Selin Aydın'ın telefonu sabah dokuzu birkaç dakika geçe titriyor: "Bugün 5 görevin var." Arabayı Bornova'daki şantiyeye sürerken ilk ziyaretin kimle olduğunu, geçen ay hangi fiyatın konuşulduğunu ve teklifin hangi aşamada kaldığını bilmesi gerekiyor. Masasına dönmeden. Bir mobil CRM uygulaması tam olarak bu an için vardır: müşteri bilgisi ofiste değil, şantiye kapısında, adliye koridorunda ya da gösterilen dairenin önünde lazım olur.
Selin, İzmir'deki Karaca Yapı Kimyasalları'nın altı saha temsilcisinden biri. Firma otuz bir kişi; su yalıtımı ve derz dolgu ürünlerini 280 bayi ve şantiye müşterisine satıyor. Geçen ay altı temsilcinin 132 ziyaretini saydılar: 47'si ertesi gün ya da daha sonra kayda girmişti, 14'ü hiç girmemişti. Ziyaret notları telefonun not uygulamasında, WhatsApp yazışmalarında ve akşam doldurulan bir Excel dosyasında dağınıktı. Satış müdürü Pazartesi toplantısına üç günlük bayat veriyle giriyordu. (Demo verisi.)
Bu yazı Selin'in bir gününü izleyerek bir mobil CRM uygulamasından ne beklenmesi gerektiğini, Ohana360'ın iOS ve Android uygulamasının telefonda gerçekte ne yaptığını ve ne yapmadığını anlatıyor.
Sahada bir gün: Selin'in altı anı
Aşağıdaki çizim aynı günün altı anını yan yana koyuyor. Her kartın altındaki etiket, o anda telefonun hangi özelliğinin iş gördüğünü gösteriyor.
09:00, günlük görev özeti. Ohana360 her sabah 09:00 ile 09:15 arasında, o gün vadesi olan açık görevleri sahibine tek bir bildirimle özetler. Başlıkta görev sayısı, gövdede ilk iki görevin konusu yazar; bildirime dokununca Görevler listesi açılır. Selin günün planını arabaya binmeden görür, bir ziyareti kaydırması gerekiyorsa bunu sabah bilir.
10:15, ziyaretten on beş dakika önce. Takvimde saatli bir etkinlik varsa, başlangıçtan en geç on beş dakika önce etkinliğin sahibine bildirim gider: saat, konu ve etkinliğin Konum alanına yazılan metin. Tam gün işaretli etkinlikler için bu hatırlatma gönderilmez. Selin'in 10:30 ziyareti takvimde etkinlik olarak durduğu için telefon onu şantiye kapısına varmadan uyarır.
10:30, kapıda. Selin alt çubuktaki yüzen Ara düğmesine basar. Arama tam ekran açılır, giriş kutusu başparmağın yetiştiği altta durur ve üstte son açılan kayıtlar listelenir. Kuzey Yapı İnşaat kaydı iki dokunuşta önündedir: detaylar ve ilgili listeler tek kolonda, e-postalar, dosyalar, paylaşımlar ve alan geçmişi ayrı açılır kartlarda, en son aktiviteler ise ekranın altından yukarı çekilen bir çekmecede. Kayıtta telefon numarası olduğu için başlıkta Telefonla Ara düğmesi vardır; şantiye şefine kapıdan bir kez daha ulaşır.
11:40, fırsat aşaması. Görüşme iyi geçti, fiyat konuşuldu. Selin Fırsatlar listesini kanban görünümüne alır ve kartı parmağıyla Değerlendirme'den Teklif sütununa sürükler, ardından tutarı ve kapanış tarihini günceller. Değişiklik yaklaşık bir saniye içinde buluta yazılır.
14:20, otoparkta çekim yok. Bir alışveriş merkezinin bodrum katındaki bayi ziyaretinde telefonda internet yok. Uygulama yeniden açıldığında son başarılı senkron görüntüsünü gösterir, üstte "Çevrimdışı, salt okunur" bandı çıkar. Selin müşterinin adresini ve açık siparişini okuyabilir ama not yazamaz: bu modda değişiklik kaydedilmez. Bu sınırı aşağıda ayrıca anlatıyoruz, çünkü satın almadan önce bilinmesi gereken en önemli şey budur.
16:50, yeni aday. Firmanın sitesindeki web formu doldurulur ve telefona "Yeni müşteri adayı" bildirimi düşer. Dokununca Müşteri Adayları listesi açılır. Aday, Selin eve dönmeden aranmış olur.
Akşam altıda satış müdürü masasına oturduğunda aynı kayıtları görür: sabahki ziyaretin notu, Teklif'e geçen fırsat, öğleden sonra gelen aday. Ayrı bir "mobil veri" ya da akşam aktarılacak bir dosya yoktur.
Mobil CRM uygulamasında neye bakılır? Beş soru
Uygulama mağazasındaki ekran görüntüleri her CRM'de birbirine benzer. Farkı şu beş soru ortaya çıkarır; deneme sürecinde her birini kendi telefonunuzda sınayın.
- Aynı veri mi, ayrı bir mobil kopya mı? Telefonda yapılan değişiklik masadaki ekrana ne kadar sürede ve hangi yoldan ulaşıyor? Akşam "senkronla" düğmesine basmak gerekiyorsa sorun yalnız ertelenmiştir.
- İnternet yokken ne olur? Okuyabiliyor musunuz, yazabiliyor musunuz, yazdığınız sıraya alınıyor mu? Bu sorunun cevabını satıcıdan değil, uçak modunda deneyerek alın.
- Bildirimler ayarlanabiliyor mu? Kişi, sohbet mesajlarını kapatıp hatırlatıcıları açık tutabiliyor mu? Ayarlanamayan bildirim birkaç günde tamamen kapatılır.
- Kayıttan tek dokunuşla aranıyor mu? Numara kayıtta dururken telefonun rehberine gitmek gereksiz bir adımdır.
- Telefon kaybolursa oturum nereden kapanır? Yöneticinin tek bir cihazın oturumunu, çalışanın şifresini değiştirmeden kapatabilmesi gerekir.
Ohana360 mobil uygulaması telefonda neyi gösterir?
Ohana360'ın telefondaki hali masaüstünün küçültülmüş bir kopyası değil, dar ekran için ayrı düzenlenmiş bir kabuktur: üstte avatar, sayfa başlığı ve zil, altta sekme çubuğu. Aşağıdaki çizim Selin'in Fırsatlar listesini ve telefonda olan ile olmayan özellikleri yan yana gösteriyor.
| Ekran | Ne var |
|---|---|
| Alt sekme çubuğu | Açık uygulamanın ilk üç sekmesi, Menü ve yüzen Ara düğmesi. Hangi üç sekmenin görüneceğini Menü'deki sekme listesinde tutamaçtan sürükleyerek siz belirlersiniz. |
| Menü | Uygulama Başlatıcı, açık uygulamanın bütün sekmeleri, okunmamış rozetli Sohbet, yöneticiler için Kurulum ve Marketplace, en altta hesap işlemleri. |
| Arama | Tam ekran; giriş kutusu altta, son açılan kayıtlar üstte. |
| Listeler | Tek kolon kartlar; Filtre, Sırala, Yeni ve Daha fazla düğmeleri; kart, tablo ya da kanban görünümü; sayfanın tepesinde aşağı çekince yenileme. |
| Kayıt sayfası | Detaylar ve İlgili bölümü, E-posta, Dosyalar, Paylaşımlar ve Alan Geçmişi kartları, alttan açılan En Son Aktiviteler çekmecesi, Telefonla Ara ve E-posta düğmeleri, kaydın bağlantısını gönderen Paylaş. |
| Profil penceresi | Avatara dokununca açılır: Favoriler, Şifre Değiştir, Anlık Bildirimler, Bildirim Tercihleri, Hesap Değiştir, Yardım Merkezi ve Çıkış Yap. |
Hesap Değiştir, birden fazla org'da çalışanlar içindir: kayıtlı hesaplar arasında tek dokunuşla geçilir ve diğer hesaplardaki okunmamış bildirim sayısı satırda rozet olarak görünür. Paylaş düğmesi ise kaydın bağlantısını telefonun paylaşım menüsüne verir; bir randevuyu ya da müşteriyi WhatsApp ile ekip arkadaşına göndermek, onu doğrudan doğru kayda götürür.
Telefondaki veri web'dekiyle aynı mı?
Evet. Ayrı bir mobil veritabanı yoktur; uygulama web ile aynı org'a, aynı kullanıcıyla girer ve aynı buluttan okur. Telefonda yaptığınız değişiklik yaklaşık bir saniye içinde buluta yazılır. Masadaki meslektaşın açık ekranı kendini dakikada bir tazeler, sekmeye geri döndüğünde ise hemen yeniler. Telefonda başkalarının yaptığı değişikliği görmek için listeyi aşağı çekmek yeter.
Kişisel tercihler de ortak tutulur. Menü'de sürüklediğiniz sekme sırası masaüstündeki sırayla aynı kayıttır, favorileriniz iki tarafta aynıdır. Satış tarafında hangi alanların ve aşamaların tutulduğu yeniyse satış takip programı yazısı fırsat kaydının iskeletini anlatıyor.
İnternet yokken ne olur?
Dürüst cevap: okuyabilirsiniz, yazamazsınız. Uygulama her başarılı senkronda o cihaza bir görüntü kaydeder. Uygulama bağlantısız açılırsa bu görüntüden salt okunur modda başlar ve üstteki bant son senkron saatini yazar. Bu modda yeni kayıt açılamaz, değişiklik kaydedilmez ve sıraya da alınmaz; bağlantı gelince uygulama kendini yeniler. O cihazda daha önce hiç senkron olmadıysa gösterilecek bir görüntü de yoktur.
Bildirimler: telefona ne düşer, ne düşmez?
Bir mobil CRM uygulamasının değeri büyük ölçüde bildirimlerindedir, ama ayarlanamayan bildirim birkaç gün içinde tamamen kapatılır. Ohana360'ta bildirimler dört kategoriye ayrılır ve her kullanıcı her kategoriyi profil penceresindeki Bildirim Tercihleri'nden ayrı ayrı kapatabilir.
| Kategori | Örnekler |
|---|---|
| Hatırlatıcılar | Saatli etkinlikten 15 dakika önce uyarı; sabah 09:00'da o gün vadesi olan görevlerin özeti; ToDo360 açıksa saatli görevden önce, varsayılan olarak 30 dakika önce hatırlatma |
| Sohbet mesajları | Ekip sohbetinde size gelen özel mesajlar ve üyesi olduğunuz gruplardaki mesajlar |
| Kayıt olayları | Web formundan yeni müşteri adayı ya da destek talebi, yeni anket yanıtı, e-ticaret uygulaması açıksa yeni sipariş |
| Genel bildirimler | Bu üçüne girmeyen duyurular |
Anlık Bildirimler anahtarı ise cihaz bazındadır: iş telefonunda açık, tablette kapalı tutabilirsiniz. Bildirime dokununca ilgili ekran açılır, uygulama simgesindeki kırmızı rozet de okunmamış sohbet ve bildirimlerin toplamını gösterir. Yöneticiler kendi kurallarını da ekleyebilir: otomasyon akışlarında Push Bildirimi aksiyonu vardır, "büyük bir fırsat açıldığında satış müdürüne haber ver" gibi bir kural kodsuz kurulur. Hatırlatma zincirini baştan kurmak isterseniz otomatik müşteri hatırlatma sistemi yazısı hangi hatırlatmanın hangi kayıttan doğduğunu anlatıyor.
Satış dışında: adliye koridoru, yer gösterme, klinik
Selin'in günü bir satış günü, ama aynı soru her sahada çalışan meslekte var. Ohana360'ta sektörel uygulamalar için ayrı bir mobil uygulama yoktur: paketinizdeki her uygulama, Hukuk360, Emlak360 ya da Klinik360 dahil, aynı uygulamanın Uygulama Başlatıcı'sından açılır. Avukat yarınki duruşmaları adliye koridorunda, emlak danışmanı portföyü ve alıcıyı dairenin kapısında aynı ekrandan görür.
WhatsApp360 paketinizdeyse kayıttaki WhatsApp düğmesi telefonda WhatsApp uygulamasını doğrudan açar ve gönderilen mesaj kayda tamamlanmış görev olarak düşer. Bu akışın ayrıntısı WhatsApp müşteri takibi yazısında.
Ohana360'ta mobil uygulama nasıl kurulur?
- İndirme: App Store ya da Google Play'de Ohana360 adıyla aratın. Uygulamalar her pakete dahildir, ayrı mobil lisansı yoktur.
- Giriş: web'de kullandığınız e-posta ve şifreyle girersiniz. Org'unuzda iki aşamalı doğrulama zorunluysa e-postanıza gelen kod telefonda da istenir. Oturum cihazın güvenli deposunda saklanır, her açılışta yeniden giriş gerekmez.
- Bildirimler: avatara dokunun, Anlık Bildirimler'i açın ve telefonun izin sorusunu onaylayın. Sonra Bildirim Tercihleri'nden istemediğiniz kategoriyi kapatın.
- Düzen: Menü'de sekme listesini sürükleyerek alt çubuğa gelecek üç sekmeyi seçin; Uygulama Başlatıcı'dan girişte açılacak uygulamayı işaretleyin.
- Yönetici tarafı: Kurulum > Cihazlar ve Oturumlar org'daki mobil oturumları kullanıcı, cihaz türü (iOS, Android) ve son kullanım zamanıyla listeler. Satırdaki Sonlandır tek bir cihazı kapatır; 90 günden uzun süredir kullanılmayan oturumlar Pasif rozetiyle işaretlenir.
Dahil değil: Ohana360 mobil uygulamasının yapmadıkları
- Çevrimdışı düzenleme yok. Bağlantı yokken yeni kayıt açılamaz, değişiklik kaydedilmez ve sıraya alınmaz. Uygulama bağlantısız açılırsa yalnız o cihazdaki son senkron görüntüsü salt okunur gösterilir.
- Konum, check-in ve rota yok. Uygulama telefonun konumunu okumaz. Ziyaret yeri, etkinliğin Konum alanına yazdığınız metindir; haritada ziyaret işaretleme, konumla giriş kaydı ya da rota planlama yoktur.
- Arama kendiliğinden kayda geçmez. Telefonla Ara düğmesi telefonun arama ekranını açar; görüşmenin süresi ya da sonucu kayda yazılmaz, aktiviteyi siz girersiniz.
- Sayfa düzeni telefondan değişmez. Sayfayı Düzenle yalnız masaüstünde çalışır. Telefon, masaüstünde kurulan düzeni tek kolona dizer.
- Uygulama içinden ücretli paket alınmaz. Marketplace'te ücretli uygulamaların fiyat ve satın alma düğmeleri mobilde gizlidir, yerine paket yönetiminin web sürümünde olduğu yazar. Ücretsiz uygulamalar telefondan da etkinleştirilebilir.
Aynı fırsatın masaüstünden telefona geçişini Satış360 turunun son bölümünde görebilirsiniz:
İlk hafta: saha ekibini telefona nasıl taşırsınız?
| Gün | Yapılacak | Süre |
|---|---|---|
| 1 | Son bir ayın ziyaretlerini sayın: kaçı aynı gün, kaçı sonra, kaçı hiç kayda girmedi | 20 dakika |
| 2 | Her temsilci uygulamayı kursun, girişi yapsın, Anlık Bildirimler'i açsın | 10 dakika |
| 3 | Ziyaretleri takvime saatli etkinlik olarak, adresi Konum alanına yazarak girin | 30 dakika |
| 4 | Her temsilci alt çubuğa kendi üç sekmesini koysun; saha ekibi için Ana Sayfa, Fırsatlar ve Şirketler iyi bir başlangıçtır | 5 dakika |
| 5 | Kural koyun: ziyaret notu kapıdan çıkınca, arabaya binmeden girilir. Çekim yoksa ilk bağlantıda | 10 dakika |
| 6 | Uçak modunda bir deneme yapın; ekip salt okunur modun neye benzediğini sahada değil, ofiste görsün | 10 dakika |
| 7 | Cihazlar ve Oturumlar listesine bakın: her temsilcinin telefonu listede mi, son kullanım bugün mü? | 5 dakika |
İkinci haftanın sonunda ilk günkü sayımı tekrarlayın. Karaca Yapı'nın hedefi basitti: 47 geç kayıttan 10'un altına inmek. Ölçmeden kurulan mobil düzen, birkaç hafta sonra eski not defterine geri döner. Satış tarafının modülünü incelemek için Satış360 sayfasına, uygulamanın ekran görüntüleri için mobil uygulama sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ohana360 mobil CRM uygulaması ücretli mi, ayrı lisans gerekir mi?
Mobil uygulama internet yokken çalışır mı?
Telefonda yaptığım değişiklik masaüstünde ne zaman görünür?
Hangi bildirimler telefona gelir, kapatabilir miyim?
Telefon kaybolursa ya da çalışan ayrılırsa ne yapmalıyım?
Hukuk, emlak ya da klinik uygulamaları için ayrı bir mobil uygulama mı var?
Ziyaret notu kapıda yazılsın, akşam değil
Müşteri kaydını şantiye kapısında açın, fırsatı arabada güncelleyin, yeni adayı bildirimden görün. Masadaki ekip aynı veriyi aynı dakikada görsün.
