Çalışan masraf takibi: bir ekibin bir aylık defteri, kayıttan rapora

Çalışan masraf takibi, bir çalışanın şirket adına yaptığı harcamanın tek bir kayıtta tutulup yöneticinin onayından geçirilmesi ve ay sonunda kategori ve kişi bazında toplanmasıdır. Ohana360'ta bu iş İK360 uygulamasının Masraflar sekmesinde yapılır: her masraf çalışan, kategori, tarih, tutar ve açıklama ile Beklemede açılır, yönetici listeden Onayla ya da Reddet der, rapor kategori başına toplamı çizer.

Ohana360, satış, servis ve insan kaynakları kayıtlarını tek veritabanında tutan bir iş bulutudur; masraf kaydı bu bulutun İK360 uygulamasında yaşar ve çalışan kaydına bağlanır. Özelliği listelemek yerine bir ayı baştan sona izliyoruz. Mekanik tesisat işi yapan Delta Tesisat'ın üç çalışanı Ekim ayında altı masraf girdi: saha mühendisi Pelin Soylu, satış sorumlusu Emre Kaya ve ofis sorumlusu Gül Aydın. Yönetici Serkan Ateş hepsine tek tek baktı. Defter aşağıda; sonra her satırın arkasındaki kuralı açıyoruz.

Masraf nereye ve nasıl girilir?

Masraf, İK360 uygulamasının Masraflar sekmesindeki Yeni düğmesiyle ya da İK360 ana sayfasındaki + Yeni menüsünden açılan Yeni Masraf penceresine girilir; pencere beş alan ister ve kayıt her zaman Beklemede durumuyla açılır. Pelin Soylu 2 Ekim'de Gebze şantiyesine giderken aldığı yakıtı akşam ofise dönmeden telefonundan girdi.

• Çalışan. Liste, durumu Ayrıldı olmayan çalışanları gösterir. Kullanıcı hesabının adı bir çalışan kaydıyla aynıysa alan o çalışana kilitlenir; yönetici olmayan kullanıcı başkası adına masraf giremez. Yönetici herkes adına girebilir.
• Kategori. Altı sabit değer: Yol, Yemek, Konaklama, Ofis, Eğitim, Diğer. Pelin Yol'u seçti.
• Tarih. Varsayılan bugündür, geriye ya da ileriye alınabilir; tarih sınırı yoktur.
• Tutar. Zorunlu tek alan budur ve sıfırdan büyük olmalıdır; tutar boşsa pencere "Tutar gerekli." der ve kaydetmez. Para birimi org'un para birimidir, masraf başına seçilmez.
• Açıklama. Serbest metin, isteğe bağlı: "Gebze şantiyesi, yakıt".

Kaydet'e basıldığında iki şey olur. Kayıt Masraflar listesinin başına Beklemede rozetiyle düşer ve org'daki herkesin zilinde "Yeni masraf talebi" bildirimi belirir; bildirim çalışanın adını, tutarı ve kategoriyi taşır. Bildirim yalnız yöneticiye değil, uygulamayı açan herkese gider. Formda fiş yükleme alanı yoktur; Pelin fişi bir sonraki adımda ekledi.

Fiş ya da fatura masrafa nasıl eklenir?

Fiş, masraf kaydı oluşturulduktan sonra kaydın kendi sayfasındaki Dosyalar kartına yüklenir; form üzerinde dosya alanı bulunmaz. Pelin listede kendi satırına tıkladı, açılan masraf sayfasının sağ kolonunda Dosyalar kartını buldu ve pompa fişinin fotoğrafını yükledi. Dosya o masrafa bağlı kalır, kaydı açan herkes görür.

Masraf sayfası diğer kayıt sayfalarıyla aynı düzeni kullanır: solda Çalışan, Kategori, Açıklama, Tutar, Tarih ve Durum alanları; sağda Aktivite zaman çizelgesi, Dosyalar, Paylaşımlar ve Alan Geçmişi eklentisi açıksa Alan Geçmişi kartı. Dosya kartının kapasite, önizleme ve silme kuralları dosya ve belge yönetimi rehberinde anlatılıyor. Emre Kaya 9 Ekim'deki otel faturasını PDF olarak aynı yoldan ekledi; Gül Aydın toner için e-fatura PDF'ini yükledi.

Masrafı kim, nerede onaylar?

Masrafı yalnız yönetici profilindeki kullanıcı onaylar ve bunu Masraflar listesinde, Beklemede durumundaki satırın sonunda beliren Onayla ya da Reddet düğmesiyle yapar. Serkan Ateş her cuma listeyi Durum eşittir Beklemede filtresiyle açıp o haftanın masraflarını toplu halde gözden geçirdi.

Düğmeler başka profilde görünmez; satış sorumlusu ya da ekip lideri kendi ekibinin masrafını onaylayamaz. Karar satır üstünde verilir, pencere açılmaz: Onayla tıklanınca rozet yeşil Onaylandı olur ve ekranda tutarıyla birlikte "masraf onaylandı" mesajı çıkar; Reddet tıklanınca rozet kırmızı Reddedildi olur. Karar verildikten sonra düğmeler kaybolur, aynı listeden geri alma yolu yoktur. Bir karar yanlışsa yönetici kaydı Düzenle ile açıp durumu elle değiştirir.

Pelin'in 11 Ekim'deki yangın güvenliği sertifikası reddedildi; eğitim ücretini şirket kurumla doğrudan anlaşıp ödemişti, çalışan ayrıca cebinden ödememişti. Ret kararının gerekçesi için formda alan yoktur. Serkan gerekçeyi masraf sayfasının Paylaşımlar kartına yazdı ve Pelin'i etiketledi; etiket, Pelin'in zilinde çalan tek bildirim oldu, çünkü onay ve ret kararı kendi başına çalışana bildirim göndermez. Etiket ve yanıt mekaniği ekip içi iletişim rehberinde anlatılıyor.

Masraf listesi nasıl süzülür ve dışa aktarılır?

Masraflar listesi Tarih, Çalışan, Kategori, Açıklama, Tutar ve Durum sütunlarını gösterir; üstteki filtre çubuğu Durum, Kategori, Tutar ve Tarih ile süzer ve süzülmüş liste tek tıkla CSV olarak iner. Ay sonunda Gül Aydın muhasebeye gidecek dosyayı üç dakikada çıkardı:

1. Durum eşittir Onaylandı. Reddedilen sertifika ve bekleyen hediye listeden düştü, dört satır kaldı.
2. Tarih Ekim ayı. Tarih filtresinde aralık tek satırda seçilmez; iki satır yazılır: Tarih bu tarihten sonra 30 Eylül ve Tarih bu tarihten önce 1 Kasım. Eylül sonunda girilip ekimde onaylanan bir masraf tarihine göre eylülde kalır, çünkü filtre onay tarihine değil masraf tarihine bakar.
3. CSV indir. Liste sütunlarıyla iner: tarih, çalışan adı, kategori, açıklama, tutar, durum. Toplam satırı dosyada yoktur, hesap tablosunda alınır.

Sütunlar kişiselleştirilebilir ve sıralanabilir; Tutar sütunu sayısal sıralanır, en büyük masraf en üste gelir. Serkan listeyi Tutar azalan sırada açıp 6.200 liralık oteli ilk sırada gördü. Liste görünümü, kalıcı filtre ve sütun seçimi liste görünümü rehberinde anlatılıyor. Masraf listesinde Sil düğmesi yoktur; yanlış girilen kayıt ya düzenlenir ya da kayıt sayfasındaki Sil düğmesiyle silinip Geri Dönüşüm Kutusu'na gider.

Masraflar çalışan ve kategori bazında nasıl raporlanır?

Masraflar iki yerden raporlanır: çalışan kaydındaki Masraflar ilişkili listesi o kişinin bütün masraflarını tutar toplamıyla gösterir, Rapor Oluşturucu'daki Masraflar (İK) kaynağı ise kategori, durum, tutar, tarih ve açıklama alanlarıyla gruplanmış rapor üretir. Delta Tesisat'ın Ekim tablosu iki soruya cevap verdi.

İlişkili listedeki toplam duruma bakmaz; Emre'nin 10.850 lirasının 2.750'si henüz Beklemede. Onaylanan toplam için Rapor Oluşturucu'da Durum filtresi eklenir. Hazır rapor Kategoriye Göre Masraflar da bütün durumları toplar; o yüzden reddedilen 4.500 liralık sertifika Eğitim çubuğunda görünür. Raporu kopyalayıp Durum eşittir Onaylandı filtresi eklemek bir dakika sürer ve sonuç dashboard karosu olarak İK ana sayfasına konur. İK360 ana sayfasındaki Masraflar kartı ise sayıyı ve Beklemede, Onaylandı, Reddedildi dağılımını kendiliğinden gösterir; Serkan'ın cuma listesine girmeden "kaç masraf bekliyor" sorusu oradan okunur.

Rapor Oluşturucu'nun gruplama, filtre ve grafik seçenekleri rapor rehberinde anlatılıyor; masraf raporunda aynı pencere kullanılır.

Çalışanlar birbirinin masrafını görür mü?

Evet, varsayılan ayarda görür. Masraf kaydında Sahip alanı yoktur ve Ohana360 sahipsiz kaydı herkesin kendi kaydı sayar; bu yüzden İK360 lisansı olan her kullanıcı Masraflar listesinde bütün ekibin masraflarını tutarlarıyla birlikte görür, paylaşım ayarı Özel yapılsa bile değişmez. Delta Tesisat'ta üç kişi birbirinin otel ve yemek masrafını görebiliyordu ve bunu sorun etmedi; sorun eden bir şirket için tek araç profildir.

• Profilde obje izni. Kurulum > Profiller'de Masraf objesinin okuma izni Yok yapılan profil Masraflar sekmesini hiç görmez; o profildeki çalışan masrafını ancak yöneticiye bildirip girdirir.
• Düzenleme de geniştir. Varsayılan paylaşım herkese okuma ve yazma verdiği için bir çalışan bir başkasının masrafını da açıp düzenleyebilir; onaylı masrafın tutarı değişse de durum Onaylandı kalır. Değişikliğin izi için Alan Geçmişi eklentisi açılır; nasıl çalıştığı değişiklik geçmişi rehberinde.
• Maaş ayrı korunur. Çalışan kaydındaki Maaş sütunu yalnız yöneticiye görünür; masraf listesi bu kuralı taşımaz.

Profil ve paylaşım ayarlarının tamamı kullanıcı yetkileri rehberinde anlatılıyor.

Dahil değil: masraf modülünün yapmadıkları

• Çok adımlı onay yoktur. Onay Süreçleri özelliği Fırsat, Müşteri Adayı, Talep ve Şirket objelerinde çalışır; masraf tek yönetici tıkıyla karara bağlanır. Ekip lideri sonra finans gibi kademeli onay, tutar limiti ya da tutara göre farklı onaycı yoktur. Onay Süreçleri'nin ne yaptığı onay süreci rehberinde.
• Karar çalışana bildirim göndermez. Yeni masraf girildiğinde herkese zil bildirimi düşer; onay ve ret kararında çalışana hiçbir şey gitmez. Haber vermek için Paylaşımlar kartında etiket kullanılır.
• Akış kurulamaz. Kurulum > Akışlar'daki obje listesinde Masraf yoktur; "onaylanınca çalışana push gönder" ya da "üç gün bekleyen masrafı hatırlat" akışı yazılamaz.
• Doğrulama kuralı masraf formunda çalışmaz. Obje Yöneticisi'nde Masraf için kural tanımlanabilir ama Yeni Masraf penceresi kuralı değerlendirmez; tek denetim tutarın sıfırdan büyük olmasıdır.
• Ret gerekçesi alanı yoktur. Gerekçe Paylaşımlar kartına ya da Açıklama alanına yazılır.
• Formda fiş alanı yoktur. Fiş, kayıt oluştuktan sonra Dosyalar kartından eklenir; fişsiz masrafı kaydetmeyi engelleyen bir kural kurulamaz.
• Geri ödeme kaydı tutulmaz. Onaylanan masraf Finans360'ta ödeme, fatura ya da cari hareket üretmez; "ödendi" bilgisi için masraf objesine özel bir Ödeme Tarihi alanı eklenir.
• Bütçe ve limit yoktur. Çalışan başına aylık tavan, kategori bütçesi ya da kilometre hesabı bulunmaz.
• Kategori listesi sabittir. Yol, Yemek, Konaklama, Ofis, Eğitim ve Diğer değiştirilemez; proje ya da müşteri bilgisi özel alanla eklenir.
• Para birimi masraf başına seçilmez. Tutar org'un para biriminde tutulur; form etiketi her org'da ₺ yazar.
• Masraflar herkese açıktır. Sahip alanı olmadığı için paylaşım ayarı masrafı gizleyemez; tek araç profil izni.

Ay sonunda neler kontrol edilir?

Masraf defterini kapatmadan önce beş dakikalık bir kontrol, muhasebeye eksik ya da fazla gönderilen tutarı önler. Delta Tesisat'ın listesi:

1. Beklemede kalan var mı? Durum eşittir Beklemede filtresi boş dönmeli; Emre'nin hediye masrafı cuma kararını bekliyor.
2. Onaylı masrafların fişi var mı? Her onaylı kaydın Dosyalar kartında en az bir dosya olmalı; liste bunu göstermez, kayıt tek tek açılır.
3. Tarih ay içinde mi? Eylül sonu masrafı yanlışlıkla ekim tarihiyle girildiyse CSV'den önce düzeltilir.
4. Ödeme tarihi işlendi mi? Masraf objesine eklenen Ödeme Tarihi özel alanı geri ödemesi yapılan kayıtlarda doldurulur.
5. CSV muhasebeye gitti mi? Durum eşittir Onaylandı ve Tarih Ekim filtresiyle inen dosya, ay kapanışının eki olur.

Masraf kaydı İK360 içinde çalışan kaydına bağlıdır; aynı uygulamadaki izin talebi akışı personel izin takip rehberinde, telefondan masraf girme ve fiş çekme mobil uygulama rehberinde anlatılıyor.