket Şirketler listesinde zaten varsa dönüştürme yine yeni bir kayıt açar. O durumda dönüşümden sonra Şirketler listesinde iki kaydı seçip aynı Birleştir adımını uygularsınız; kişiler, fırsatlar, talepler, siparişler ve faturalar ana şirkete bağlanır.

Adaylar nasıl raporlanır, dönüşüm oranı nasıl ölçülür?

Rapor Oluşturucu'da Müşteri Adayları objesi altı alanla gelir: Ad Soyad, Şirket, Kaynak, Durum, E-posta ve Oluşturulma. Hazır raporlardan Kaynağa Göre Adaylar halka grafiği, Duruma Göre Adaylar çubuk grafiği çizer.

• Dönüşüm oranı: hazır bir kart yoktur. Duruma Göre Adaylar raporunda Dönüştü sayısını toplam aday sayısına bölersiniz; kaynağa göre kırılım için raporu Kaynak alanıyla süzüp aynı hesabı tekrarlarsınız.
• Kaynak kalitesi: Kaynağa Göre Adaylar raporunu Durum = Dönüştü filtresiyle kaydedin. Hangi kanalın gerçek müşteri getirdiği tek grafikte görünür.
• Aday puanı: Object Manager'dan Müşteri Adayı objesine cf_puan adıyla bir Kazanma Puanı alanı eklerseniz liste ekranında ayrı bir sütun açılır; 75 ve üstü yeşil, 50 ve üstü turuncu rozetle gösterilir. Puanı satışçı elle verir.

Raporun dashboard karosuna dönüşmesini ve e-postayla haftalık gönderilmesini satış raporu rehberinde adım adım anlattık.

Dahil değil: aday dönüştürmenin yapmadıkları

Aşağıdakiler bugün ürünün bilinen sınırlarıdır. Bir kısmı yukarıdaki birleştirme ve özel alan yollarıyla aşılır, bir kısmı için önceden karar vermek gerekir.

• Mevcut şirket seçilemez. Dönüştürme her zaman yeni bir Şirket açar; var olan şirkete bağlamak için dönüşümden sonra Şirketler listesinde birleştirirsiniz.
• Fırsat atlanamaz. Üç kayıt birlikte açılır; fırsatsız dönüşüm yoktur.
• Mükerrer uyarısı yoktur. Aynı e-posta ya da şirket adıyla ikinci aday açılırken uyarı çıkmaz; kontrol Birleştir ile elle yapılır.
• Görev, e-posta, gönderi ve kampanya üyeliği taşınmaz. Hepsi aday kaydında kalır.
• Özel alanlar kopyalanmaz. Adaya eklenen cf_ alanları Şirket, Kişi ya da Fırsat'a geçmez.
• Geri alınamaz. Dönüşümü geri alan düğme yoktur; oluşan üç kayıt elle silinir.
• Kapanış tarihi ve aşama sorulmaz. Fırsat hep ilk aşamada ve 30 gün sonra kapanacak şekilde açılır; sonradan düzenlenir.
• Kayıp sebebi alanı yoktur. Kayıp düğmesi yalnız durumu değiştirir; sebep istiyorsanız Object Manager'dan seçim listesi eklersiniz.
• Otomatik puanlama ve otomatik atama yoktur. Kazanma Puanı elle girilir, adaylar sırayla dağıtılmaz.
• Ad Soyad tek alandır. Dönüşümde ilk boşluktan bölünür; iki kelimeli adlarda soyad karışabilir, Kişi kaydında düzeltilir.

Bu sınırların ortak sebebi tasarımın basitliği: dönüştürme dört soruluk tek bir penceredir ve on saniyede biter. Karmaşık senaryolar için pencereden önce birleştirme, pencereden sonra düzenleme gerekir.

Ekipte dönüştürme kuralı nasıl konur?

Dönüştürmeyi işe yarar kılan pencere değil, Nitelendirildi durumunun ortak tanımıdır. Ekip "nitelendirildi" derken aynı şeyi kastetmiyorsa fırsat listesi hiç konuşulmamış adaylarla dolar ve satış hunisinin ilk aşaması anlamını yitirir.

Şunu yapın: üç soruluk bir nitelendirme tanımı yazın (bütçe var mı, karar verici bu kişi mi, ihtiyaç bu çeyrekte mi), bu üçü doğrulanmadan kimse Nitelendirildi seçmesin, Nitelendirildi olan aday ise aynı gün dönüştürülsün. Fırsat adına teklif konusunu yazın, dönüşümden hemen sonra kapanış tarihini gerçekçi tarihe çekin.

Ayda bir Duruma Göre Adaylar raporuna bakın. Yeni durumunda bir aydır bekleyen adaylar, ekibin ulaşamadığı değil unuttuğu adaylardır; onları otomatik hatırlatma akışıyla yeniden görünür kılabilirsiniz.