CRM'de kayıt nasıl hızlı bulunur: aynı müşteriye altı yol, tuş tuş sayıldı

CRM'de bir kayda en hızlı yol, adını hatırlıyorsanız Cmd+K (Windows'ta Ctrl+K) komut paletidir: kısayol, iki üç harf ve Enter, fareye dokunmadan beş tuş. Ohana360'ta aynı kayda altı yoldan ulaşılır: liste görünümü, üst bardaki arama kutusu, komut paleti, Son Kayıtlar, Favoriler ve açık konsol sekmeleri.

Ohana360, satış, servis ve finans kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; arama bu bulutun bütün uygulamalarına tek kutudan bakar. Yolları özellik listesi yerine tuş tuş saydık. Ankara'da ofis mobilyası satan Lima Ofis Mobilyaları'nda satış temsilcisi Ece Yıldız'ın en yoğun müşterisi Defne Yazılım: yeni ofis döşemesi fırsatı açık, teslimat gecikmesiyle ilgili bir talep var, projenin mimarı Aras Mimarlık'tan Defne Arslan sık arıyor. Ece gün içinde bu şirkete defalarca dönüyor ve her dönüşün maliyeti seçtiği yola bağlı.

CRM'de bir kayda en hızlı nasıl ulaşılır?

Ohana360'ta bir kayda ulaşmanın en kısa klavye yolu Cmd+K komut paletidir, en kısa fare yolu ise ekranda açık duran konsol sekmesidir; aradaki dört yol, kaydı ne kadar yakın zamanda açtığınıza ve işaretleyip işaretlemediğinize göre değişir. Ece'nin Defne Yazılım şirket kaydına giden altı yolun sayımı:

Sayımda Cmd+K tek basış, her harf bir basış sayıldı. Harf sayısı adınıza göre değişir: arama en az iki harf ister ve kelimenin herhangi bir parçasını eşler, bu yüzden "def" hem Defne Yazılım'ı hem mimar Defne Arslan'ı bulur. Komut paletinde Enter'ın doğrudan şirkete gitmesinin nedeni sıralamadır: sonuçlar alakaya göre değil obje sırasına göre dizilir ve Şirketler her zaman en üstte gelir. Kişiye gitmek isteseydi Ece bir kez aşağı ok basardı. Satış kayıtlarının bütün yapısı Satış360 sayfasında.

Üst bardaki arama kutusu neyi arar, neyi aramaz?

Ohana360'ın üst bardaki arama kutusu her objede yalnız belirli alanlara bakar: Şirket'te şirket adına, Kişi'de ad soyad ve e-postaya, Müşteri Adayı'nda ad soyad ve şirket adına, Fırsat'ta yalnız fırsat adına. Talep'te konu ve sekiz haneli talep numarası, Etkinlik'te konu ve konum, Fatura'da fatura numarası ve şirket adı aranır. Kullanıcılar da ad, e-posta ve ünvanla bulunur ve sonuç kişinin profil sayfasını açar. Görev, İK kayıtları ve özel objeler gibi geri kalan her kayıt, ekranda görünen adıyla aranır.

Dört kural arama davranışını belirler. Birincisi en az iki harftir; tek harf yazınca liste açılmaz. İkincisi Türkçe büyük küçük harf kuralıdır: "DEFNE" ile "defne" aynıdır, İ ile i, I ile ı eşleşir; ama ş ile s, ı ile i ayrı harftir ve "sirket" yazınca "Şirket" bulunmaz. Üçüncüsü sınırdır: üst bar en çok 15, komut paleti en çok 12 satır gösterir; aranan harf çok yaygınsa birkaç harf daha yazmak gerekir. Dördüncüsü lisanstır: org paketinde olmayan bir uygulamanın kayıtları aramada çıkmaz. Kayıt sayısı 2.000'i aşan objelerde arama kısa bir beklemeden sonra sunucuya da sorulur ve her obje için 25 eşleşme getirilir; bulunanlar aynı alan kurallarıyla listelenir.

Ece'nin bir gün yaşadığı sorun telefondu. Santralden "0312 ile başlayan bir numara arıyor, Defne'den biri" notu geldi; numarayı üst bara yazdı, sonuç çıkmadı. Global arama Şirket, Kişi ve Müşteri Adayı kayıtlarında telefona bakmaz. Numarayla aramanın yolu liste aramasıdır: Kişiler sekmesindeki "Bu listede ara..." kutusu listede görünen bütün sütunlarda arar ve Telefon sütunu görünümdeyse numaranın bir parçası yeter. Sütun eklemek ve görünümü kaydetmek liste görünümü rehberinde.

Cmd+K komut paleti nasıl kullanılır?

Komut paleti, Mac'te Cmd+K, Windows'ta Ctrl+K ile her ekrandan açılan ve kayıt aramayı, uygulamaya geçmeyi ve yeni kayıt oluşturmayı tek kutuda toplayan penceredir. Kısayol bir form alanının içindeyken de çalışır. Kutuya yazılan metin aynı anda dört listede aranır ve sonuçlar bu sırayla gelir:

1. Kayıtlar. Üst bardaki aramayla aynı motor ve aynı alanlar.
2. Uygulamalar. "servis" yazınca Servis360, "fin" yazınca Finans360 çıkar; Enter uygulamayı açar. Kurulum yetkisi olan kullanıcı "kurulum" yazarak Kurulum'a, "profiller", "akışlar", "güvenlik" gibi bölüm adlarıyla doğrudan o sayfaya gider; uygulama ayarı yetkisi olan kullanıcı "atama" ya da "sla" yazarak Satış360 ve Servis360 Ayarları'nı bulur.
3. Hızlı oluşturma. "Yeni Fırsat", "Yeni Görev" gibi kalemler ve yöneticinin kurduğu ekran akışları; bunlar sağ üstteki + menüsüyle aynı listedir, ekran akışı rehberinde anlattık.
4. Boş kutu. Hiçbir şey yazılmazsa palet uygulamaları ve hızlı oluşturma kalemlerini listeler; klavyeden uygulama değiştirmenin en kısa yolu budur.

İlk satır seçili gelir, ok tuşları seçimi taşır, Enter açar, Esc kapatır; pencerenin altında bu ipucu "↑↓ gezin • Enter aç • Komut paleti: ⌘K / Ctrl+K" olarak yazar. Üst bardaki kutunun farkı burada: o kutuda ok tuşları ve Enter çalışmaz, sonuç fareyle tıklanır. Ece bu yüzden sabah ilk iş "⌘K, def, Enter" ile şirkete, "⌘K, döşe, Enter" ile fırsata gitmeyi alışkanlık yaptı.

Son Kayıtlar, Favoriler ve konsol sekmeleri ne işe yarar?

Son Kayıtlar, Favoriler ve konsol sekmeleri, adını yazmadan döndüğünüz kayıtlar için üç ayrı hafızadır: biri son açtıklarınızı, biri işaretlediklerinizi, biri ekranda açık tuttuklarınızı saklar. Farkları kapasitede ve nerede saklandıklarındadır:

• Son Kayıtlar. Açtığınız son 8 kayıt, en yenisi üstte. Alttaki yardımcı çubuğun Son Kayıtlar panelinde ya da G sonra R ile açılır. Liste kişiye özeldir ve hesabınıza kaydedilir; başka bir bilgisayarda oturum açınca aynı liste gelir. Kullanıcı profilleri bu listeye girmez.
• Favoriler. Kayıt açıkken üst bardaki ★ düğmesinden "Bu kaydı favorilere ekle" seçilir; aynı menü "Favorilerim" listesini ve her satırda çıkarma düğmesini gösterir. Yardımcı çubukta Favoriler paneli ve G sonra F kısayolu aynı listeyi açar. Kişi başına en çok 20 favori tutulur; yirmi birinci eklenince en eskisi uyarı vermeden düşer.
• Konsol sekmeleri. Açtığınız her kayıt menü çubuğunun altında bir sekme olur; en çok 12 sekme durur, on üçüncü açılınca en eskisi kapanır. Her sekmenin çarpısı onu kapatır, en az iki sekme açıkken "Tümünü kapat" çıkar. Sekmeler yalnız masaüstü genişliğinde görünür ve o tarayıcıda saklanır; başka cihazda gelmez.

Ece'nin düzeni şu: Defne Yazılım ve iki büyük müşteri favorilerde, gün içinde çalıştığı fırsat ve talep konsol sekmesinde açık, geri kalan her şey Cmd+K ile. Bir kaydın değişikliklerinden haberdar olmak ayrı bir iştir: kaydın sağ altındaki "Takip Et" düğmesi, başkası kaydı değiştirince zile bildirim düşürür ve takip edilenler G sonra W ile açılan Takipler panelinde listelenir. Takip ve kayıt üstünde yazışma ekip içi iletişim rehberinde.

Ohana360'ta hangi klavye kısayolları var?

Ohana360'ın klavye kısayolları ? tuşuyla açılan Klavye Kısayolları panelinde listelenir; çoğu G harfiyle başlayan iki tuşluk dizilerdir ve yardımcı çubuğun panellerini açar.

G dizisinin iki kuralı vardır: ikinci harf G'den sonraki 0,9 saniye içinde basılmalıdır ve bir yazı alanının içindeyken dizi çalışmaz, böylece "Gökhan" yazarken panel açılmaz. Cmd+K bu kurala uymaz, form alanının içinden de paleti açar. Kayıt sayfasındaki E kısayolu, alanları düzenlemenin en kısa yoludur; sayfanın hangi alanları gösterdiği kayıt sayfası düzeni rehberinde.

Telefonda kayıt nasıl aranır?

Ohana360 mobil uygulamasında arama, alt sekme çubuğunun sağ ucundaki yuvarlak büyüteç düğmesiyle açılır ve masaüstüyle aynı arama motorunu, aynı alanları kullanır. Kutu "Ohana360'ta Ara" yazar; iki harf yazılana kadar ekranda Son Öğeler başlığıyla son açılan 8 kayıt durur, ikinci harften sonra Sonuçlar listesi gelir. Favoriler, profil menüsündeki Favoriler satırındadır ve masaüstündeki listeyle aynıdır. Konsol sekmeleri mobilde yoktur. Mobil uygulamanın geri kalanı mobil sayfasında ve mobil CRM rehberinde.

Dahil değil: aramanın yapmadıkları

• Telefonla global arama yok. Şirket, Kişi ve Müşteri Adayı'nda telefon aranmaz; telefon yalnız E-ticaret siparişi, Klinik360 hastası ve Konaklama360 misafirinde aranır. Numara için liste araması kullanılır.
• Aday e-postayla bulunmaz. Müşteri Adayı'nda yalnız ad soyad ve şirket aranır; Kişi'de e-posta aranır.
• Fırsat yalnız adıyla bulunur. Tutar, aşama ya da bağlı şirket adı fırsatı getirmez; şirketi bulup ilişkili listeden fırsata geçilir.
• İçerik aranmaz. Notlar, kayıt paylaşımları, e-posta gövdeleri ve dosya içerikleri global aramaya girmez; notların kendi araması yardımcı çubuktaki Notlar panelindedir.
• Yazım toleransı yok. Eksik ya da yanlış harf düzeltilmez, ş ile s, ı ile i, ç ile c ayrı harftir.
• Alaka sıralaması yok. Sonuçlar obje sırasıyla gelir ve üst barda 15, palette 12 satırla kesilir; çok yaygın harflerde aranan kayıt listeye girmeyebilir.
• Üst bar kutusu klavyeyle gezilmez. Ok tuşları ve Enter yalnız komut paletinde çalışır.
• Arama geçmişi ve kayıtlı arama yok. Daha önce yazılan aramalar saklanmaz; tekrar eden bir arama için liste görünümü kaydedilir.
• Hafızalar sınırlı. Son Kayıtlar 8, Favoriler 20, konsol sekmeleri 12 kayıt tutar ve sınır aşılınca en eskisi uyarısız düşer; konsol sekmeleri yalnız o tarayıcıda saklanır.
• Kısayollar değiştirilemez. Tuş atamaları sabittir, G dizisi yazı alanında çalışmaz.

Yeni bir ekip arkadaşına hangi beş alışkanlık öğretilir?

Hızlı erişim bir özellik değil alışkanlıktır; Lima Ofis'te yeni gelen her temsilciye ilk gün beş şey gösteriliyor:

1. Cmd+K'yi refleks yapın. Kayıt, uygulama ya da yeni kayıt, hepsi aynı kutudan; ilk satır seçili gelir.
2. İki üç harf yeter. Tam adı yazmayın; kelimenin herhangi bir parçası eşleşir, Türkçe karakteri doğru yazın.
3. Haftanın ana müşterilerini ★ ile işaretleyin. Yirmi sınırına gelince bitenleri çıkarın.
4. Telefon için listeyi kullanın. Kişiler listesine Telefon sütunu ekleyip görünümü kaydedin.
5. ? tuşunu bir kez açın. Bütün kısayollar tek panelde; G sonra T ile güne görev listesinden başlayın.