CRM'de ürün ve fiyat listesi oluşturmak, satılan her ürünü ad, kod ve birim fiyatla bir kez tanımlayıp fırsatlara kalem olarak eklemektir. Ohana360'ta katalog Satış360 ve Finans360'taki Ürünler sekmesinde kurulur; fırsatın Ürünler kartından eklenen her kalem liste fiyatını getirir, fırsat tutarı kalemlerden hesaplanır, teklif ve sipariş aynı kalemlerle çıkar.
Ohana360, satış, servis ve finans kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; ürün kataloğu, bu bulutta satış ile finansı bağlayan ortak listedir. Özellik listesi yerine tek bir hesabı izliyoruz. Kahve makinesi ve değirmen satan Kıyı Kahve Ekipmanları'nın satış sorumlusu Ece Kaya, 6 Ekim'de Moda Kafe'nin üç şubesi için bir fırsat açtı. İlk gün tutar alanına tahminen ₺700.000 yazmıştı; dört kalem eklendikten sonra o sayı kendiliğinden ₺732.000 oldu. Aşağıda o hesabın dökümü var.
Ürün kataloğu nerede oluşturulur?
Ohana360'ta ürün kataloğu Satış360 ve Finans360 uygulamalarındaki Ürünler sekmesinde tutulur ve iki uygulama aynı listeyi görür. Liste başlığında kayıt adı "Ürünler ve Fiyat Listesi"dir; Yeni düğmesi dört alanlı bir pencere açar:
- Ürün Adı. Zorunlu tek alan. Ece birimi ada yazdı: "Kurulum ve Eğitim (Gün)", çünkü kalemde ayrı bir birim alanı yoktur.
- Kod. Boş bırakılırsa ürün GEN koduyla kaydedilir. Kıyı Kahve kodları ailelere göre verdi: ESP- makineler, DEG- değirmenler, SRV- hizmetler.
- Birim Fiyat. Liste fiyatı, KDV hariç. Org'un para birimiyle gösterilir.
- Açıklama. İsteğe bağlı kısa not.
Ürünler sekmesi tam bir liste görünümüdür: Ürün Adı, Kod ve Birim Fiyat'a göre filtrelenir, sütunlar seçilir, görünüm kaydedilir ve hücreye çift tıklanarak fiyat yerinde değiştirilir. Liste görünümü rehberindeki her şey burada da geçerlidir. Son sütun "Kullanım"dır ve ürünün kaç fırsat kaleminde geçtiğini yazar; Ece bu sütuna göre sıralayıp en çok teklif edilen ürünü bir bakışta gördü. Bir ürüne tıklamak ürün kayıt sayfasını açar; sayfadaki Fırsat Kalemleri kartı, ürünün geçtiği her fırsatı adet, birim fiyat ve toplamla listeler.
Fırsata ürün nasıl eklenir?
Fırsata ürün, fırsat kayıt sayfasındaki Ürünler kartının Ürün Ekle düğmesiyle eklenir: katalogdan ürün seçilir, adet yazılır, birim fiyat kendiliğinden gelir ve Kaydet'e basılır. Kart boşken "Ürün eklendiğinde fırsat tutarı kalemlerden otomatik hesaplanır." yazar. Ece'nin Moda Kafe fırsatına eklediği dört kalem:
- ESP-2G Espresso Makinesi Çift Gruplu, 3 adet. Liste fiyatı ₺185.000 geldi, Ece pazarlıkta verdiği ₺172.000'yi yazdı. Kalem toplamı ₺516.000.
- DEG-01 Kahve Değirmeni, 3 adet. Liste fiyatı ₺42.000 olduğu gibi kaldı. ₺126.000.
- SRV-KUR Kurulum ve Eğitim (Gün), 2 adet. ₺9.000'den ₺18.000.
- SRV-BKM Yıllık Bakım Paketi, 3 adet. Her şube için bir paket, ₺24.000'den ₺72.000.
Pencerede ürün seçici her satırı "ad • fiyat" biçiminde gösterir, altında Adet ve Birim Fiyat yan yana durur, en altta Kalem Toplamı canlı hesaplanır. Kaydet düğmesi ürün seçilmeden, adet sıfır ya da eksiyken ve fiyat eksiyken çalışmaz; sıfır fiyat kabul edilir, bu yüzden hediye bir kalem ₺0 ile yazılabilir. Kartta her satırın yanında kalem simgesi düzenleme penceresini açar, çarpı simgesi kalemi siler. Kartın son satırı Toplam'dır.
Liste fiyatından farklı fiyat, yani indirim nasıl verilir?
İndirim, kalemin birim fiyatı elle değiştirilerek verilir; Ohana360'ta ayrı bir indirim yüzdesi alanı yoktur. Ece espresso makinesinde ₺185.000 yerine ₺172.000 yazınca pencerede turuncu bir satır çıktı: "Liste fiyatından farklı: liste ₺185.000 → girilen ₺172.000". Uyarı kaydı engellemez; yalnız fiyatın katalogdan saptığını görünür kılar.
Bunun iki sonucu vardır. Birincisi, teklif belgesinde yalnız girilen birim fiyat görünür; müşteri liste fiyatını ya da indirim oranını belgede görmez. İndirimi müşteriye göstermek isteyen ekip, bunu teklifle birlikte gönderdiği e-postada yazar. İkincisi, indirim kalemin üzerinde kalır: Kıyı Kahve 15 Ekim'de espresso makinesinin liste fiyatını ₺195.000'e çıkardığında Moda Kafe'nin üç makinesi ₺172.000'de kaldı, çünkü her kalem kendi birim fiyatını saklar. Yeni fiyat yalnız o andan sonra eklenen kalemlerde gelir.
Fırsat tutarı ürünlerden nasıl hesaplanır?
Ürün kalemi olan bir fırsatta tutar, kalemlerin adet çarpı birim fiyat toplamıdır ve KDV hariçtir; ilk kalemle birlikte elle yazılan tutarın yerini alır. Ece'nin ₺700.000 tahmini, ilk kalem kaydedildiği anda ₺516.000'e indi, dördüncü kalemle ₺732.000'e çıktı. Hesap üç yerde kilitlenir:
- Düzenleme formu. Tutar alanı gri ve kapalıdır, etiketi "ürün kalemlerinden hesaplanır" der.
- Liste ve kanban. Fırsatlar listesinde tutar hücresi çift tıkla açılmaz; kanban panosunda kartın kalem düzenleyicisinde tutar kutusu kapalıdır ve "Tutar, ürün kalemlerinden hesaplanıyor." yazar. Kapanış tarihi ise düzenlenebilir.
- Detaylar kartı. Tutarın yanında küçük harfle "(ürünlerden)" yazar; kimin elle yazdığı, kimin hesapladığı bir bakışta ayrılır.
Fırsat başka bir nedenle güncellendiğinde de, örneğin aşama Pazarlık'a çekildiğinde, tutar kalemlerden yeniden yazılır; satır içi düzenleme ya da toplu güncelleme kalemli bir fırsatın tutarını değiştirmeye çalışırsa kalemler kazanır. Bu yüzden satış hunisi raporlarındaki tutar, kalemli fırsatlarda her zaman katalogdan seçilmiş kalemlerin toplamıdır. Tek istisna son kalemin silinmesidir: kart boşaldığında tutar sıfırlanmaz, son hesaplanan değer kalır ve alan yeniden elle düzenlenebilir hale gelir.
Teklif ve sipariş kalemlerden nasıl çıkar?
Teklif, fırsat sayfasındaki Teklif Oluştur düğmesiyle; sipariş ise fırsat Kazanıldı aşamasına geçince çıkan Sipariş Oluştur düğmesiyle kalemlerden üretilir. İkisi de aynı dört satırı kullanır, ama farklı anlarda.
- Teklif. Her kalem kod, ürün adı, adet, birim fiyat ve satır toplamıyla belgeye girer. Ara toplama org genelindeki KDV oranı eklenir; Moda Kafe teklifinde ₺732.000 ara toplam, ₺146.400 KDV ve ₺878.400 genel toplam yazdı. Teklif numarası TKF-yıl-fırsat kimliğinin son altı karakteri biçimindedir, geçerlilik tarihi bugüne Teklif Geçerlilik gün sayısı eklenerek yazılır. Fırsatta hiç kalem yoksa teklif tek satır basar: fırsat adı, 1 adet ve fırsat tutarı. Belgenin düzeni ve gönderimi teklif hazırlama rehberinde.
- KDV oranı. Satış360 Ayarları > Satış ve Teklif Parametreleri'nde KDV Oranı (%) alanındadır; varsayılan 20, Teklif Geçerlilik (gün) varsayılanı 30'dur. Oran org geneli tektir ve kalem bazında değiştirilemez.
- Sipariş. Moda Kafe 14 Ekim'de evet dedi, Ece aşamayı Kazanıldı'ya çekti ve kayıt sayfasının üstünde Sipariş Oluştur belirdi. Düğme dört kalemi kod, ad, adet ve birim fiyatla Finans360'ta Taslak durumunda yeni bir siparişe kopyaladı, siparişe SIP- önekli sıradaki numarayı verdi ve sipariş sayfasını açtı. Düğmeye ikinci kez basmak yeni sipariş açmaz, mevcut siparişe götürür. Finans360'ın Siparişler sekmesinden elle açılan siparişte fırsat seçilince de aynı kalemler gelir.
Sipariş bir kopyadır, bağ değildir: Moda Kafe 16 Ekim'de dördüncü şube için bir değirmen daha isteyince Ece kalemi fırsata ekledi, fırsat tutarı ₺774.000 oldu ama sipariş ₺732.000'de kaldı. Ek kalem siparişe sipariş ekranından elle yazıldı. Siparişten faturaya ve tahsilata giden yol fatura ve tahsilat takibi rehberinde anlatılıyor; Finans360'ın kalemli teklif, sipariş ve fatura yapısı Finans360 sayfasında.
Kullanılan bir ürün silinebilir mi?
Hayır; bir ürün en az bir fırsat kaleminde geçiyorsa silinemez ve uygulama "Bu ürün fırsat kalemlerinde kullanılıyor, silinemez." der. Kıyı Kahve üretimden kalkan eski tek gruplu makineyi silmek istediğinde bu mesajı aldı, çünkü makine iki eski fırsatta kalem olarak duruyordu. Ürünü katalogdan düşürmenin yolu, adına "(satıştan kalktı)" eklemek ve liste görünümünde bu ürünleri dışarıda bırakan bir filtre kaydetmektir; üründe pasif ya da arşiv alanı yoktur.
Ters yön serbesttir: bir fırsat silindiğinde kalemleri de onunla gider, fırsat Geri Dönüşüm Kutusu'ndan geri yüklenince kalemleri de onunla geri gelir. Hiç kalemde geçmeyen ürün ise onayla silinir. Kayıt ve silme izlerinin nasıl okunduğu değişiklik geçmişi rehberinde; satış tarafının kayıt yapısı Satış360 sayfasında.
Dahil değil: ürün ve fiyat listesinin yapmadıkları
- Tek fiyat listesi vardır. Ürün başına bir birim fiyat tutulur; müşteriye, bayiye, döneme ya da para birimine göre ayrı fiyat listesi tanımlanamaz.
- Kalemde indirim alanı yoktur. İndirim birim fiyata yazılır; yüzde, tutar indirimi ya da teklif altında ayrı indirim satırı bulunmaz ve teklif liste fiyatını göstermez.
- KDV kalem bazında değildir. Teklif tek org oranını uygular; farklı oranlı ürünler aynı teklifte ayrı hesaplanmaz. Fırsat tutarı KDV hariçtir. Oran alanı sıfırı kabul etmez: %0 yazılıp kaydedildiğinde önceki oran kalır.
- Fiyat değişikliği geriye işlemez. Katalogda fiyat güncellendiğinde açık fırsatların kalemleri eski fiyatta kalır; toplu fiyat güncelleme aracı yoktur.
- Stok yoktur. Satış ve finans kataloğunda adet ya da stok alanı bulunmaz; stoklu ürün kataloğu eTicaret360'ın ayrı Ürünler objesidir, ayrıntısı stok takip rehberinde.
- Birim, açıklama ve sıra kalemde yoktur. Kalem yalnız ürün, adet ve birim fiyat taşır; "gün", "saat" gibi birim ürün adına yazılır, kalemler eklenme sırasıyla listelenir.
- Ürünün pasif durumu yoktur. Kalemde kullanılan ürün silinemez, gizlenemez; ayrım ad ve filtreyle yapılır.
- Son kalem silinince tutar sıfırlanmaz. Son hesaplanan değer kalır; doğru sayı elle yazılmalıdır.
- Sipariş bir kez kopyalanır. Sipariş Oluştur yalnız Kazanıldı aşamasında çıkar, fırsat başına bir sipariş açar ve sonradan eklenen kalemleri taşımaz.
- Ürün paketi yoktur. "Başlangıç seti" gibi birden çok ürünü tek kalemde toplayan paket ya da bağımlı ürün kuralı tanımlanamaz.
İlk katalog kurulurken neler kontrol edilir?
On dakikalık bir kontrol listesi, ilk teklifte yanlış toplamı ve silinemeyen ürünleri önler. Kıyı Kahve'nin listesi:
- Kodlar anlamlı mı? Boş kod GEN olur; teklifte GEN yazan satırlar müşteriye özensiz görünür.
- Birim adda mı? "Kurulum ve Eğitim (Gün)" gibi yazılmayan hizmette adet sütunu yanlış okunur.
- Fiyatlar KDV hariç mi? Teklif KDV'yi üstüne ekler; KDV dahil girilen fiyat iki kez vergilenir.
- KDV oranı ve geçerlilik doğru mu? Satış360 Ayarları > Satış ve Teklif Parametreleri bir kez kontrol edilir.
- Eski ürünler için filtre var mı? Silinemeyen ürünler ad ekiyle ve kayıtlı görünümle ayrılır.
- Sipariş anı belli mi? Sipariş Kazanıldı anındaki kopyadır; kalem eklemeleri o andan önce bitirilir.
