Pazarlama kampanyası takibi nasıl yapılır: bütçe, üyeler ve ROI

Ohana360'ta pazarlama kampanyası takibi Marketing360'taki Kampanya kaydıyla yapılır: tür, durum, tarihler, bütçe, gerçekleşen maliyet ve beklenen gelir tek kayıtta durur, üyeler müşteri adayı ya da kişi olarak eklenir. Kayıt ROI'yi kendisi hesaplar ama beklenen gelirden; gerçek getiri için kazanılan geliri ayrı bir alana yazarsınız.

Ohana360, satış, pazarlama, servis ve finans kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur. Marketing360 bu bulutun kampanya, segment ve e-posta şablonu uygulamasıdır; kampanyanın üyeleri Satış360'taki müşteri adaylarıyla aynı kayıtlardır.

Bu rehber rakamla başlıyor: bütçesi aşılmış bir fuar kampanyası, ekranda %196 görünen bir ROI ve aynı kampanyanın gerçek getirisi olan %56. Aradaki farkın nereden geldiğini anlayan ekip, kampanya raporunu yanlış okumaz.

Aynı kampanya neden iki farklı ROI gösterir?

Çünkü Ohana360'ın hazır ROI kartı kazanılan satışı değil, kampanyayı açarken sizin yazdığınız beklenen geliri kullanır. Formül koddadır ve tek satırdır: beklenen gelirden gerçekleşen maliyeti çıkar, gerçekleşen maliyete böl, yüzle çarp, tam sayıya yuvarla.

Örnekteki fuar kampanyasının bütçesi 120.000 TL, gerçekleşen maliyeti 135.000 TL, beklenen geliri 400.000 TL. Kart (400.000 - 135.000) / 135.000 hesabıyla %196 yazar. Fuardan gelen adaylardan kazanılan fırsatların toplamı ise 210.000 TL; aynı formül bu rakamla %56 verir.

İki sayı da doğru, yalnız farklı soruları cevaplar. Beklenen ROI kampanya öncesi plandır, gerçek ROI kampanya sonrası hesaptır. Ekranda kartın adı bu yüzden ROI (beklenen) olarak geçer; gerçekleşen maliyet sıfırsa kart hiç hesap yapmaz ve tire gösterir.

Kampanya kaydında hangi alanlar var?

Yeni Kampanya penceresinde dokuz alan vardır ve yalnız Kampanya Adı zorunludur. Yeni kampanya E-posta türünde, Planlandı durumunda, bugün başlayıp otuz gün sonra bitecek şekilde açılır; bunları kaydetmeden değiştirebilirsiniz.

Sahip alanı kampanyayı açan kullanıcıyla dolar. Kampanyalar sekmesi iki görünümle açılır: dört durum sütunlu Kanban ve sütun seçilebilen Liste. Kanban kartında tür, üye sayısı, bütçe ve bitiş tarihi görünür, durum kartın altındaki seçiciden değişir.

Kampanya durumları ve dikkat listesi nasıl çalışır?

Kampanyanın dört durumu vardır ve kayıt sayfasının üstündeki yol çubuğundan tek tıkla değişir. Marketing360 ana sayfası ise açık kampanyaları beş kurala göre tarar ve sorunlu olanları Dikkat İsteyen Kampanyalar listesinde sıralar.

• Açık sayılan: Tamamlandı ve İptal Edildi dışındaki her kampanya. Kapanan kampanya bütçesi aşılmış olsa bile listeye girmez.
• Sıra: bir kampanyaya birden fazla sebep uyuyorsa yalnız ilk tutan yazılır. Bütçesi aşılmış ve süresi geçmiş kampanya bütçe aşıldı olarak görünür.
• Takvim kutusu: aynı ana sayfada önümüzdeki yedi günde bitecek kampanyalar ayrıca listelenir, bitişe iki gün ya da daha az kalanlar acil işaretlenir.

Bu liste haftalık pazarlama toplantısının hazır gündemidir. Toplantıdan önce kampanyaların gerçekleşen maliyetini güncellerseniz, liste kendiliğinden doğru kampanyayı en üste çıkarır.

Bütçe ile gerçekleşen maliyet nasıl karşılaştırılır?

Kayıttaki Bütçe Kullanımı kartı gerçekleşen maliyeti bütçeye böler ve sonucu yüzde olarak bir çubukla gösterir. Çubuk %100'de durur: 135.000 TL harcanmış 120.000 TL'lik bütçe %113 değil %100 görünür.

Aşımın büyüklüğünü görmek için iki yol var. Birincisi Dikkat İsteyen Kampanyalar listesi, aşımı sebep olarak yazar. İkincisi rapordur: Rapor Oluşturucu'da Bütçe ile Gerçekleşen alanlarını yan yana koyduğunuzda fark tek satırda görünür.

Gerçekleşen maliyet elle girilen tek bir toplamdır; fatura ya da masraf kalemlerinden kendiliğinden toplanmaz. Kampanyanın sahibi harcama geldikçe bu alanı günceller, istisnası aşağıda anlatılan Reklam türüdür.

Kampanya üyeleri nasıl eklenir, durumları ne anlama gelir?

Kampanya üyesi, kampanyanın ulaştığı bir müşteri adayı ya da kişidir ve kayıt sayfasındaki Üye Ekle düğmesiyle eklenir. Pencerede Müşteri Adayları ile Kişiler arasında geçilir, ada, şirkete ya da e-postaya göre aranır, kutucukla seçilir.

Kampanya İstatistikleri kartında beş kutu vardır: Üye (altında yanıtlayan sayısı), Gönderim, Açılma, Tıklama ve ROI (beklenen). Açılma ile tıklama oranları Marketing360 Gönderimler kayıtlarından gelir; bu kayıtların nasıl oluştuğunu müşteri segmentasyonu rehberinde anlattık. Gerçek bülten gönderimi ve ölçümü için e-bülten rehberine bakın.

Müşteri adayları ve fırsatlar kampanyaya nasıl bağlanır?

Müşteri adayı kampanyaya üyelikle bağlanır, fırsat ise hazır bir bağla bağlanmaz. Fırsat kaydında kampanya alanı yoktur ve Object Manager'daki ilişki alanı Kampanya objesini hedef olarak sunmaz; hedef listesi Şirket, Kişi, Müşteri Adayı, Fırsat, Talep, Dava ve özel objelerdir.

• Aday kaynağı: Müşteri Adayı'nın Kaynak alanı Web, Referans, Telefon ve Etkinlik değerleriyle gelir ve Object Manager'dan düzenlenir. Büyük kampanyalar için kendi kaynak değerini eklemek, Kaynağa Göre Adaylar hazır raporunu kampanya raporuna çevirir.
• Fırsat alanı: Fırsat objesine Kampanya adında bir seçim listesi alanı ekleyin ve değerleri kampanya adlarıyla doldurun. Fırsatı açan satışçı bu alanı seçer, kazanılan tutarı bu alana göre gruplarsınız.
• Dönüştürme: aday Şirket, Kişi ve Fırsat'a dönüştürüldüğünde kampanya üyeliği yeni kişiye taşınmaz. Üye kaydı adayda kalır, fırsatın kampanya alanını dönüştürme sırasında elle doldurmak gerekir.

Kazanılan fırsatları kampanya alanına göre toplamanın yolu satış raporu rehberindeki Rapor Oluşturucu adımlarıdır: obje Fırsatlar, filtre aşama Kazanıldı, gruplama Kampanya alanı, ölçüt Tutar toplamı.

Gerçek ROI için hangi alanları eklemek gerekir?

Gerçek ROI için kampanya objesine iki özel alan yeterlidir: kazanılan geliri tutan bir sayı alanı ve ondan ROI hesaplayan bir formül alanı. İkisi de Kurulum'daki Object Manager'da Kampanya objesine eklenir ve kod gerektirmez.

1. Kazanılan Gelir adında Sayı tipinde bir alan ekleyin. Ohana360 alanın API adını cf_kazanilan_gelir olarak üretir.
2. Gerçek ROI adında Formül tipinde bir alan ekleyin ve şu formülü yazın:

IF(actualCost > 0, ROUND((cf_kazanilan_gelir - actualCost) * 100 / MAX(actualCost, 1), 0), 0)

Formül, maliyet sıfırken sıfır döner ve bölme hatası vermez. Kazanılan Gelir alanı hiç doldurulmamışsa formül alanında #HATA görünür; kampanyayı açarken 0 yazmak bunu önler. Kampanya kapandığında alana, kampanya alanı bu kampanyayı gösteren kazanılan fırsatların toplamını yazarsınız.

Üçüncü bir alan da işe yarar: Rollup Özeti tipinde, Kampanya Üyeleri ilişkisini sayan Üye Sayısı alanı. Formül alanı rollup'a başvurabildiği için ROUND(actualCost / MAX(cf_uye_sayisi, 1), 0) formülü üye başına maliyeti verir; örnekteki 48 üyeli kampanyada bu 2.813 TL eder.

Kampanyalar nasıl raporlanır?

Rapor Oluşturucu'da Kampanyalar objesi yedi alanla gelir: Kampanya, Tür, Durum, Bütçe, Gerçekleşen, Beklenen Gelir ve Başlangıç. Hazır raporlar arasında Türe Göre Kampanya Bütçesi vardır ve bütçe toplamını türe göre çubuk grafikle gösterir.

• Özel alanlar raporlanır: Object Manager'dan Kampanya objesine eklenen alanlar, formül ve rollup dahil, rapor alanı listesine kendiliğinden eklenir. Gerçek ROI ve Üye Sayısı bu yolla gruplanabilir ve toplanabilir.
• Hazır ROI kartı raporda yoktur: beklenen ROI yalnız kayıt ekranında hesaplanır. Raporda görmek istiyorsanız aynı hesabı beklenen gelirle yapan ikinci bir formül alanı ekleyin.
• Dashboard: kaydettiğiniz kampanya raporunu dashboard karosu yapabilir, e-posta aboneliğiyle haftalık gönderebilirsiniz.

Reklam kampanyaları farklı mı izlenir?

Evet. Türü Reklam olan kampanyanın kayıt sayfası e-posta istatistikleri ve üye listesi yerine bir reklam paneli gösterir: Harcama, Satış, ROAS, Gösterim ve Tıklama kartları ile tıklamadan satışa bir dönüşüm hunisi.

Meta ya da Google Ads hesabı bağlanan bir org'da senkron, reklam platformundaki her kampanya için Reklam türünde bir kayıt açar ya da mevcut kaydı günceller. Gerçekleşen maliyete harcama, beklenen gelire platformun ölçtüğü dönüşüm değeri yazılır; bu türde beklenen ROI kartı fiilen ölçülmüş gelirle çalışır. Başabaş ROAS varsayılanı 3,0'dır.

Dahil değil: kampanya takibinin yapmadıkları

Aşağıdakiler bugün ürünün bilinen sınırlarıdır ve hiçbiri bir ayarla açılmaz. Bir kısmının etrafından yukarıdaki özel alanlarla dolaşılır.

• Hazır ROI kazanılan satıştan hesaplanmaz. Kart beklenen gelirle çalışır; gerçek ROI için özel alan gerekir.
• Fırsat kampanyaya bağlanmaz. Fırsatta kampanya alanı yoktur ve ilişki alanı Kampanya objesini hedef göstermez; çözüm seçim listesi alanıdır.
• Dönüştürmede üyelik taşınmaz. Aday kişiye dönüştüğünde kampanya üyeliği adayda kalır.
• Üye yalnız aday ya da kişi olabilir. Şirket ve fırsat kampanya üyesi olamaz; segmentten toplu üye aktarımı da yoktur, üyeler pencereden seçilir.
• Üye durumu kendiliğinden ilerlemez. Gönderim yalnız Eklendi olanları Gönderildi'ye çeker; Açıldı, Tıkladı ve Yanıtladı elle seçilir.
• Maliyet kalem kalem tutulmaz. Gerçekleşen maliyet tek bir sayıdır, fatura ya da masraftan toplanmaz (Reklam türünde senkron hariç).
• Aşım yüzdesi gösterilmez. Bütçe Kullanımı çubuğu %100'de durur; aşım dikkat listesinde sebep olarak görünür.
• Çok dokunuşlu atıf yoktur. Bir fırsatın gelirini birden fazla kampanyaya paylaştıran bir model bulunmaz.
• Üst kampanya yoktur. Kampanyalar hiyerarşi kurmaz, bir yıllık programın alt kampanyalarını toplayan kayıt açılamaz.
• Para birimi Türk lirasıdır. Bütçe, maliyet ve gelir alanları ₺ ile gösterilir; kampanya başına başka para birimi seçilmez.

Bu sınırların çoğu aynı yerden geliyor: kampanya kaydı bir pazarlama planı olarak tasarlandı, gelir muhasebesi satış tarafında, fırsatta duruyor. İkisini birleştiren köprü bugün sizin eklediğiniz iki özel alandır.

İlk kampanyanızı nasıl kurmalısınız?

İlk kampanya için doğru aday, şu an yürüyen ve bütçesi belli olan tek bir kampanyadır. Geçmiş kampanyaları geriye dönük girmeye çalışmak, maliyet rakamları eksik olduğu için çoğunlukla yarıda kalır.

Şunu yapın: Marketing360'ta kampanyayı türü, tarihleri, bütçesi ve beklenen geliriyle açın, Kazanılan Gelir ile Gerçek ROI alanlarını Object Manager'dan ekleyin, Fırsat objesine Kampanya seçim listesi koyun ve kampanyaya ulaştığınız adayları Üye Ekle ile seçin. Harcama geldikçe gerçekleşen maliyeti güncelleyin.

Kampanya bittiğinde tek soruyu sorun: beklenen ROI ile gerçek ROI arasındaki fark ne kadar? Fark büyükse sorun kampanyada değil, beklenen gelir tahmininde olabilir. Adayların kampanyadan sonra nasıl ilerlediğini satış hunisi aşamaları rehberiyle izleyebilirsiniz.